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詳説!HRMOS勤怠 基本機能とよくある注意点

 

本記事では、HRMOS勤怠についてのノウハウを一部ご紹介します!

HRMOS勤怠とは・・・

・初期費用・月額無料で使うことのできる勤怠管理クラウドです。
・スマホ対応も可能、アプリもあり!管理者以外の利用者は、スマホで操作を完結することができます。
・多様な打刻方法が可能。LINE、Slack、ICカードなどでの簡単に打刻。
・日次勤怠、承認・申請、CSVデータ出力、プロジェクト管理、お知らせ機能、残業アラートなど機能が豊富。

基本設定〜勤務区分〜

HRMOS勤怠では、出勤・振替出勤・公休・有給休暇といった勤務状況の選択肢を「勤務区分」と言います。

基本設定でまず行うことは、集計方法が異なる勤務区分をそれぞれ作成し、社員に紐付けることです。

例えば、一般社員と管理者では残業の集計方法が異なる場合が多いかと思いますが、その場合には「一般社員の場合、すべて労働時間に計上する(通常勤務 出勤)/管理者の場合、残業時間は労働時間に計上しない(管理者通常勤務 出勤)」と別々の勤務区分を作成して対象の方に紐付けることが必要です。

他にも、早出のみの集計、残業のみの集計、両方の出勤、時差出勤、在宅勤務、パート社員の場合・・・など、自社の状況に併せた「勤務区分」を作ることが必要です。また、従業員への紐付けについては、一人ひとり個別に設定することで、組織編成などにとらわれない柔軟な運用が可能になります。

HRMOS勤怠の基本設定においては、この勤務区分の設計が作業ボリュームの大半を占めるとお考えください。

 
日次勤怠の反映・生成について

HRMOS勤怠では、日次勤怠を初回閲覧した際の、その時点でのカレンダー設定や勤務区分設定、社員設定で日時勤怠が生成されます。

また、注意点として、月の途中で勤務区分の設定変更をした場合には、リアルタイムでは日次勤怠が更新されないという仕様があるということをご認識ください。

変更した勤務区分を反映させるには、「日次勤怠データ生成」の対象期間を変更することで、対応可能ではあります。

例:7月中に勤怠区分の設定を変更し、その内容を7月どの日時勤怠に反映させたい場合は、日次勤怠データ生成の対象期間で7月度を選択すれば対応可能

一方で、この方法では勤怠データ(打刻情報)がリセットされてしまいますので、操作を行う前に勤怠データのバックアップを取っておくことが必要です。

勤怠データのバックアップ取得方法

勤怠データのバックアップを取得するには、HRMOS勤怠上で勤怠データをCSV出力し、対象期間の「日次勤怠データ」を生成します。
このバックアップデータ(CSV)を、またHRMOS勤怠にインポートすれば元の勤怠データを復元することができます。

チェックポイント1

未来月のタイムカード(日次勤怠)を一度でも閲覧すると、現時点でその従業員に紐づいている勤務区分を適用したタイムカードが組まれてしまいます!そうすると、後々に日次勤怠を変更したい場合には、「打刻のバックアップ→タイムカード再生成」の作業を行う必要があります。
※従業員自身のみならず、上長が部下のタイムカードを開いた場合にも同様です

この作業を行う必要があるかどうかについては、レポート画面から月次レポートを出力してチェックしましょう。レポートには、「日次勤怠を開いたことがある社員」の日次勤怠データが反映されています。

チェックポイント2

基本設定〜勤務区分〜でご紹介した内容の一例として、一般社員と管理職の「残業」の扱いが異なる勤務区分を挙げました。
一般的な勤怠システムは、勤務区分「通常」+「申請」としての残業を出すイメージですが、HRMOS勤怠では勤務区分ごと「通常」→「通常(残業あり)」に変更するようなイメージでいてください。

その日のスケジュール(勤務区分)自体を「残業申請をだして残業つけられる用の勤務区分」に変更しないと、残業申請ができなかったりということがあります。
これもまた例ですが、HRMOS勤怠の勤務区分における残業の考え方・設定は、はじめて勤怠管理クラウドを使う方にとっては、難易度が高いように思う場合もあるかもしれません。

HRMOS勤怠は人数・期間に制限なく無料で豊富な機能を使うことができますので、まずは試してみたい・体験してみたいという方はぜひこちらからお試しください。

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