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本記事では、Bizer team活用のための3つの心構えをご紹介します。
自社でも各種クラウドシステムを活用し、お客様へクラウドシステム導入支援を手掛ける当社ならではの視点です。
テンプレートからタスクを起こしたら、すぐに担当者を決める！
こちらには、①お見合いを防止する ②タスクの保有状況を明らかにする の2つの目的があります。
①お見合いを防止する・・・これは、クラウドシステム関係なしに発生しうることです。
「このタスク、自分に割り振られていないから〇〇さんがやる” だろう”」「きっと〇〇さんがやってくれる” だろう “から、このままにしておこう」・・・きっと、その〇〇さんも同じことを考えています。
この状態が続いてしまうと、タスク全体が滞ってしまい、業務に支障が出たり目標が未達になってしまうかもしれません。こういった「お見合い」を防ぐためにも、タスクを起こしたらすぐ、「誰が担当するのか」を決めておきましょう。
②タスクの保有状況を明らかにする・・・正しい担当者にアサインされていないと、本当の手持ちタスク数が分かりません。本来手が空いているひとが、まちがったチェックボックスの担当者になっており放置されてしまっていた場合、まるで「タスクが多くある」ように見えてしまいます。
こちらは実際の画面ですが、チェックリストの数に注目してください。チェックリスト数≒タスク数ですので、管理者や業務を割り振る役割の方はこちらを確認した上で、新たなタスクの割り振りを行います。TECO Designではこの数をみながら毎週「アサイン会議」を行っており、新規受託した導入支援案件を誰に任せるのかを決定しています。
つまり、ここが正しい状態でないと、正しく状況を把握できず、また適切な割り振りができないという状況になってしまいます。
次の人にメンションもしくはリマインダ日付を入れる
Bizer teamでは、上から順番にやっていけば業務が完了するような画面の見た目になるように、多くの場合チェックリストを作ると思います。そうなると、ある人の作業が終わった後に、また他の人に受け渡すという状況が多くなりますね。
その際に、自身の次の作業者にメンションをつけたり、日付をリマインダ設定することによって、引き継ぎ漏れ・忘れを防止することができます。
せっかく他のチェックリストの進捗が見えるのだから、放置しない。
運用していくうちに、1つのタスクのなかでチェックリスト数が増えたり、担当者が増えたりすることもあるかと思います。その際に、自分自身のチェックリストのみを見るのではなく、他の方のチェックリストも気にかけてください。そもそも何のためにBizer teamというツールをいれているのか？チームで業務をスムーズに前進させるためですよね。
ヒューマンエラーという言葉がありますが、人間が作業する以上ミスや忘れを防ぐことはできないと言って良いでしょう。この前提と、チームで働いているということを意識し、滞っているものやチェックされていないものがあったらお声掛けやリマインド設定などをしてみてはいかがでしょうか。
以上、Bizer team活用のための3つの心構えをご紹介しました。
「誰が何をしているのかが分かりづらい」、「業務のプロセスが見えない」、「複数人での業務連携が難しい」といった課題をお伺いすることは、少なくありません。
こういった何かしらの課題を解決するため、Bizer teamやクラウドシステムを運用しているんだということを、常に念頭に置いていただくとより効果的な運用にしていただけることと思います！
本記事の内容を、動画でも公開しています。
ぜひ、併せてご覧ください。
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