アナログ業務から脱却、勤怠管理システムを導入。柔軟な管理と業務の透明性向上を実現。　

沖縄環境調査株式会社さまは、環境アセスメント・環境化学分析・環境保全・環境計画・環境教育・大気調査・騒音調査・振動調査・水質調査・底質調査・土壌汚染調査・動植物調査・海洋調査などを事業としている会社です。

この度TECO Designは、勤怠管理システムであるHRMOS勤怠の導入から設定の代行、運用までの一連のプロジェクトをご支援いたしました。

勤怠管理を担当者さま1名で対応されており、紙管理ゆえの未入力の確認、Excelでの入力間違いなど、ミスを防ぎつつもどう効率化していくかが課題でした。

ご支援に至るまでの背景や導入時の工夫などについて、プロジェクトメンバーの皆さまにお話をお伺いしました。

会社概要

・従業員数：27名

・拠点数：一か所（沖縄）

・事業内容：自然環境調査事業

・導入システム：HRMOS勤怠

・ご支援内容：ハーモスプレミアムサポート+クラウド相談室

・ご支援期間：6か月

業務管理の効率化

導入前は、紙やExcelで勤怠情報の集計を行っていたため、タイムリーに集計ができず、業務管理にも課題がありました。Excelでの打ち間違いやタイムカードの打ち忘れが発生し、チェックと修正に丸2日費やすことも。

HRMOS勤怠導入後は業務のチェックが簡略化され、他の通常業務に充てる時間を増やすことができるようになりました。

プレミアム初期設定代行サポートでスムーズな導入

20社以上の勤怠管理システムの中から、サポートが手厚いHRMOS勤怠を選択。決め手はサポートの手厚さでした。また、工数管理ができる点も導入のポイントとなりました。

しかし、担当者が一人しかおらず通常業務に追われていたため、社内だけで設定と浸透を進めていくことに不安を感じていました。

外部のサポートが必要と判断し、プレミアム初期設定代行サポートを選択。さらにTECO Designによる設定代行で、導入はスムーズに進行しました。

たった2ヶ月で社内浸透が完了

下記のポイントにより、たった2ヶ月で社内浸透が完了しました。

・メールでのシステム導入通達

・TECO Designによる従業員説明会の開催

・TECO Designのマニュアルを基に、自社版のマニュアルの作成（導入から6営業日に配布）

・導入2週間後に開催した社内会議でのマニュアルの説明及び質疑応答（その後の質問は随時受付）

柔軟な管理と業務全体の透明性向上

HRMOS勤怠導入後は、出張先からもスマホから勤怠の入力が可能になり、業務をより柔軟に管理できるようになりました。さらに、時間外勤務や休暇なども監督者が管理画面から簡単に確認できるため、業務全体の透明性が向上しました。

担当者さまイチオシの機能

さまざまある機能の中でも、特に効率化を感じたイチオシの機能を伺いました。

【給与明細】

HROMS勤怠導入前は職員にはメール、契約職員には紙面で配布していましたが、全員webで配布できるようになり紙の削減になりました。

【お知らせ機能】

メールアドレスをお持ちでない契約職員の方にも周知できるようになりました。以前は個別に口頭で周知していたお知らせが、全員同じタイミングでできるようになりました。

TECO Designは、今後も労務領域の効率化をご支援してまいります。