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【ご支援事例】株式会社新潮社様 勤怠管理システム「ハーモス勤怠」

株式会社新潮社は、1896年創業の老舗出版社です。

同社には文芸のイメージが強いかと思いますが、コミックやティーン向けファッション誌、WEBメディア(コミック、ニュースサイト、WEBマガジン)なども展開されています。

 

例えば、WEBマンガサイト「くらげバンチ」の掲載作品が連続でアニメ化・映像化されたり、専任取材班が政治・事件・エンタメを深堀するニュースサイト「デイリー新潮」の記事がニュース配信サイトやSNSで話題になったりと、紙以外のメディアもご好調。

 

このように、多様なメディア・サービスを展開している同社では、従業員の働き方や職種もさまざまです。

 

同社の人事部・情報システム部では、従業員の健康促進・管理やコンプライアンス強化のため、勤怠管理の考え方から新しくするプロジェクトに取り組まれています。

今回、TECO Designは「勤怠管理システム HRMOS」の導入で、プロジェクトをご支援いたしました。

 

ご支援に至るまでの背景や、導入時の工夫などについて、プロジェクトメンバーの皆さま にお話をお伺いしました。

 

・従業員数 約500名

・拠点数 一か所(東京)

・出版事業

・システム:ハーモス勤怠 by IEYASU

・ご支援内容:ハーモスプレミアムサポート+クラウドサポート

・設定した勤務形態 40パターン

・ご支援期間 6か月

 

 

多様な職種・働き方の従業員の勤怠管理を刷新!

 

当社には、出勤・退勤時間が決まっている定時勤務の従業員と、記者や編集者など裁量労働制の従業員がいます。

 

従来は、タイムカードを使って勤怠管理をしていたのですが、裁量労働制の従業員のなかには、そもそも打刻することに馴染みが薄いものもいました。また、タイムカードを使っていた頃は、日々人事部の担当者が打刻漏れがないかをチェックするというきめ細かい運用をしていましたので、自分で管理をする意識が持ちづらいものもいたかもしれません。

 

このプロジェクトでは、従業員に勤怠管理システムの使い方を教えるのみでなく、これまでとは違う考え方を理解してもらうことも重要だと考えています。

 

プロジェクトチームは、人事部・情報システム部などが属する管理本部の業務として取り組んでいて、労務実務とシステム運用、そしてバックオフィスの方向性の3つの観点を持って進めています。

 

煩雑な社内ルール、複雑な設定で担当者の工数増加

 

もともと、ある勤怠管理システムを導入していたのですが、当社は働き方のパターンやルールが多く、そのシステムで設定できるのかどうか・正しく動くのかを検証するにあたってかなりの時間が掛かってしまいました。

 

システムベンダーでのサポートもありましたが、自社の状況を整理したり、実際に手を動かすのは私たちプロジェクトメンバー主導です。それぞれ通常業務がありますので、そう時間が割けるわけではなく、設定の難しさもあり、導入にあたって想定以上に工数が発生したのです。

 

そうしている間にも、もちろんシステムの利用料金は発生しますよね。

このままではあまりにコストが大きくなってしまい、運用のイメージも持てなかったため、システムを切り替えることにしました。

 

システムの慣れ、状況の整理、設定作業・・・ 工数・費用の両面で設定代行を依頼

 

切り替え先を検討した結果、HRMOS勤怠(https://hrmos.co/kintai/)に決定しました。

 

以前使っていたシステムより、シンプルで使いやすいデザイン・設計ではあるものの、現状の整理から始める必要があったので、設定にはやはりかなりの工数が発生してしまうだろうと悩んでいました。

 

そこでベンダーの担当者から、TECO Desingの紹介を受けて、勤務パターンの洗い出し・システム設定への落とし込みをお願いできると聞き、導入支援を依頼しました。

TECO Designは数百社以上の導入支援実績があり、HRMOS勤怠の事例も豊富だったことが決め手です。

 

また、HRMOS勤怠は初めて使うシステムなので、システムを理解して慣れる時間が必要です。総合して、自社で設定をするよりも依頼したほうが工数・費用の両面でコストに見合うと考えました。

 

システム運用・労務両面の知見&スムーズなコミュニケーション

 

導入設定は、ほとんどTECO Designにお任せできました。

 

社内の状況整理、勤務パターンの洗い出しや、資料のまとめは私たちの担当でした。やはり新しいことを始めるにあたって、一定の工数はかかりますし、大変ではありました。

この点は、設定代行を依頼するにしても、覚悟が必要かと思います。

 

ただ、分からないことがあったり、つまづいたりすると、すぐにチャットでTECO Designn担当者からアドバイスをもらえたので、滞ることなく進めることができました。

 

また、こちらの意図を汲み取って先回りしての提案もあり、チャットなどのラフな会話から社内用語を読み取って下さったりと、逐一説明せずとも円滑なコミュニケーションをしていただいたと思います。

 

設定において、こうしたら法律をカバーできる、これは変えたほうが良いなど、システム運用のみでなく労務知識のインプットもあったことも、実務者としてとても助かりました。

 

TECO Designのサポートがなければ、運用開始できていなかったかもしれません。

 

今後の展望

 

従業員説明会では、TECO Design担当者によるシステムの基本的な使い方のレクチャー動画を共有し、私たちプロジェクトメンバーからはそれに加えて、意義や理由も伝えました。

 

従来の勤怠管理からは大きく変わりますので、従業員に伝えられるだろうかという不安もありましたが、特に大きなトラブルなく、全社で運用を開始することができました。

 

今は、社内からのシステム問い合わせに対応しながら、プロジェクトの次のアクションを検討しているところです。

中長期では、人事労務の各業務をシステム化して連携させ、より効率的に業務を回せるようにしたいと考えています。

 

今回の経験を通じて、システム設定は自力のみでなく、伴走してくれるパートナーが必要だと実感しました。システム導入時点はもちろん、運用開始後についても定期的にモニタリングし、より良い運用のために一緒に考えていけたらと思っています。

 

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