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TECO Designが運営するクラウドをオンライン＆オフラインで体験できる「クラウドステーション」が、規模拡大のため2023年5月に移転！
移転を祝して、6/7〜6/9の3日間で「CLOUD STAION 移転オープンフェス」を開催いたしました。
レポート最後となる本記事では、イベントDay3後半のレポートをお届けいたします。
ぜひご一読ください！
・マニュアル作成サービス
・サービスサイトはこちら
マニュアル作成の経験がある方はきっと共感してくださるかと思いますが、第三者に伝わるように丁寧に文章を書いたり、画像や動画を適宜挿入したり、WordやExcel、Power Pointなどで作成した場合には見やすく整えたりと、手間がかかりますよね。
トースターチームだったら、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成できるのです！
また、トースターチームは、累計2,000社以上の幅広い業界業種・事業規模の導入実績があります。士業事務所でも導入実績があり、こちらから導入事例一覧をご覧いただけます。
導入事例はこちら
【マニュアル作成機能】
WordやExcelなどを使用してマニュアルを作成する場合、どのような体裁にしようかと考えて書いては消してを繰り返し、システムのスクリーンショットをとって加工したり、過去作成したマニュアルの内容をコピーして体裁をそろえたり…と、気に掛けることが多くあります。
トースターチームなら、すでに設定されているフォーマットに従って作成すれば、意識せずとも見やすいマニュアルを作成できます。
また、アップロードした画像をワンクリックするだけで、文字情報や矢印・図形を挿入できる機能や、動画などの埋め込み機能があるため、他ツールを使う必要もありません。
閲覧するメンバーごとに理解度を図れたり、QRコードやURLで簡単に共有できたりと、作成後の共有や理解促進のための機能も充実しています。
【AI自動マニュアル作成】
入力したタイトルの内容に応じて、AIが自動でマニュアルの文章を作成してくれる機能もあります。
大まかな内容はAIに任せて、修正と動画や画像を挿入するだけの手作業でマニュアルが完成します。
マニュアル作成の経験がない方や文章作成に苦手意識がある方でも、時間をかけずに取り組むことができますね。
【動画マニュアル作成機能】
「文章で伝えるよりも動画の方が分かりやすい」ということもありますが、 自分で画面録画をして、音声をつけて、編集をして…という作業には、不慣れな方だとそれだけでも多くの時間を費やしてしまいます。
トースターチームの動画マニュアル作成機能では、PCのスクリーンをまるごと録画して動画を作成できます。PCの内蔵マイクを使って、音声も簡単に録音可能。
マニュアル作成だけでなく、お客様への製品説明やプレゼンテーションの共有にも便利そうです！
【フォルダ・ラベルでの検索・管理機能】
マニュアルの数が多くなると探すのが大変になりますが、そんな手間を省けるのがフォルダ・ラベルでの検索・管理機能です。
フォルダ機能では「労務チーム」「新入社員向け」など、自由にフォルダを作成して管理することができ、ラベル機能では「労務担当者向け」「リモートワーク」など、そのマニュアルに関連することやキーワードを複数設定することができます。
マニュアルの作成だけでなく、運用も効率的にできることがトースターチームの大きな特徴です。
【用語集機能】
用語集では、普段使う言葉をまとめることでチームや社内の辞書を作ることが出来ます。
社内や業界の専門用語を設定しておくのがおすすめです。
また、用語集に登録された言葉がマニュアルに出てきたら、ポップアップで表示されます。マニュアルを確認する際に「言葉が分からなくて理解が進まない」ということもなくなりますね。
料金・トライアル
初期費用は一律100,000円、利用人数によって異なります。
・〜50人：35,000円（月額）
・〜100人：60,000円（月額）
・〜200人：120,000円（月額）
上記の人数は「マニュアルを作成する人数」です。
例えば「作成する人は50人、閲覧するのみの人は100人」という場合、後者の分は料金が発生しません。
・業務設計プラットフォーム
・サービスサイトはこちら
BYARD（バイアード）は、バックオフィスの業務を構造化・可視化し、業務の進捗管理もできるツールです。
「業務を引き継ぐための負担が大きい」「業務マニュアルが作りっぱなしで更新されず、放置されている」「業務全体の流れや進捗がすぐに分からない」「業務の標準化ができず、効率が上がらない」といった、業務を進める中でぶつかる手戻りや無駄な仕事などの課題を解決します。
中でもBYARDが切り込みたいのは、バックオフィスの課題の根源である属人化。
特定の人、個々人のスキルや能力に依存している状態である属人化を放置してしまうと、バックオフィスだけでなく経営課題にまで発展してしまいます。
「あの人がいないとできない」「あの人じゃないと分からない」
このような属人化を、 BYARDで業務を可視化することで解消することができます。
基本機能である業務プロセス構築は、ワークカードという付箋状のカードに業務の要素を書き出し、線で繋げるというシンプルなもの。操作は文字の入力とドラッグ＆ドロップだけで十分なので、ITリテラシーやシステムの習熟度に関係なく活用いただけます。
最初は大枠の作成からで大丈夫とのこと。これによって、業務の流れを見通すことができるため、構造化ができるようになります。また、一人ひとりの作業量や役割分担も明らかになります。
加えて、担当者ごとの業務の進捗状況も管理することができるので、Excelなどで管理表を作成する必要がなくなり、管理コストを圧縮できます。
シンプルな画面と直感的な操作で業務の構造化というハイレベルなことができてしまう、これまでにない全く新しいサービスです！
活用シーンはさまざまですが、今一番使われているのは入社対応。
入社対応においては、社会保険の対応といった労務周りの業務のみでなく、名刺発注、PCや携帯電話などの機器の準備、制服のサイズ確認、必要なアカウント準備など、総務・労務・法務・情報システムと様々な部署にまたがって業務が発生します。
また、部署によってはそれぞれの業務を行うにあたって、複数のツールを使用することもあるかと思います。
BYARDであれば、誰がいつどのサービスを使って何をするのか、と情報整理ができますので、「今どこまで進んでいるのか分からない」「うっかりこれが漏れていた」なんていうことを防げます。
実際の使用されている画面をお見せいただきましたが、通常であればTODOリスト、業務フロー図を作って、タスク管理もして…と準備をするところを、BYARD単体で全てカバーすることができます。
TECO Designグループである社労士法人TECO ConsultingでもBYARDを活用中です。
コンサルティングサービスも強化中
リモートワークを取り入れる企業が増えて対面で仕事をすることが減った今、特に心強いツールですね！
業務を構造化し、共有することでチームが正しく機能する。 そして、業務の引継ぎにストレスと時間がかからない、休みたいときに気兼ねなく休める、効率化して浮いた時間で新しい取り組みを始められるなど、色々なことを期待できそうです。
BYARDでは、業務プロセスの構築や導入支援コンサルティングを強化中です。属人化でお悩みの方は、ぜひBYARDにご相談ください。
・人事労務クラウドシステム
・サービスサイトはこちら
人事労務と一口にいっても、勤怠管理、給与計算、入退社管理、タレントマネジメントなど、業務ごとに複数のシステムがありますが、昨今ではAPI連携を活用するなどして、一社の労務部門において複数社・複数種類のシステムを活用しているという状況も増えてきたように思います。
一方で、APIは便利なだけでなく、落とし穴があります。
人事労務分野は、システム間連携において細かい粒度が必要だったり、柔軟に項目や設定を追加できてもロジックが却って機能しきれなかったりと、APIでは対応しきれない場合もあります。「API連携しきれない部分では手作業が発生してしまう」というご相談もよく寄せられるそうです。
奉行クラウドシリーズの「HR DX Suite」は、従業員へのお知らせ・アンケートから入退社の情報更新、日々の勤怠管理・申請、給与明細の配信や年末調整まで、なんと総務・人事・労務の全70の業務を網羅しているのです。
1つでこれだけカバーできれば、実務担当者も従業員も大幅に作業が効率化されますね。
システムの使い方や運用も、HR DX Suiteのみ覚えられれば完了です。
HR DX Suiteにはあらかじめ50種類1,100項目の人事情報項目が設定されてあり、マスタを更新すればすべて自動的に書き換わります。「うっかり反映し忘れた」「どこまで更新したかわからなくなってしまった」なんていうことはもう起きません。
また、70の定型・非定型業務に対応していて、人事労務業務のDX化＆ペーパレス化も実現。業務シナリオも14種類プリセットされているため、自社の手順・内容に合わせての変更も可能です。
標準ですぐに使える管理項目、業務シナリオがプリセットされていて、導入時点からすでに各業務の基本的な計算ロジックが担保されています。つまり、労務担当者様があれこれと設定しなくとも、標準的かつ最適な業務を運用できるということです。
また、項目同士の整合性を常に保持する仕組みも整っています。例えば退職処理をすると、退職年月日からは退職証明、資格喪失日からは届出初作成・電子申請と、関連するデータを連動して作成・変更してくれます。
ベストプラクティスの効果の具体例として、育児休業手続きにかかる時間が9時間35分から15分に大幅削減されたというお話も伺いました！
奉行クラウドシリーズでは、専門家ライセンスが1ライセンス無償で付属します。導入企業から招待を受けると、社会保険労務士や会計士など士業の方も、奉行クラウドとデータを使えるようになります。
追加コストもかからず、バックアップデータのやり取りも不要になります。「ソフトウェアのバージョン不一致でうまく連携できない」なんていうこともなくなりますね。
また、社会保険労務士専用のパートナープログラム「ASOS」があり、奉行クラウドと二人三脚で顧問先の課題を解決し、関係性構築・強化を支援しているそうです。
ASOSについてはこちら
以上で、3日間にわたるフェスのレポートをお届けしてまいりました。
CLOUD STATIONの拡大移転に伴い、皆さまにご紹介できるシステムの数もどんどん増やしております。
・気になるシステムがあるが、まずは操作をしてみたい
・自社にどんなシステムが合うのか分からない
・業務課題のどこから手を付けて良いのかわからない
など、人事労務やバックオフィスのご相談はぜひTECO Designへ！
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
