【導入事例】15年にわたるアナログ業務から脱却してシステムを導入。効率化はもちろん、長く働きたいと思える職場作りへ

課題

・16名のスタッフの給与計算を徹夜しながらやっていた
・細かな法改正などに対応することに苦労していた
・手作業での勤怠集計で、計算結果にミスが発生することがあった

解決策

・freee勤怠Plusを導入し、システムで給与計算をできるようにした
・システムの設定をTECO Designに依頼
・定期的な打ち合わせの中でTECO Designとともに給与計算を行う

効果

・給与計算にかかる時間が短縮
・スタッフの基本情報を一元化、管理がラクに
・定額減税などのイレギュラー施策にもスムーズに対応

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群馬県太田市にて20年以上眼科を運営しているはりがや眼科。

同院は、開業から15年ほどアナログで給与計算を行っていましたが、社会の変化に対応していく必要性を感じ、freee勤怠Plusを導入。その際、TECO Designが導入支援（＝システムの設定代行）を行いました。

今回は、院長の針谷 紀先生（以下：針谷(紀)先生）、副院長の針谷 朱美先生（以下：針谷(朱)先生）に、システム導入の背景や設定代行のこと、その後の効果についてお話を伺いました。

15年にわたるアナログの業務。社会の変化に対応するためにシステムを導入。

ーシステム導入前にあった課題を教えてください。

針谷(朱)先生：開業して最初の10年は、タイムカード集計した勤怠情報をもとに手計算で給与を確定させ、その後5年ほど特別にカスタマイズされたExcelで計算をしていました。

ただ、それでも微妙なズレは起こってしまうんです。計算に必要な情報が不足していたことで正しい数字でないまま確定させてしまい、スタッフから申し訳なさそうに金額の間違いを指摘されてしまうこともありました。

針谷(紀)先生：そんな課題を感じている中、社会保険や法改正など考慮しなくてはいけないことも増え、もともと本業が医者の素人がExcelで給与計算することに限界を感じてシステムを探し始めました。今思えば、定額減税はExcelでは対応しきれなかったと思います。

当院はスタッフによって勤務形態や稼働時間がさまざまなので、その複雑さに対応できるシステムとして、freeeからfreee勤怠Plusをご提案いただきました。

その後、TECO Designをご紹介いただき、システムの設定をお願いすることになりました。

ー設定代行時にはどんなことを整理しましたか？

針谷(紀)先生：設定作業は完全にお任せしていたので、設定に必要な情報のまとめを宿題として杉野さんから提示され、フォーマットに沿って情報を集めました。

まずは、各スタッフが何年在籍しているかといった基本情報から。これまで履歴書などの書類を院内のどこかに保管していたので、洗いざらいひっくり返してなんとか集めました。

また、スタッフごとに異なる勤務形態を整理し、今現在トータルで何があるのかも見える形で洗い出しました。

ー現在は、どのようにシステムを運用されていますか？

針谷(紀)先生：現在はfreee勤怠Plusとタイムカードどちらにも打刻してもらい、その情報をもとに勤怠集計から給与計算までを行っています。明細は紙かfreee勤怠Plus、スタッフが希望する形で配布しています。

手間はかかりますが、従来のタイムカードでの打刻が染み付いているため、いまだにfreee勤怠Plusでの打刻を失念してしまうといったこともあります。その保険と、最後の勤怠集計のダブルチェックの材料として、タイムカードでも打刻してもらうようにしています。

システムとアナログ双方のいいとこどりをしつつ確実に、スタッフの希望に合わせて対応できるようにしています。

２日間徹夜してやっていた業務が5時間で完結するように

ー現在は月に一度のお打ち合わせの中で、いただいた情報を整理しながらその場で給与計算業務を行っています。

針谷(紀)先生：本当は私たちが独り立ちして給与計算をできるようになるといいのですが、昨今の法改正やシステムのアップデートを追いかけるのはとても大変です。そこで杉野さんにご相談し、打ち合わせの中で給与計算業務のサポートをお願いしています。

当初は月に2回打ち合わせを行っていたのですが、回数を重ねるごとに慣れてきて、今は月に1回で完結するようになりました。フローもどんどん洗練されています。

ー実際にシステムを導入してどんな効果を感じていますか？

針谷(朱)先生：分かりやすい効果で言うと、以前は給与計算のために２日間徹夜していて、翌日の診療にも影響がでそうなほどでした。しかし、今は打刻漏れや休憩、有休取得状況などを打ち合わせで報告できるよう３時間ほどかけて準備し、打ち合わせの中で給与計算をやっていただいています。

先日の打ち合わせでは１時間ほどで完了したので、勤怠集計〜給与計算にかかっている時間は５時間ほどでしょうか。徹夜していた頃と比べて圧倒的に楽になりました。
また、スタッフの基本情報がクラウド一つにまとまったため、有休残日数などを聞かれてもすぐに答えられるようになりました。そういった意味では、スタッフとの信頼関係の構築にも大きく関わっていると思います。

ー今後の展望を教えてください。

針谷(朱)先生：私が個人的に考えていることで言うと、一人ひとりの残業時間の推移を一目で分かる形で把握し、前月や前年の同月と比較できるようにしたいです。曜日や時期によって業務量も変わってくるので、そこがしっかり可視化できるデータとして見ることができれば、人員配置を見直すこともできます。

少子化が進む中で、以前にも増して働いてくれているスタッフの定着率の重要度が増しています。
効率化というよりは、より働きやすい職場環境作りの一環として、システムを活用していきたいと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。

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