【レビュー】freee福利厚生　はじめてログインしたらやることまとめ

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【レビュー】freee福利厚生　はじめてログインしたらやることまとめ

先日、CLOUD STATIONで、freee福利厚生についてご紹介しました。
本記事では、はじめてログインしたらやることについてまとめております。

導入を検討されている方、ぜひご参考になさってください。

複雑な借上げ社宅制度の導入・運用を簡単にーfreee福利厚生サービスサイト

まず3つの設定を完了させることが必須

freee福利厚生の管理画面からログインをしたら、まずは企業情報の初期設定を行います。
初期設定では、下記3つの設定が必要です。

・事業所情報
・社宅情報
・契約書類

全ての設定が完了したら、次の段階に進めることができます。
言い換えると、上記の設定が未完了の状態では、従業員情報のインポートなど他の操作は出来ませんので、ご留意ください。

一番最初にログインする人に注意！

また、freeeの他製品でも同様のことが言えますが、「一番最初にログインしたアカウントが、自動的に最も強い権限を持つアカウント」になる仕様になっています。

誤って担当者以外の方が最初にログインをすると、上記設定を含めた諸々の設定をする必要が出てきてしまいますので、要注意です。

事業所設定はシンプル

設定については、各項目の「設定」ボタンから必須情報を入力するだけで、特別難しい操作はありません。

freee福利厚生では、口座情報（振込用）と口座情報（送金用）と、口座情報を二ヶ所登録する必要があります。freee福利厚生でできることは、給与計算への反映と家賃分の給与を減額すること、家賃を従業員から預かって会社がまとめて振り込むことです。
そのため、送金用の口座を設定することが必要で、委託者コードの入力も「必須」になっています。

また、基本情報（事業所）、社宅の担当窓口、拠点リストの登録は必須となっています。

社宅情報

社宅情報の登録では、社宅に利用できる物件の条件を設定します。こちらで登録した内容は、従業員や仲介・名義変更代行会社の画面に表示されます。

TECO Designでは、freee福利厚生の設定に加え、社宅規定の作成についてもご支援させていただいています。下記は、借り上げ社宅制度を運用している企業でのルールの例です。

短期解約違約金が発生しない、または違約金が賃料1ヶ月以下の物件
保証会社が不要な物件
敷金が賃料１ヶ月以上の物件
フリーレントがついていない物件（名義変更の場合を除く）
オーナーが非居住者でない物件
更新料が賃料２ヶ月以内の物件

また、手当や会社の補助についても、社宅情報に登録します。

契約書類

契約書類では、社宅管理規程・同意書・誓約書をPDFファイルでアップロードします。
後から、内容を差し替えることも可能です。

また、上記書類の記載内容で特に重要な部分や、従業員へのメッセージがある場合には、こちらで「社宅申込時の確認事項」を登録することができます。内容は、従業員の社宅申し込みページの社宅利用規約同意画面に表示されます。

従業員情報の登録

freee福利厚生では、従業員登録は「一括登録」のみが可能となっています。従業員情報のCSVファイルを用意し、インポートする操作が必要になります。
すでにfreee人事労務など他クラウドで操作をしたことがある方であれば、問題なく登録いただけるかと思います。

freeeヘルプセンター　「freee福利厚生管理者が従業員を登録・編集する」

管理者に登録された従業員には、システムから招待メールが届きます。パスワード設定が完了したら、freee福利厚生を利用開始できる状態になります。

給与反映データ

家賃を従業員の給与に反映する必要があるのですが、現状ではfreee他システムとの自動連携はしていないので、freee福利厚生よりデータをエクスポートしてまたインポートするという作業が発生します。

家賃を振り込む送金データについては、ダウンロードが可能です。

以前の記事でもご紹介しましたが、freee福利厚生によって自社で社宅制度を運用するよりもかなりの工数が削減されます。
また、社宅管理のノウハウが豊富な方がいない場合であっても、スムーズに社宅制度を導入することができるメリットもあります。社宅制度の活用によって、採用力の強化や人材の定着といった中長期的なメリットも期待できるでしょう。

以上の内容を、こちらの動画でもご紹介しています。
実際の画面もお見せしていますので、ぜひご覧ください。