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CLOUD STATIONでは、人事労務関連のクラウドシステム（SaaS）のご相談をお受けしております。各社様それぞれ課題をお持ちですが、一番多いのは「勤怠管理」について。
特に、「うちの業界は特殊だから・・・」「他の職種とは事情が違う・・・」と、業界や職種特有の特徴や事情に対応できるシステムがあるのかどうか、といったご懸念をよく伺います。
当社が運営するショールームでご体験いただける勤怠管理システムは、運用次第で様々な業界・職種の勤怠管理に対応することができます。
一方で、「業界に特化したシステムを知りたい」といったお声をいただくこともございます。本シリーズでは、このようなお声にお応えして「業界特化×勤怠管理システム」をご紹介してまいります！
第二弾は、サービス・小売・飲食業。
多店舗展開をしている場合の勤怠管理の課題や、抑えておくべきポイント、またおすすめの勤怠管理システムについてご紹介します！
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勤怠管理の課題
まず、多店舗展開をしている場合の勤怠管理の課題について整理しましょう。
従業員によって勤務時間が異なるため集計に工数がかかる
主要な百貨店や駅ビル、ショッピングセンターの営業時間を見てみると、だいたい9〜10時間。当然、そこに入っているテナントの営業時間も同じです。また、いわゆる路面店の営業時間も同じような開店・閉店時間のところが多いようです。
開店前の準備、閉店後の後片付けや締め作業を考えると、営業時間の前後にプラス1時間程度は作業が発生することが多いでしょう。合計すると11〜12時間と、かなりの長時間勤務になってしまいます。
そのため、早番・遅番などシフトを設けている企業様がほとんどですが、従業員によって勤務開始〜終了時間がまちまちであることも少なくありません。さらに、商業施設ごとに開店・閉店の決まりが違うため、始業終業時間が建物ごとに異なることも少なくありません。
例えば、社員のAさんは8時から17時まで、大学生アルバイトのBさんは16時から20時まで、主夫・婦のCさんは10時から12時まで・・・など、雇用形態も勤務時間も異なる従業員が同じ店舗で働いているといった状況はよくあることではないでしょうか。
加えて、他店舗のヘルプが発生した場合には、更に勤務時間の把握・集計が煩雑になります。
そのため、「誰が何時間働いたか」を集計するためには、かなりの工数が発生してしまいます。
各店舗の勤怠データの集計に多大な工数がかかる
各店舗で勤怠データを集計した後は、その結果を本部に報告されているかと思います。
各店舗でデータの形式が異なる場合や、紙で報告している場合には、勤怠データの集計を手作業で行わなければなりません。そうなると、人の手・目に頼る部分が多く、ミスが発生するリスクが高まったり、厳重なチェックのための工数が発生したりしてしまいます。
また、勤怠データに問題やおかしなところがあった場合には、店舗に確認を取る必要があり、ここで更に工数がかかります。
それだけでなく、「◯分までは遅刻・早退・残業とみなさない」など店舗ごとに勤怠のルールが設けられていたり、時間帯や場所によって時給が異なっていりと、ただ単純にデータを集計すれば良いというわけでもありません。
シフト表の作成・管理の手間が発生する
シフト作成は各店の店長が担っている場合がほとんどかと思いますが、それぞれの従業員の都合や希望を聞き、店舗のアイドルタイム・ピークタイムを考えながらシフトを作成することは大変な手間です。
作成後にも、従業員からの変更依頼、次月以降のシフトについての要望やクレームを受けたりと作業が続いてしまいます。シフトを期限通りに出さない従業員への対応、他店舗へのヘルプ要請なども発生することもあり、店長の大きな負担になってしまっています。
その結果、店長の残業時間が増えてしまう・持ち帰り仕事が発生してしまうこともあるでしょう。
法改正への対応漏れ・労務問題発生のリスク
働き方に関連する法律やルールは、たびたび改正・新設されています。例えば、2019年4月（中小企業では2020年4月）には、時間外労働の上限規制が設けられるなどしました。
法律によっては、雇用形態（正社員・アルバイト・パート・派遣社員）によってルールが異なる場合もあり、さまざまな雇用形態の従業員が勤める店舗では対応が煩雑になってしまいます。
一方で、店舗の管理者・責任者である店長やSVは、労務に詳しくない場合もあり、対応が漏れてしまうおそれがあります。また、日々の業務で忙殺されてしまい、従業員の勤怠状況を管理しきれなかったりすることもあるでしょう。
そうした状況が続くと、法改正の罰則規定に引っかかってしまったり、労務問題が発生するリスクが高まってしまいます。
これらの勤怠管理の課題だけでなく、「生産性向上」にも取り組むことも店長や責任者には求められているのではないでしょうか。
飲食・小売・サービス業はコロナ禍のあおりを特に強く受け、大手・有名企業であっても店舗閉鎖や業績悪化などのニュースが相次ぎました。一方で、外国人人材の入国減少・帰国増加などによって、アルバイトを主とした働き手の減少も課題となっています。
つまり、限られた人数で目標を達成すること＝生産性向上が、これまでよりも必要になってきているということが言えるかと思われます。そのためには、適切な人件費の設定、人材配置やシフト管理が必要です。
そして、前段階として各店舗の売上と人員の関連性を把握することが必要不可欠でしょう。
例えば、売上が未達である場合、「そもそも人手不足である」「従業員のスキル不足」「若手従業員ばかりである（配置の偏り）」「ピークタイムに十分な人員がおらず機会損失が起きている」などといった原因が考えられます。
Excel・紙による勤怠管理の課題
前項では、多店舗展開をしている企業での、よくある勤怠管理の課題についてご紹介しました。店舗での勤怠データの集計、シフト作成・管理、法改正対応などを挙げましたが、仮に店舗が1〜3店舗程度であれば、Excelや紙でも直近は大きな問題にはならないかもしれません。
一方で、一定の店舗数がある場合や、今後拡大していく場合には、紙やExcelといったアナログで人の手・目に頼る部分が多い勤怠管理では上記に挙げた課題が噴出してしまいます。
他にも、紛失・データの消失や、手作業によるミスの誘発などのリスクもあります。
また、生産性向上のためのデータ収集をしようとすると、更に工数がかかり、リスクが発生する上に企業が成長するための活動もしづらくなってしまいます。
当社にお寄せいただく勤怠管理のご相談については、基本的には勤怠管理システムの導入をご案内しています。
また、勤怠データを把握しづらい状況であるリスクとしては、従業員からの残業代の過剰請求や訴訟発生なども挙げられます。
たかが勤怠管理、と甘く見ていると、会社の信頼性を落としてしまう可能性もあります。
当然ながら、新たにシステムを導入するには、費用や時間がかかります。
ですが、課題の解決ーリスクの解消や業務効率化ーをすることによって得られることを考えると、費用対効果は十分でしょう。
続いて、多店舗展開をしている企業において、勤怠管理システムを選定するポイントについてご紹介します。
勤怠管理システム選定のポイント
複数店舗を擁する飲食、小売、サービス業では、次の点に気をつけて勤怠管理システムを選定されることをおすすめします。
ただ、こちらはあくまでも「多くの企業に当てはまること」としてのご紹介です。実際にシステムを比較検討する際には、自社の課題・ゴール設定が先であるとお考えください。
店舗の環境に合わせた打刻機能・不正打刻の防止
タイムカードや手書きの勤怠管理、また共用のPC・タブレットを利用した打刻では、本人以外の従業員による不正打刻のリスクがあります。
交通系ICカードやスマートフォン、顔認証や生体認証による打刻など、「誰がいつ打刻したのか」が分かる打刻機能を備えているシステムであれば、不正打刻・代理打刻を未然に防ぐことができます。
また、店舗に共用のPCしかない場合には、他の従業員の打刻を待つ時間が発生してしまいますが、ICカードであればタッチするだけ・スマホであれば手元で打刻ができますので、ストレスの無い打刻が可能です。
シフト作成・管理・集計機能
上述したように、紙やExcelでのシフト管理・集計は多大な工数が発生します。
シフト作成についても、LINE、口頭、電話、メール、メモ…と従業員によって連絡方法が異なったり、変更依頼があったりと、対応するだけでも時間が取られてしまいます。
勤怠管理システムでは、収集した希望日を元に自動でシフトを作成する機能、完成したシフトの共有機能を有するものがあります。
また、一日あたりの適切な人件費や人数の設定機能があるシステムでは、簡単に店舗運営の効率化を促進することができます。
法改正対応
課題でもご説明しましたが、労働法関連の法改正を、各店舗で理解・対応することは難しい場合が多いようです。
法改正があった場合、各機能や画面の見た目に自動で情報が反映されるシステムをおすすめします。それであれば、労務担当の方からSVや店長に連絡する必要がなく、また従業員に都度説明しなくとも改正内容に準じた対応が可能です。
紙・Excelによる勤怠管理では、各店舗から収集・集計するまでは、労働時間や残業時間を把握することができません。「知らぬ間に残業時間の上限を超えてしまった」ということにもなりかねません。
特化型勤怠管理システム
続いては、多店舗展開の企業に特化した勤怠管理システムをご紹介します。
店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、各業種の特性を十分に考慮して開発されたクラウド型のシフト管理システム。従業員のモチベーションアップ機能、AIによる自動シフト作成機能などがあり、Loftや成城石井などで導入されています。
勤怠管理機能はないものの、「勤怠データ連携システム R Attendance Data」で勤怠管理システムとの連携が可能。
シフト希望の提出・収集〜シフト作成〜共有〜シフト調整と、シフト作成業務の一連の流れをカバー。
また、権限設定やシフトに関するやり取りが簡単にできるメッセージ機能もあります。
初期費用は0円で、1ユーザー辺り月額300円とはじめやすい価格帯。
飲食、サービス、小売、ITと幅広い業界で導入実績があります。
LINEを使用したシフト提出・収集、リマインド連絡が可能。
また、回収したシフトの自動入力・作成や、時間帯毎に適正な人数・人件費の設定、柔軟なシフト対応など多機能なシステム。
ヘルプの募集も簡単にできるそう。
労働時間のみでなく休日の管理も可能で、働き方改革にも対応しています。
oplusは、初期費用・月額利用料ともに無料で利用可能。
シフト提出・収集、作成、管理、共有と言った一連のシフト関連業務に加えて、打刻・勤怠管理や自動シフト作成機能もあり、店舗での勤怠管理・シフト関連業務を大幅に効率化することができます。
10,000社以上の導入実績があり、個別の企業に合わせた機能開発も可能だそうです。
最後に
以上、多店舗展開されている企業における「勤怠管理」についてご紹介しました。
新しいシステムを導入し、また各店舗・従業員に伝えて理解してもらうことは、容易にできることではありません。工数も根気も必要な仕事で、通常業務ですでに忙しい状況下ではどうしても後回しになってしまうというお声もよく伺います。
飲食、小売、サービスと店舗のある業界・業種では、売上や利益の拡大を目指すには、店舗数を増やすことが必須です。勤怠管理の課題への着手は、実際に店舗数が増えてからでも良いのでは？とご質問をいただくこともあります。
ですが、拡大した後では、システムの導入やそれに伴うルールの変更を伝えるのは、更に工数がかかってしまいます。
また、勤怠管理をしっかりと行い、データを収集することによって、店舗運営や人員配置といった経営に直結する部分へのフィードバックにも役立てることができます。
コロナ禍においては、小売業や飲食店などにおける人手不足が社会課題の一つとして注目されています。
限られた人数で店舗を運営し、目標を達成するためにも、勤怠管理を改革することはとても重要であると言えるでしょう。
