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クラウド勤怠ソフト導入前の要チェックポイント5つ×勤怠ソフト選定10箇条

本記事では、クラウド勤怠ソフトを導入する前に、整理しておきたいことについてご紹介します。

 

コロナ禍によってテレワークやDXが急速に浸透し、その波はバックオフィスにも及び、労務、経理などのご担当者様がクラウドソフトを検討・導入されることも増えたように思います。一方で、今までの方法からクラウドソフトに移行する場合の労力、自社に合うシステムの選定の基準など考慮すべき点が多くあり、その点でお悩みのご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

本記事では、そのような課題を解決いただけるよう、各クラウド勤怠ソフトのベンダーと商談される前に整理しておきたいポイントをお伝えします。

 

導入前の5つの要チェックポイント

クラウド勤怠ソフト導入後、「せっかく導入したのに思うような効果が実感できない」「期待していたことができない」といったことが起きないように、各ベンダーと商談する前に下記5つのポイントについて整理をしておきましょう。

 

なぜ導入するのか〜要件定義〜

 

まず、そもそもなぜクラウド勤怠ソフトを導入するのかといった「要件定義」をしっかりとすることが重要です。会社が目指す方向性を起点とし、そのために必要な人員(人数・スキルセット・マインド)、就業規則、労務のあり方・やるべきこととブレイクダウンして考えましょう。

 

コロナ禍以降、ペーパーレス化が進み、何かしらシステムを入れることが当たり前という風潮も強まったように思いますが、流行っているから・他社がやっているからという理由で導入してはいけません。「クラウドを導入すること」自体が目的では、自社の労務のあり方やポリシーと分断されたシステム選定・運用になり、コストや時間をかけたにもかかわらず思ったような効果が得られないといった状況になってしまいます。

 

例えば、従業員がきちんと勤怠を記録していない状態で勤怠管理システムを導入しても、導入前の課題解決にはつながらず、管理側としても現場としても満足出来る結果にはならないでしょう。クラウド勤怠ソフトの導入を既定路線とせず、そもそも勤怠管理の課題を整理し、あるべき勤怠管理の要件定義をすることから始めましょう。

 

機能の活用は段階ごとに

 

クラウド勤怠ソフトはどれも多機能ですが、全ての機能を活用しようとしては中途半端な状況に陥ってしまいがちです。また、苦労して従業員のデータを入力しても有効活用できず、ただただ労力がかかっただけということにもなってしまう可能性があります。

 

クラウド勤怠ソフトを活用するためには、最初から全てを使おうとせずに、段階に分けて考えることをおすすめします。

 

第一段階として、打刻をペーパーレス・脱Excel化することを目指しましょう。この点を徹底して運用できれば、勤怠の集計も効率化されます。次いで、勤怠関連の申請・承認をワークフロー機能を使ってできるようにする、有給管理、そして長時間残業防止のための数値管理のように段階に分けて機能を活用すると、従業員や各部署の管理者にとってもスムーズに導入が進められます。

 

最初から全機能を活用しようとするのではなく、一つ一つの段階をしっかりと踏んで導入を展開できるように設計をしておきましょう

 

登場人物を整理する

 

クラウド勤怠ソフトを運用するにあたって、どのような登場人物(利用者)がいるのかを整理しておくことも重要です。

 

基本的には、打刻・申請をする「従業員」、打刻・申請・承認・シフト作成などをする「管理者」、打刻・申請・承認・システム管理をする「労務担当者」の三者です。三者それぞれにとっての、システム導入のメリット・目的、必要な機能を整理し、またどのような機能・ルールがあればスムーズな運用ができるかについてすり合わせをしておくことをおすすめします。

 

ローカルルールの必要性を検討する

 

特定の場合には遅刻とカウントしない、◯分以内の早退は通常の退勤扱いにしている、遅刻・早退は3回まで許容するなど、各部署の管理者による独自のローカルルールが運用されている場合があります。

 

これらローカルルールに対応する機能が必要なのか、そもそもそのルールは妥当なのか、といったことも検討するべきポイントです。全員の要望に応えられるシステムを選定すべきか、運用でカバーできるものなのか、そもそもそのローカルルールは労務として許容できるものなのか、を判断した上で、必要な機能を洗い出してベンダーとの打ち合わせに臨むようにしましょう。

 

生命線は運用にあり

 

クラウド勤怠ソフトのゴールは、導入することではありません。システムを導入し、運用し続けられるかどうかが肝要です。当たり前のことではありますが、このことは必ず念頭に置いておくべきです。

 

コロナ禍のような状況はまさにそうですが、日々社内外には動きがあり、イレギュラーが発生したり働き方が変わる可能性があります。導入時には想定していなかったような事柄や、法改正に対応できるような運用体制を考えておくことも重要です。

 

クラウド勤怠ソフト選定10箇条

 

以上では、クラウド勤怠ソフトの導入を検討する際のチェックポイントについてご紹介しました。5つのポイントに沿って整理をした上で、「クラウド勤怠ソフトを導入する」と結論を出された方は、ぜひ下記の項目を選定のご参考になさって下さい。

 

打刻のしやすさ

 

クラウドサービスごとに、打刻機器や方法は異なります。PCからの打刻、ICカード読み取り機を設置しての打刻、位置情報を取得するためのスマートフォンでの打刻、様々な選択肢がありますので、打刻漏れが発生しづらく運用しやすい方法を選びましょう。

 

申請プロセスを明確に

 

クラウド勤怠ソフトの導入に当たり、ワークフローによる申請プロセスの導入を同時に開始される場合が多いように思います。その場合には、残業申請、休暇利用申請、休日出勤申請、修正申請の4つのパターンを押さえておきましょう。

 

どのようなルール・ルートで申請するのか、また申請者・承認者側が慣れるまでにかかる時間についても考慮しておく必要があります。

 

雇用区分の整理

 

多くのクラウド勤怠ソフトでは、何パターンの勤務形態の従業員がいるかということを整理することが重要です。

 

  • 固定労働(法定通り、シフト)・・・週休二日制、完全週休二日制
  • 変形労働時間制・・・一ヶ月、一年単位の変形労働時間制、フレックスタイム制
  • みなし労働時間制・・・事業場外みなし、専門業務型裁量労働制、企画業務型裁量労働制

 

大別すると上記3パターンに集約されますが、システムによっては変形労働時間制に対応していないもの、シフトを組むことができないものもあります。現在、自社にどのような勤務形態の方が何人くらいいるのか、そしてそれぞれに対応が必須なのかということを整理しておきましょう。

 

シフト作成

 

従来の紙やExcelでのシフト作成方法からクラウド勤怠ソフトに移行し、スムーズに申請や承認ができそうでしたら問題ありません。一方で、従来の方法にこだわりがある場合、シフトを紙で掲示したいなどの要望がある場合には、シフトを作成・管理する現場の責任者にヒアリングを行った上で、必要な機能を洗い出し、選定を行うことが重要です。

 

集計のしやすさ

 

クラウド勤怠ソフトの導入では、給与計算のための勤怠管理・集計の効率化が目的である場合が多いように思います。

集計した勤怠データの用途について、範囲を広げて考えてみてはいかがでしょうか。例えば、助成金、行政への提出、人事評価などに使用する可能性を確認し、そのために必要な集計ができるのかもシステム選定時に確認しておきましょう。

 

拠点数を明確に

 

社内で予算取りをする際には、打刻する場所と方法を押さえ、打刻機・PCの台数がどれくらい必要かを入れることを忘れないようにしてお下さい。

例えば、多店舗展開されているような企業では、通常の勤務地以外にヘルプとして他店舗に出勤する場合もあると思います。その場合に、どこでも打刻できるのか・移動時間はどう捉えるのか・他の店舗ではどうしているのか、といったことを確認し、どこで何が必要なのかを把握しておくことが重要です。

 

複数回打刻への対応

 

ほとんどのクラウド勤怠ソフトでは、出勤・退勤時、休憩開始・終了時と複数回打刻をしますが、間違いがあった場合に従業員自身が修正するのかどうか、またすでに誤った打刻や打刻漏れが多い場合にはそれを防げる機能があるのかどうかも確認しておくべきポイントです。

また、中抜け時の打刻、一斉休憩の有無、早上がりの定義など、各現場でのローカルルールも併せて把握しておくことで、運用がよりスムーズに進められます。

 

時給(時間帯)の計算

 

飲食店、訪問看護・介護など、時間帯によって異なる時給を設定している場合には、対象の時間帯について別抽出ができるのかどうかも確認しておいたほうが良いでしょう。

特に従業員数が多い場合には、対象者・時間帯を手で集計するにはかなりの工数がかかってしまいます。勤怠管理システムによっては別抽出ができないものもありますので、該当するルールがある場合には必ずチェックしておきましょう。

 

夜勤勤務の確認

 

二暦日一勤務、今日出勤し次の日に帰るような勤務形態を「夜勤」とする場合には、出勤日数としては「二日」とカウントする必要があります。これの設定・集計ができるのかということ、またこの場合には通勤手当が二暦日で一日分の支払い(一往復)になるのですが、それにも対応可能化ということも選定時のポイントです。

 

ローカルルールの整理

 

本記事でも何度かローカルルールについてお伝えしましたが、各部署や店舗での独自のルールについては必ず整理をしておきましょう。

特に運用上の問題になることが多いのは、「振替休日」についてのローカルルールです。振替の再振替が無いようにするなど、システム導入前にそもそもの運用を正しておくことをおすすめします。また、年に数回発生するようなレアケースに対処するためのローカルルールを自動化することは合理的ではなく、都度対応したほうが適当だと考えておきましょう。

 

以上、クラウド勤怠ソフトを導入する前のチェックポイント、選定時の10箇条についてご紹介しました。勤怠管理に関する課題や、会社の状況、労務の方が目指すべきことは、企業様ごとに異なりますので、共通項としての内容を挙げています。本記事の内容、クラウド勤怠ソフトの導入・運用にお役立ていただけますと幸いです。

 

また、CLOUD STATIONのショールームでは、各種人事労務クラウドの体験、またクラウドソフトの導入についてのご相談にお応えしております。オンライン相談もご用意しておりますので、ご都合に合わせてご利用下さい。

 

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