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人事労務担当者にとって、雇用契約書や労働条件通知書など、様々な書類を従業員へ交付する業務は負担が大きいもの。
「ジンジャー」の契約書類機能を使えば、これらの書類作成・締結・管理を、すべてオンラインで完結できます。
紙の書類の準備や印刷、押印、郵送、保管といった手間を大幅に削減できるだけでなく、従業員にとっても、いつでもどこでも簡単に手続きを進められるというメリットがあります。
今回は、ジンジャーの「契約書類」機能について、その詳細と活用方法を分かりやすく解説します。
ジンジャーの「契約書類」機能は、以下の2つで構成されています。
1. 書類テンプレート
契約書や通知書などのひな形を作成・保存する機能
2. 書類セット
複数の書類テンプレートをまとめて、従業員に送信・締結依頼する機能
1.業務効率化
書類作成・締結・管理業務を効率化し、人事労務担当者の負担を大幅に軽減できます。
2. コスト削減
印刷費や郵送費などのコスト削減に繋がります。
3. セキュリティ向上
オンライン上で安全に書類を管理できます。
4. 従業員満足度向上
従業員は、いつでもどこでも簡単に手続きを進められます。
1. 新規作成またはサンプルから選択
一から作成することも、ジンジャーが用意したサンプルテンプレートを編集することも可能です。
2. テキスト入力・編集
ワードやテキストエディタ感覚で、簡単にテキスト入力や書式設定が行えます。
3. 差し込み項目の挿入
従業員情報や会社情報などを自動で反映させる差し込み項目（{{ }}で囲われたもの）を挿入できます。
例：
4. 確認
プレビューで確認作成した書類は、プレビュー画面で実際の表示を確認できます。
5. 保存
作成・編集が完了したら、テンプレートとして保存します。
1. 新規作成
送信したい書類をまとめた「書類セット」を新規作成します。
2. 書類テンプレートを選択
作成済みの書類テンプレートを選択し、セットに追加します。
3. 送信先を選択
対象となる従業員を選択します。
4. 送信
作成した書類セットを送信します。
ジンジャーの「契約書類」機能を活用すれば、これまで紙で行っていた契約書類関連業務を、簡単かつ安全に電子化できます。
ペーパーレス化を進め、人事労務業務の効率化と生産性向上を実現しましょう。
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