【導入事例】地方スーパーが挑むDX化！勤怠・給与・人事労務システムを一括クラウド化で業務効率アップ

課題

・外出先で打刻ができないため、実際の勤務時間の記録が正確でない可能性
・勤怠管理システムから給与計算システムへのCSV連携がうまくいかず、手入力
・紙での人事カード管理が大変だった

解決策

・TECO Designがすべて設定してくれる
・杉野さん（TECO Design代表）

効果

・外出先でもスマホを使ってGPS打刻ができるため、勤務時間を正確に記録
・API連携により勤怠データをスムーズに給与計算システムへ反映
・人事情報・マイナンバー情報をクラウド管理することで、管理コスト削減

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今回は、勤怠・給与・人事労務システムを一括クラウド化で業務効率化を実現された株式会社スーパーストア 庶務チーフリーダー 尾野さんにお話を伺いました。

「アナログ業務からの脱却」クラウド導入で変わる人事労務管理

一まずは、御社のクラウド導入の背景事情について教えてください

尾野さん：以前はパートさんが対応しており、いろいろアナログでした。勤怠管理システムから給与計算システムへのCSV連携がうまくいかず、結局手入力。人事労務関係は、人事カードという紙のカードに写真を貼って、全部手書きでした。

当時の勤怠は自社にサーバーを置いて、バーコードをスキャンして出退勤はしていましたが、拠点が多いのでVPNネットワークを組んだりもしていました。

仕入れ担当が市場に直行・直帰する際は外で打刻ができなく、自己申告制となってしまう部分も見直したいポイントでした。

費用のわりにあまりにも大変なので、野宮社長がクラウド化を検討し始めました。

一TECO Designを知ったきっかけは何ですか？

尾野さん：野宮社長がクラウドについて検索しているとTECO DesignのYouTubeを見つけました。「この会社面白い」と思い、すぐに青森から神楽坂ショールームへ向かいました。

（ご覧いただいたYouTube）

一導入支援を依頼する決め手となったことは何ですか？

尾野さん：杉野さん（TECO Design代表）に、弊社の課題や実現したいことを伝えたところ、ぴったりなプランをご提案いただいたことが決め手です。

勤怠はKING OF TIME、給与はマネーフォワード クラウド給与、人事労務はSmartHRにしました。会計ソフトの入れ替えもあり、freeeかマネーフォワードで迷っていましたが、会計と給与の連携を考え、マネーフォワードにしました。

青森に帰ってくるころには、もうTECO Designにお願いすると決まっていました（笑）

一導入した効果についてはいかがでしょうか？

尾野さん：勤怠の集計・チェック、勤怠データの取込・チェック、FBデータ作成までに以前は1週間かかっていました。導入後の現在では、2~3日程度（気合を入れれば1日！）で完了できるようになりました。（320名分を尾野さんおひとりでご対応されています！！）

入社関連・マイナンバー管理もSmartHRで行い、かなり楽になりました。
特にマイナンバー管理は、紙ベースだと鍵付きの保管庫での管理が必要なので、その面でもクラウド化してよかったです。

クラウド移行に必要な知識とサポートの重要性

一クラウドへ切り替え後に起きた印象的なことは何かありますか？

尾野さん：ひとりだけどうしてもKING OF TIMEからマネーフォワード クラウド給与に連携できない従業員がいて困ったことがありました。何が原因なのか、あれこれ試してみましたが結局分からず…。

でも、TECO Designさんのサポートに相談したらその場ですぐ解決してくれました。もっと早く相談していればよかったです。

一自社でシステム導入を検討している方に向けて、アドバイスがあればお願いします。

尾野さん：クラウドやデータの知識がない場合は、TECO Designの導入支援をおすすめします。自社で社内に詳しい人が1人か2人いたとしても、その1人か2人に大きな負担がかかってきてしまいます。

例えばデータ移行をするにしても、CSVを作って並び替えしてインポート、という手間がかかります。数人ならまだしも、これを従業員全員分やるとなるとミスが発生しやすくなったりします。Excelを使える人に頼んだとしても、労務の知識がないので結局労務担当の見直しが必要にもなります。

自社でクラウドを設定・移行するとなると、結局は限られた1人2人に全ての作業が割り当てられてしまうんですよね。そうなると、その人だけが大変な思いをしてしまいます。

もうずっと紙で管理してきたわけですから、データなんてないんです。名前・ふりがな・住所・生年月日・電話番号・銀行口座・家族情報などなど、これらを全従業員分Excelに入力するなんて、無理です。

きっと今回TECO Designさんに依頼をしていなかったら、私は倒れていたと思います。

※掲載内容は取材当時のものです。

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