セミナーレポート「一度諦めた経験に学ぶオンプレミスからクラウドへの切替」
今回のセミナーでは、オンプレミスからクラウドへの移行時における、具体的な課題とその解決策、切替のメリットを解説しました。
こちらは、実際にオンプレミスからクラウドへの移行を「諦めた」という、等身大の失敗談から得られた教訓を共有する企画です。
勤怠管理や給与計算などの「人事労務システム」において、オンプレミスからクラウドへの切替を検討されている方はもちろん、アナログな管理を効率化したいと考えるあらゆる方の参考になれば幸いです。
テコデザインでは主にオンラインで勤怠・給与・人事労務システムの選定、設定代行、運用サポートを行い、累計1,000社以上の導入支援実績があります。
「勤怠管理をクラウド化したい」「給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システムを探している」など、お気軽にご問い合わせください。ご相談は無料です。
なぜクラウド化すべき？
そもそもなぜ、オンプレミスからクラウド化すべきなのか？
この問いについて、コスト、運用負荷、柔軟性、法改正対応、セキュリティ、スケーラビリティ（拡張性）の6項目に分けて解説しました。
法改正対応といえばまだまだ記憶に新しいのが電帳法の件。会計システムや受発注システムの改修や切替が必要となり、苦労された方も多かったのではないでしょうか。
人事労務の分野でも働き方改革関連法や育児・介護休業法などへの対応や職場環境の整備が求められ、人による確認作業に頼るだけでは見落としや遅延が生じるリスクが高まっています。
クラウドサービスの利用状況
近年のクラウドサービスの利用率は急速に伸びており、会社全体または一部での利用率は8割を超えています。
ただし、これは勤怠・給与に限定した数字ではなく経費システムなども含むクラウドサービス全体の利用率です。
１つのシステムをクラウド化すると他のシステムもクラウドで連携し効率化を図る傾向が高いため、将来を見据えた導入計画が必要です。
クラウド移行を検討するきっかけ
オンプレミスで問題なく運用できている場合でも、以下のような様々なきっかけでクラウド移行を検討するケースが増えています。
仮に、「勤怠管理システム」をクラウド化する場合、平均3〜5ヶ月の期間が必要とされています。これには、初期設定やデータ移行、検証などの工程が含まれます。
特にオンプレミスのサービス終了に伴うクラウド化の場合は、オンプレミスとクラウドの同時並行期間も考慮し、直前で焦ることのないように計画的に進めましょう。
オンプレミスからクラウドへ切り替える際に直面する課題7選
つづいて、セミナーの核心部分。オンプレミスからクラウドへの移行時に企業が直面しやすい具体的な課題とその解決策を詳しく解説しました。
課題1：切り替えの期限がある
課題2：自社に合うシステムの選定基準が分からない
課題3：データ移行の複雑さ、どれくらい工数がかかるかわからない
課題4：カスタマイズ性の不足
課題5：セキュリティの不安
課題6：スマホ操作へのスタッフの抵抗感
課題7：法令遵守の不安（労働基準法に対する適合性の不安）
ひとつ例にとって解説します。
【課題】自社に合うシステムの選定基準が分からない
勤怠管理だけでも100種類を超えるシステムがあり、情報収集するのも一苦労。
各社ベンダーや顧問先の社労士さんに相談しても、必ずしも望んだ回答が得られるとは限りません。調べれば調べるほど悩んでしまうというお声もよくいただきます。
【解決策】まずは、自社でどのようなシステムが必要かを明確にする
テコデザインでは、本当に必要な希望条件が何かをヒアリングし、中立な立場で御社にピッタリのシステムをご提案いたします。
クラウドシステムの選定や設定はほとんどの方にとって初めての経験。
そんな時こそ、1,000社超えの導入支援実績のあるテコデザインにおまかせください。ご相談は無料です
セミナーの中では他にも、クラウド化で陥りやすい罠と事前に防ぐ方法をご紹介しました。
Q&A
セミナーの最後に、参加者からの質問に回答しました。
Q.通常業務や不具合時の対応など、クラウド管理は情報システム部が担当するのが一般的ですか？
まず、従業員向けの操作権限（打刻、申請）と、管理者向けの権限（従業員追加、設定変更）は分けられます。一般的には総務部や情報システム部など、それぞれに必要な権限を付与して管理します。
システム不具合自体はベンダー側が対応するため、自社内でシステムトラブルを解決する必要は基本的にありません。
Q.現状ルールを維持しながら切り替える場合、現存の設定条件を吐き出したデータを新規システムに取り込むイメージであっていますか？
部門設定や雇用形態設定、シフトパターンなど、比較的単純な設定はCSV等でエクスポート・インポートが可能です。
しかし、打刻時間の集計ルール、有給付与ルール、給与計算式など、複雑なロジックに関わる部分は現行の設定データをそのまま新システムに取り込むことは難しいケースが多いです。新システムの機能に合わせて設定を再構築する必要があります。
Q.クラウドへの移行後、どのくらいで運用が安定するのか気になります。
早ければ2～3ヶ月、環境によっては1年程度かかることもあります。
紙からクラウドへの移行の場合、打刻など基本的な操作は比較的早く慣れますが、有給申請やシフト作成などの利用定着には時間がかかることがあります。
最初は【打刻】だけ、後から有給休暇などの【申請】操作も追加するなど、各社の状況にあわせて段階的に進めていく運用も可能です。
運用安定には、従業員だけでなく管理職（上長）がWeb上での申請承認やシフト作成に慣れることも必要です。こちらも、ご無理のないペースで進めていきましょう。
なお、クラウド化しても打刻忘れなどが完全になくなるわけではありません。別途、注意喚起や評価・就業規則での対応が必要です。クラウド化で解決できることとできないことがある点を理解しておくことが重要です。
テコデザインのサポートについて
テコデザインは、これらのクラウド移行に関する様々な課題に対し、業務設計の支援、社内向けの説明会、導入後の運用サポートなどを通じて、企業ごとの状況に合わせたスムーズな移行と運用定着をサポートしています。
まずは無料オンライン相談へお気軽にお問い合わせください。
