MENU

【詳説!】誰でも簡単にマニュアル・ナレッジを作成できるtoaster team(トースターチーム)|クラウドステーションのBLOG|人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

BLOG

ブログ

【詳説!】誰でも簡単にマニュアル・ナレッジを作成できるtoaster team(トースターチーム)

CLOUD STATIONを運営するTECO Designでは、積極的にクラウドサービスを活用して業務の円滑化・各メンバーのスキルアップ、そして導入支援などのサービスの質向上を目指しています。

 

本記事では、CLOUD STATIONのリアルショールームで体験することもできるマニュアル&ナレッジ管理アプリ「toaster team(トースターチーム)」について社内の使用感を交えてご紹介します!

 

代表杉野のTwitter投稿も、ぜひ併せてご覧ください!

 

toaster teamとは…

 

簡単にマニュアルを作成することができ、またノウハウの共有もできるツールです。画像、動画、Word、Excel、PDFを添付することもでき、わかりやすく簡単に情報共有をすることができます。

 

TECO Design(以下、当社)のメンバーは半数以上がリモート勤務、かつ顧客一社を複数人でご担当するため、日々の情報共有や共通したノウハウを各メンバーがアクセスしやすい環境を整えることががとても重要です。

 

当社の働き方のルールを示した「TECO Designの掟」の一つに「個人的なマニュアル禁止」という業務の属人化を防ぐものがあるのですが、こちらの考え方とマッチしているということもあり、toaster teamをとても重宝しています。

 

toaster teamのサービスサイトには、解決できる課題として下記のようなことが挙げられていました。無料で試すことができますので、該当するものがある担当者の方はぜひお問い合わせください。

 

toaster team お問い合わせ

 

業務環境と慣習の課題

  • 人によって仕事の進め方がバラバラで、業務が属人化している
  • マニュアルがすべて紙や印刷物のため、共有・管理が大変
  • マニュアル等のデータをファイルにしているため、探すのが大変
  • マニュアル作成者が異動・転職で質問や相談ができない
  • 外国人スタッフのための多言語翻訳したデータが完備されていない

 マニュアル作成・更新の課題

  • マニュアル作成のノウハウ・スキルがなく、品質が作成者によってバラツキがある
  • マニュアル作成に時間とコストがかかりすぎる
  • マニュアルが更新されず、古すぎて使われていない
  • ワード・エクセル・パワーポイントで作成したため、ファイル形式や型がバラバラ

既存マニュアルツールや社内wikiの課題

  • マニュアル専用ツールの初期費用と月額利用料金が高すぎる
  • マニュアル専用ツールを導入したが、操作が難しく社員全員が使わなくなった
  • 社内情報共有ツールや社内Wikiツールだと、最適なマニュアル作成ができなかった
  • 社員・スタッフ全員がパソコンを持っていない、現場で使える環境がない

 

基本的な使い方

 

toaster teamには様々な機能がありますが、本記事では最も基本的な機能である「マニュアル作成」についてご紹介します。

 

まず、ログインしたら左上の「新規作成」から「レシピ」を選択します。

 

すると、こちらの画面が表示されますので、レシピのタイトル(〇〇の操作方法など)、レシピの概要、担当者、ヘッダー画像を設定します。ヘッダー画像は作成者自身が保有しているものを使うとこともできますが、toaster teamにですでに複数種類画像が用意されており、そちらから選ぶこともできます。

 

以降は、そのレシピに必要なステップを入力し、最後に右上の「公開設定」から公開したいグループを選択して公開すれば完了です。途中で下書き保存をすることもできるため、業務のスキマ時間に作成することもできます。

 

また、マニュアルは社外・社内への公開を選択することが可能です。

 

 

 

誰でも簡単に作成!     

 

マニュアル、ノウハウの作成は一定の工数がかかるもので、面倒に思ったことのある方も少なくないように思います。toaster teamの場合には、上記画像のようにフォーマットが決まっていて、ステップを追加していくだけで簡単に作成することができます。この、「ある程度のフォーマットが決まっている」という点が、非常に大きなポイントです。完全に自由でゼロから組み立てていくというのは、実はフォーマットの選択肢が多すぎるため、作業を進めていくのにかなり心理的な負荷が大きいのです。従って、日々の業務で忙しくなるとマニュアル作成すら億劫になってしまったり、また作成したは良いものの見やすさまで配慮できなかったりしてしまいがちです。toaster teamを使えば簡単に・見やすいマニュアル作成が実現します。

 

とにかく簡単・直感的な操作が可能で、やり方が分からずマニュアルを参照するといったことはありませんでした。「マニュアル」「ナレッジ」を作成、共有することについて、ハードルを下げられるような工夫がされているように思います。

 

ファイルの添付、コンテンツの埋め込みもできる!

 

外部コンテンツの埋め込み、画像や他ファイルの添付が可能で、テキストのみでなく参考資料や関連URLをなどを交えた密度の高いマニュアル作成が簡単にできます。

 

例えば、Youtube動画を埋め込むことも可能で、マニュアルを読む側としても複数のタブを開いてあっちこっち行き来することなく、toaster teamだけで完結することができます。

 

用語集が便利!

 

「用語集」には、社内でよく使われる用語を登録することができます。

「レシピ」や「ノート」の中に、用語集に追加された言葉が使われている場合、カーソルをその言葉に合わせるだけで説明文が表示されます。

チームや組織を作る際、それぞれ使っている言葉とその意味を統一することは、各メンバーの認識を揃えるために大切な作業です。

 

こういった細かなサポートがあれば、新しく入社したメンバーであっても、早期に業務についての理解を深めることができ、またリモートワークをしているメンバーが多いような環境でもとても有用です!

 

また、TECO Designでは業務以外の社内用語も用語集に登録しています。

Slackなどで使われる言葉も、意味が分からなければ疎外感を感じる方もいるかもしれません。

特にリモートワークの場合には、出社して顔を合わせる機会も少ないので、文字でのコミュニケーションが多くなることが多く、心理的な障壁を取り除くにはとても重要なポイントです!

 

TECO Designでの使い方

 

上述しましたが、当社では日常的にtoaster teamを活用しています。

ご参考までに、当社での使い方をいくつかご紹介します。

 

  • 導入支援対象のクラウドシステムの使い方・ノウハウ・TIPS
  • 社内Slackでのやりとりをまとめた「珍プレー好プレー」
  • 導入支援先企業様へのご依頼事項(事前に必要な書類など)
  • 当社の入社手続き
  • 当社の社内事務作業

 

コア業務とそうじゃない業務の切り分け

 

TECO Designでは、【コア業務とそうでない部分を分ける】という考えを重要視しています。コア=「核(英: core)」とは、文字通り企業活動の根幹部分で、利益に直結したり、業務の中心の部分です。一方で資料作成、マニュアル作成というのは、さまざまな業務を進めるうえで必須の作業ではありますが、コア業務ではありません。

 

あくまで付随した業務ですので、そこに割く労力はできるかぎり軽減し、より一層コアに注力するべきだという考えを持っています!

 

関連動画:コアじゃない業務は「巨人の肩に乗る」っていうお話。【業務改善、DX】

 

見やすい引き継ぎ資料を作る

取引先にも共有しやすいマニュアルを作っておきたい

社内でよく聞かれることをまとめてみんなが見られるようにしたい…

 

これらは大事なことではありますが、中心業務になるべきではありませんし、ここに必要以上に注力して長時間労働に繋がるようなことがあれば、コア業務に注力する時間も気力も失われてしまうでしょう。

 

マニュアル作成のこれまでと、これから

 

コア業務とそれ以外を分離できていない環境では、マニュアルや引き継ぎ書をただ「作成する」だけでも、仕事としてと評価されているかもしれません。

 

ですが、toaster teamのようなツールの出現によって、共有すること自体は当たり前になり、マニュアルなどの制作物の中身が評価されるようになるかと思います。また、複数の資料をまとめたり、体系的に共有しようと頭を働かせながらレシピを書くことによって、作成者の頭の中でも情報が整理されるという効果もあるように思います。

 

どうすれば社内に浸透するのか?のヒント

 

「ナレッジ」を貯めるためには、上層部からの号令と習慣化が重要です。ただツールを導入しても、各個人の意識が勝手に変わることはありません。

TECO Designでは、「当社は属人化させない組織です」「自分のノウハウを隠さず、オープンにしましょう」と言い続けています。

 

(当社ではレシピを作ることを”🍞を焼く”とよく表現しています)

 

 

例えば、Slackのようなチャットツールの中で今後も論点になりそうなやりとりがあったとしましょう。チャットツールでは会話の流れが早く、情報がすぐに埋没してしまいます。ひとしきり会話がおわったところで「では、今のを後で◎◎のレシピに加筆しておきますね!」と添え、実際に作成するだけで、ひとつのノウハウが会社の「資産」になります。

 

といっても、もちろん最初から全メンバーが自発的に「ナレッジの資産化」=toaster teamへの作成まで考えられるわけではありませんので、習慣化できるまで周囲も意識をしていくことが重要です。

 

「先日確認事項としてあがっていた●●について、マネーフォワードクラウド給与のチャットサポートに問い合わせたら、xxという回答でした~」

「感謝! ではこの旨、マネーフォワードクラウド給与のトレーニングシートレシピに追記してください!」

 

こういった地道な声掛けの積み重ねが、今も続いています。

 

以上、当社での活用事例を交えてtoaster teamについてご紹介しました。

こちらの動画では、実際の画面もご紹介していますので、ぜひご覧ください。

 

・・・

 

◆神楽坂駅徒歩すぐ!CLOUD STATIONでは、各種人事労務システムを展示しています。実際に操作頂きながら、専門のスタッフに運用についてご相談いただくことも可能です。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、完全予約制としております。

ご予約はこちらから

 

◆完全無料のオンライン相談もお受けしております。

【相談内容の一例】

  • クラウド化を進めたいが、どのサービスを選ぶのがよいか分からない/迷っている
  • 自社独自の勤怠管理システムを利用しているがメンテナンスをする時間がない
  • 担当者が退職してしまったなど、クラウド化を進めたいがうまく移行できるか不安がある
  • クラウド化すると、どれくらい費用がかかるのか知りたい

ご予約はこちらから

 

◆月に一回、その月の人気記事や注目情報をお届けするメルマガ配信中です!

下記フォームよりお気軽にお申し込みください。

 

カテゴリー

タグ

最近の投稿

月別アーカイブ

TECO Design
公式YouTubeチャンネル