勤怠管理システムの保守・運用の手引
クラウド勤怠管理システムに限ったことではありませんが、システムは導入がゴールではなく、「運用し続けること」が肝要です。
これはCLOUD STATIONを運営するTECO Design代表の杉野がセミナーやワークショップなどで度々お伝えしていることですが、本記事では「勤怠管理システムの運用・保守」について具体的に何をどうすれば良いのか？をご紹介します！
導入はシステム活用の「ほんの一部」
クラウド勤怠管理システムの「導入」は、システム活用の全体サイクルの一部でしかなく、
本来であれば下記のように問題点とやるべきことを整理して、一連の流れを念頭に置いて取り組むべきです。
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準備期 要件定義ができない問題
- 規定、協定類、労働慣行の整理ができていない
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移行期 進捗管理ができない問題
- 旗振り役の設定、次にやるべきことはなにかが不明、データ移行の時間がない
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運用期 人手が足りない、社内周知・定着できない問題
- 従業員への周知、修正作業、労務がサポートセンター化する問題
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改善期 ツールを使いこなせない問題
- 新しい機能の利用方法、変更方法が不明、深く利用できない
TECO Designでは、「選定・比較」のための情報提供としてYoutubeやウェビナー、CLOUD STATIONを運営しています。また、導入支援・設定代行サービスも提供中です。
運用について
勤怠管理システムを使い続けるためには、大別して「運用」と「保守」の2つに分けて考えておくことが重要です。
運用は、正常な稼働を見守ることと考えると良いでしょう。
導入した勤怠システムが問題なく、安定的に稼働している状態を維持すること、とも言い換えられます。
運用期において、特段何のメンテナンスもせずにうまくいくケースも稀にありますが、
下記のようなことを意識しながら確実に「運用」していくことをおすすめします。
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打刻集計、申請フローは正しいか
- 組織変更や役職の変更、イレギュラー勤務の集計など
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打刻、申請が適宜なされているか
- 従業員が忘れずに、きちんと打刻や申請をしていることも「安定稼働」の条件の一つです
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障害情報、メンテナンス日時を事前に管理できているか
- 多くの場合、休日や深夜にメンテナンスが実施されますが、業種によっては出勤している場合もあるかと思います。
- 事前にしっかりと情報収集をしておきましょう。CLOUD STATIONのリリースまとめ情報記事もご参照ください！
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有給休暇等の付与が適正になされているか
- 使い始めた最初の年は特に注意です。
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カレンダー、所定労働時間のメンテナンス
- 年度の変わり目や契約が変更になった際に必要です。
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部門異動や所属変更、管理権限
- 昇給や昇格、異動など組織は有機的な存在です。
- 導入当初のままであり続けることは中々ないことかと思いますので、適宜正しい状態に設定することが必要です。
保守について
保守を簡単に言いますと、「変更を加えること」だと言えます。
例えば、正常じゃない状態になったシステムをを元に戻したり、新しい機能を追加したりすることを指します。
クラウド勤怠管理システムでは、下記のようなことが想定できます。
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時差出勤、休暇などのパターン
- コロナ禍での時差出勤制度、休業手当の対象になる休業パターンが該当します。従来は想定しなかったようなことが起こるかもしれません。
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フレックスタイムの導入など
- 働き方の多様化に対応するため、様々な勤務形態を選択するケースがあるかと思います。
- フレックスタイムを初めて導入するとなると、これまでの働き方ルールに「変更」を加えることになります。
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組織の大幅な変更
- 頻度はそう多くないでしょうが、企業の統廃合や大幅な組織変更なども考えられます。
- その場合には、有給や残業などの申請・承認のワークフローの再構築がセットで発生します。
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担当者の休職、退職などによる引継ぎ
- 担当者しか利用方法知らない、というのは大きなリスクです。
- 属人化してしまわないように各種ツールなどを積極的に活用していきましょう。
- 参考：toaster team、Bizerteam
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時間外レポート、有給休暇消化、アラート
- 時間外や有給などのアラート、レポートを設定して、未然に長時間労働を防いだりすることが必要です。
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新機能の利用方法の習得
まとめ
これまでの話をまとめますと、クラウド勤怠管理システムの利用は、下記のようにステージごとにまとめることができます。
それぞれのステージにおける「運用・保守」の具体的な取り組み内容も変わりますので、ご注意ください。
| クラウド利用範囲 | 運用 | 保守 | |
| レベル４ 付加価値 | アラートレポート | マネジメント素材 | チューニングして適切な指標 |
| レベル３ 自動化 | 有給管理 API |
自動付与 | 過去分との調整
最新の付与運用 |
| レベル２ チーム | 申請承認 | 申請承認漏れ
正しいフロー |
管理者育成
標準化 |
| レベル１ 個人 | 打刻 | 打刻漏れ | 正しい集計 |
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