【ノウハウ】ジョブカン勤怠管理で有給管理する方法
こんにちは。人事労務クラウドシステムを実際に体験して比較検討できるCLOUD STATION編集部です。
有給休暇の管理ってEXCELだと煩雑で大変ですよね…！
今回はジョブカン勤怠管理を利用して有給管理をする方法を記載します。
まず、クラウド勤怠管理システムを利用する上での、有給管理業務は大きく次のように分けられます。
・有給休暇の付与（自動化）
・有給休暇の残日数管理（法定）
1 有給休暇の付与（自動化）
こちらは、勤怠管理を実施している従業員への有給休暇の付与を実施する機能です。
入社日から6ヶ月後に最初の付与を行い、
その後も法定通りに付与をする「入社日基準方式」、
決められた日時（例：毎年4月1日）に全員付与をする「一斉付与方式」の
2つの方式に対応しているクラウド勤怠管理システムがほとんどです。
勤怠管理システムを利用すれば、有休休暇付与の条件となる出勤率をそのまま利用できるため、
クラウド勤怠管理システムと合わせて有給休暇管理することをおすすめします。
また、一部の時給制の従業員の場合には、比例付与の対応が必要になることもあります。
その場合には、下記の2パターンで対応します。
・従業員ごとに契約日数を登録して、契約通りに付与する方法
・クラウド勤怠管理に記録された実際の出勤日数を元に算出
自社の就業規則等を確認しておきましょう。
＼クラウド初期設定成功のプロセス／
2 有給休暇の残日数管理（法定）
こちらは、付与した有給休暇の残日数を管理する機能です。
具体的には、全日単位以外で有給休暇を利用する場合の設定（半日単位の利用や時間単位有休の利用）を行ったり、
有効期限を定めて、正しい有給休暇日数を管理するものを含みます。
※年次有給休暇管理簿の据付が義務化されました。
クラウド勤怠管理システムを利用して、法的な要件を満たす有給休暇管理簿が利用できるサービスは表の通りです。
法的な要件を満たす有給休暇管理簿が利用できるサービス
| ジョブカン | HRMOS | KING OF TIME
freee勤怠管理Plus | マネーフォワードクラウド勤怠 | freee
人事労務 | |
| 有給休暇
管理簿 | 可能 | レポート | 可能 | 可能 | 可能 |
| 半日単位
利用 | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 時間単位
有休利用 | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 時間単位
有休上限 | 不可 | 可能 | 可能 | 可能 | 不可 |
| 契約時間
ベース付与 | 出勤簿から算出される
年間の所定労働日数であれば可能 | 週契約日数に応じて
であれば可能 | 週契約日数に応じて
であれば可能 | 週契約日数に応じて
であれば可能 | 不可 |
| 実績ベース
付与 | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 不可 |
| ダブルトラック
対応 | 可能 | 不可 | 可能 | 可能 | 不可 |
有給休暇の自動付与設定の方法
◆休暇・申請管理＞休暇管理＞有休自動付与から設定します。
実際の【ジョブカン勤怠管理の画面】
入社日付与のときは、ラジオボタンで選ぶ
付与の間隔：毎日、もしくは毎月
毎日：入社日から付与基準を満たしたスタッフに随時付与を行います。
毎月：月に一度、有休の付与を実行します。
一斉付与場合は、付与間隔年1回・付与実行日を設定する
付与の間隔：年1回
付与実行日設定：任意
※半年後に10日、その後は4月1日に一斉付与のような付与は自動ではできません。
そうしたい場合には、半年後は手動付与、4月1日一斉付与のみジョブカンで行うことをお勧めします。
付与基準：出勤率を無視し、勤続年数のみで適用（入社1年未満の方にも必ず付与が可能になります）
【自動付与日数設定】
4月1日が1回目の付与になる場合は、必ず11日付与されてしまいます！
入社日に気をつけ、手動で付与をして頂く必要があります。
次に残日数管理ですが、
ここでは、ジョブカン勤怠管理において半日単位、時間単位有給を利用する設定の注意点を解説します。
時間単位有休を取得できる企業の場合、取得上限についても管理が必要な場合があります。
ジョブカン勤怠を使って、時間単位有休の利用状況を確認するには、次の画面のようになります。
なお、現時点ではジョブカン勤怠では取得上限管理を設定できないので、各自でご確認ください。
こちらの画面で、休暇残日数が確認できます。
【有休取得管理】
こちらでは、年5日の有給休暇取得状況を確認することが出来ます。
＼クラウド初期設定成功のプロセス／
こちらのYouTube動画でもご紹介しています。実際の画面や操作方法もお見せしていますので、ぜひご覧ください。
以上、ジョブカン勤怠管理のノウハウについてご紹介しました。
お役立ていただけますと、幸いです。
