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本記事では、2024年11月6日に開催いたしました「【勤怠システムでつまずきやすいポイント5選】～導入・運用の落とし穴を事前に回避！～」セミナーの内容をまとめています。
まず、結論からお伝えすると、下記5つがポイントです！
本記事では、初めて勤怠システムを導入する方や勤怠システムの入れ替えを検討されている方に向けて、勤怠システムを導入するときのポイントをお伝えしています。
なお、TECO Designは累計900社以上へのシステム導入実績があります。お困りの際はお気軽にお問い合わせください。
ローカルルールを無理やりシステムに乗せたため、システムを入れたのに機能がうまく活用できていない
従業員にシステムの説明をしても、なかなか使いこなしてくれない
初期設定でやりたいことを詰め込んだが、運用を開始した時にスムーズにいかなかった
社員の出退勤や労働時間、休暇申請などの勤怠管理をクラウド上で行うシステムです。
これにより、会社全体での勤務情報をリアルタイムで確認・管理でき、勤怠データの集計や処理も効率的に行えます。
クラウド勤怠システムの主な特徴として、以下のようなものがあります。
社員がスマートフォンやパソコンから出退勤の記録を行うことで、管理者はどこからでもリアルタイムで勤務状況を確認できます。
自動集計・分析
出退勤データを自動で集計し、残業時間や有給消化率などのレポートが簡単に作成でき、業務効率が向上します。
柔軟な管理
勤務パターンや労働時間制に合わせた設定が可能で、多様な働き方に対応できます。また、法改正に対応したアップデートがある場合も多く、法令遵守の管理がしやすいです。
ペーパーレス化
紙のタイムカードや申請書類が不要となり、記録や申請業務がすべてデジタルで完結するため、ペーパーレス化が実現します。
セキュリティとバックアップ
クラウド上での管理により、データは自動的にバックアップされ、セキュリティ対策も施されています。
便利なクラウド勤怠システムですが、導入時によくあるつまずきポイントをお伝えします。
経営層や上司から、「これまでのデータはどうする？移せる？」と軽い感じで尋ねられることがあります。
しかし、過去の打刻データや勤務実績を無理に移行するのは、あまりおすすめできません。新しいシステムは導入時からのデータを蓄積し、その後の管理に役立てることが効果的です。
過去のデータが必要な場合として挙げられるのは、以下の二つの機能です。
ただし、これらの機能も、過去データがない場合は当面手動で管理するなどの対応が可能です。1年後にはデータが十分に溜まり、機能をフル活用できるようになります。
有給の出勤率8割に関して、実際には8割未満の方は（休業などに 入ってない限り）多くないはずなので、その方だけ別で管理をしたり、有給の年5日間消化に関しても、一旦データが溜まるまでは別で管理いただく方法をおすすめします。
多くの企業がクラウド勤怠システムを導入する際、「これはシステムで自動化できるのか？」という疑問が必ず浮かびます。最近では、無料トライアル期間を利用して実際の操作感を試す企業も増えていますが、細かな設定や複雑な運用ルールまですべて試すことは難しいのが実情です。
トライアル中に打刻や集計機能を試すことはできても、有給休暇の付与ルールや残業申請の複雑な設定、半日有給と残業が重なるケースなど、運用上の細かい要件にすべて対応しているかを確認するのは簡単ではありません。
トライアル期間終了後に「期待した通りに自動で集計できない」と気づくことも多く、そこでシステム選定の難しさが出てきます。
クラウド勤怠システムは、幅広い企業が利用できるように設計されているため、完全にカスタマイズされたソリューションではなく、要望の80%を実現するという考え方が基本です。例えば、「お昼休みと重複した時間有給の処理」が自動でできないケースもあり、そうした場合は「休憩時間と被らないように時間有給を取得する」といった運用ルールの調整が必要です。
また、企業によっては「○○システムでは難しいけれどジンジャーでは対応可能」「フリーならできるかもしれない」といったケースもあり、システム選びには企業の規模や業種に合わせた柔軟な見極めが重要です。
しかし、どのクラウドシステムも、100%の要望を満たすことは難しいと認識しておくことが大切です。
クラウドシステムの最大のメリットは、豊富な機能を低コストで利用できることです。
しかし、こうしたシステムは、広く多くの企業に適用できるよう標準化されており、1社1社の特殊なルールに合わせて細かくカスタマイズされているわけではありません。
そのため、もし「100%自社の運用ルールに合わせたシステムが必要」なら、自社開発やオンプレミス型システムを検討する必要があります。
クラウドシステムを利用する場合は、システムの基本機能に合わせて運用を調整し、自動化できる部分とそうでない部分を理解することが成功のポイントです。
システム担当者が「システムでできないことは運用でカバーする」という考え方を理解していても、経営層や他の従業員がその理解を持っていないと、スムーズに進まないこともあります。
担当者だけでなく、社内全体で「システムの利便性を活かすために運用ルールを見直し、できない部分はカバーする」という姿勢を共有することが、スムーズなシステム運用への第一歩です。
こんなローカルルールはありませんか？たとえば…
システムを導入する際、社内のローカルルールを無理にシステムに合わせてしまうことで、かえってシステムの機能を十分に活用できなくなる場合があります。
特に勤怠管理システムなどでは、システムが本来想定していない設定をカスタムで追加することにより、将来的な運用に支障が生じるリスクが高まります。
例として、振替休暇の運用を考えてみましょう。
法令では振替休暇は1日単位で取得することが基本ですが、社内ルールで「時間単位で取得可能」としている場合、システムのデフォルト機能では対応できません。
そこで「特別休暇」などとしてカスタム設定を施すことがあります。しかしこの方法では、システム本来の機能ではないカスタム機能で運用することになるため、長期間の利用で問題が出ることが少なくありません。
多くのシステムは年4回程度の頻度でアップデートが行われ、例えば振替休日や代替休暇の機能が改善される場合があります。
例えば、申請手続きが1回で済むようになる、新しい制限機能が追加されるなどの便利なアップデートが提供されることもあります。しかし、デフォルトの振替休暇機能を使っていない場合は、こうした新機能を利用できないことがあります。
こうした事態を避けるため、なるべくローカルルールを排除し、システムの標準機能に合わせた運用ルールを構築することが重要です。
最初は多少不便に感じるかもしれませんが、長期的にはアップデートを有効に活用し、システムの利便性を最大限引き出すことが可能になります。
勤怠システムを導入しても、従業員がなかなか使いこなせない、というのはよく聞かれる問題です。実際、弊社でも勤怠システムの説明会を代行することがありますが、「システムが変わっても、従業員の意識が変わらなければ問題は解決しない」というのが、実情です。
例えば、紙のタイムカードを使っている時に打刻を忘れていた従業員が、システムに変わったからといって打刻を欠かさず行うわけではありません。
また、紙のタイムカードでの承認が遅い店長は、システム変更後も承認の遅さが改善されるとは限りません。
つまり、システムの導入だけではなく、会社全体での意識改革が必要です。
勤怠システムは、単なる打刻や集計のためだけではなく、会社全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）の第一歩として位置づけられるべきです。
例えば、従業員に対して「勤怠打刻に慣れてください」というだけでなく、次のように伝えることが効果的です。
「今後、営業活動の報告や日報、その他の申請などもスマートフォンやPCからWeb上で行えるようにしていきます。そのため、勤怠打刻をシステムで行うことがDXの第一歩です。」
このように、勤怠システムの導入が会社全体の変革の一環であることを伝えると、従業員もより主体的にシステムを使おうという意識が芽生えます。
従業員の勤怠管理を上司に任せる場合、承認の遅さが問題になることがあります。
この場合、勤怠管理が上司の評価基準に反映されるようにし、「従業員の勤怠管理もマネージャーとしての重要な役割の一つである」と伝えることが有効です。評価制度の一環として勤怠管理を取り入れることで、上司もより責任を持って勤怠管理に取り組むようになります。
勤怠システム導入において、システムを使うかどうかという点に集中するのではなく、「DX化を進めるために会社全体で取り組む」という目標を従業員全体で共有することが重要です。
単に「管理部門が言っているからやらなきゃ」と考えさせるのではなく、「会社として進めていくべき方向」であることを繰り返し伝えることが、従業員の意識を変える鍵となります。
勤怠システムを導入する際、多くの企業は初期設定でやりたい機能をすべて詰め込みたくなります。しかし、実際に運用を始めると、「ルールが守られない」「アップデートについていけない」といった問題が発生するケースが少なくありません。
このような状況を防ぐために、最初に「なぜこのシステムを導入したのか」という目的を再確認することが重要です。たとえば、勤怠や残業時間の集計を迅速に行いたい、残業時間の上限をリアルタイムで把握したいといった明確な目的があってシステム導入を決めたはずです。
初期設定で「この機能も使ってみよう」「あれも設定しておこう」と多くの機能を取り入れると、運用時に「こんなルールはなかったのに」という反発が起こることがあります。これにより、従業員がシステムに対して抵抗を感じ、スムーズな導入が難しくなってしまいます。
クラウド勤怠システムの導入は、過去データの移行や従来のローカルルールの見直しを含めた慎重な計画が重要です。システムを導入することで効果的に管理が進む一方で、運用方法や移行の工数を考慮し、将来の利便性に焦点を合わせた運用が必要です。
TECO Designは累計900社以上へのシステム導入実績があります。まずは無料のオンライン相談で、ローカルルールの見直しから始めてみませんか。
