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たった3日で完成!0から仕上げる士業事務所の業務マニュアル〜toaster team活用術〜|クラウドステーションのBLOG|人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

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たった3日で完成!0から仕上げる士業事務所の業務マニュアル〜toaster team活用術〜

先日、「たった3日で完成!0から仕上げる士業事務所の業務マニュアル〜toaster team活用術〜」セミナーに、マニュアル&ナレッジ管理ツール「toaster team(以下、トースターチーム)」を運営されているnoco株式会社の猪岡様にご登壇いただきました。

 

日本出版販売株式会社にて時短勤務をされていた際に、「限られた時間で今までと同じか、それ以上の成果」を出すにはどうしたら良いのかと悩まれていたという猪岡様。どのようなライフステージの方でも、仕事で活躍できる支援がしたいとの思いから、noco株式会社にジョインされたそうです。

 

当日は、士業事務所でのマニュアル活用方法やコツ、そしてマニュアルそのものの意義などについてお話いただきました。

 

ご都合がつかず参加いただけなかった方、もう一度おさらいしたい方、そしてトースターチームにご関心をお持ちの方に向けて当日の様子の一部を、ご紹介いたします。ぜひ、ご一読ください!

 

※デモをご希望の方は、下記までお問合せください。

https://toaster.how/

※文中に使用している画像は、noco株式会社様より提供をいただいております。

 

登壇者様プロフィール 

 

猪岡 遥妃様

noco 株式会社 ビジネス開発部

セールスマネージャー

大学卒業後、日本出版販売株式会社に入社。全国書店に対して売場をはじめとした運営改善の提案や書籍仕入の流通企画など、コンサルティング営業に携わる。2022年、noco株式会社に入社。クラウドサービス「toaster team」「nocoセールス」のインサイドセールス・フィールドセールス・事業開発を統括。マニュアル活用による業務DXやインサイドセールスによる営業DXをテーマに、セミナー登壇の実績多数。

 

◆toaster team サービスサイト https://toaster.how/

◆nocoセールス サービスサイト https://noco.sale/

 

なぜマニュアルが必要なのか

 

まず、マニュアルの必要性についてお話したいのですが、皆さまの事務所ではマニュアルはありますか?

個人でのメモ書きはあっても全社で統一された内容はない、人数が少ないから作っていないですとか、マニュアルはあるけれどもいつ更新されたか分からない・・・という方も少なくないのではないでしょうか。

 

マニュアルが必要な理由は大きく4つです。

 

まず1つ目は、業務の生産性向上です。マニュアルが整備されていると、正しく効率的な方法で業務ができますので、時間が短縮され、ミスも少なくなります。担当者によってやり方が違ってしまうと、ミスが多発したり、余計な時間がかかってしまうといった問題が発生します。

 

それから2つ目は、ノウハウの共有化・蓄積ができることです。やはり、ノウハウや知識は個人に依存しがちです。

もしも共有されていないとすると、どれほど優秀な方がいらっしゃっても、その方が辞めてしまったら事務所には何も残らないということになりかねません。最近ですと、産休にはいる職員がいて、急遽マニュアルを作ることになった なんていうお話もお伺いしました。

マニュアルがあり、また最新の状態にアップデートされ、そして社員の皆さまに共有されて初めて全体のノウハウとして蓄積されていくわけですね。

 

3つ目は、社員教育の時間削減。優秀な方であっても、新人の方に対しては最初の数時間か数日はレクチャーが必要かと思いますが、担当者の方が張り付きで教えられるかと言うと・・・。

通常業務でも忙しい中、時間が作れないという課題が出てきてしまいます。また、新しい方が入る度に、何度も同じことをしなくてはならないかもしれません。

マニュアルがあることで、教える側としては付きっきりでいる必要がなくなり、教わる側としても反復で学びやすくなるというメリットが生まれます。

 

そして4つ目は、顧客対応の品質の担保です。皆さま、日々顧問先とやり取りをされていると思うのですが、マニュアルがあることで一定水準以上の対応ができますし、一貫性をもたせることができます。

その結果、お客様からの信頼度を上げることも期待できます。

 

士業の課題

 

次に、マニュアルによって解決できそうな「士業の課題」について見ていきたいと思います。士業独特の課題としては、このようなことが挙げられるかと思います。

 

・業務が属人化し、見える化できていない

・経験・知見などから業務水準にばらつきが生まれる

・人員の入れ替わりによる教育時間の増加

・法律・法令変更に伴う手続き変更対応が煩雑

・取引先からのクラウドツールの問い合わせ対応時間の増加

 

まず、業務の属人化ですが、やはり経験や知見が求められる仕事でいらっしゃるので、どうしても業務が属人化する・見える化がしづらいという特徴があるかと思います。また、経験・知見に差があるので、全員が同じ業務で同じ水準を遂行しづらいということもあるのかなと。

 

それから、採用や育成の課題としては、年々採用が難しくなっている・短期間での離職が増えていることから、業務未経験者の方の教育が重要になっていらっしゃるのではないでしょうか。新しい方が入ればそれだけ、教育の時間をとる必要があり、短期間で効率よく入社時の教育を行なう必要もありますよね。

 

法律・法令変更に伴う課題として、年次で変わる法律・法令のために、関係省庁への申請方法やフォーマットなどが変わる。それに伴って、顧問先への対応依頼の負担が発生するということもあろうかと思います。

 

それから、クラウドツールについての問い合わせ対応時間の増加ですが、年々勤怠や給与計算などのクラウドツールを導入される顧問先は増加傾向にあるかと思います。

便利ではあるものの、顧問先や事務所内でのレクチャーや問い合わせ対応に時間がかかっている課題もあるとよく伺います。

 

マニュアルの課題

 

では、マニュアルを皆さまの事務所で作成すれば即解決できるのかというと、マニュアル作成そのものに実は様々な課題があります。

 

マニュアル作成、と聞くと、嫌だな・面倒だなという印象はありませんでしょうか?なぜかと言いますと、マニュアル作成には様々な課題があるからです。

お客様とお話していく中で、よくお伺いする課題がありますので、ご紹介いたします。

 

例えば、紙のマニュアルしかなく、業務に必要なマニュアルの検索性が低い。それから、作成者によってフォーマットや品質が異なるので読みづらい、様々なソフトウェアで作成されていて一貫性がない、負担が大きい、保管場所がばらばらで探しづらい・・・

後は、マニュアルが更新されていないので、現在の業務に即していないという課題をよく伺います。

 

この課題が放置されていると、作る側・使う側の負担が大きいため、せっかく作っても現場で使われない・更新されないマニュアルになってしまいます。マニュアルを作ろうと思った際に、どう作れば良いのか?というところで躓いたことのある方もいらっしゃるかもしれません。

 

マニュアルの作成ポイント

 

マニュアルに「型」がなく発生している課題なのですが、良いマニュアルを作るためのポイントをご紹介いたします。

 

まず1つ目は、仕事の全体の流れを把握できるような構成にすることです。部分でなく、通しで業務が分かるように作成すると理解が早いですね。

 

2つ目は、特定の方にしか通じない専門用語を避ける・避けられない場合には注釈をいれること。3つ目は、わかりやすく簡潔な文章を心がけること。一つの手順について長々と書いてしまうと、何をどうしたら良いのかが分かりづらくなりますので、一つの手順に対しては一項目としていただくことをおすすめします。

 

4つ目は、文章のみでなく図や画像を入れて、パッと見て分かりやすくすること。

 

最後5つ目は、文章と動画の素材をシーン毎に使い分けることです。最近、ご要望としてツールの操作説明で動画マニュアルを作成したいということも増えてきました。動画は、目で見てすぐに分かるというメリットもありますが、一つの動画の中に、複数の手順が含まれてしまうので、後から見返すときにピンポイントで見つけにくい、作業が変更になったら動画も変更しなくてはならないというデメリットがあります。

そのため、動画と文章を使い分ける必要があります。

 

そこで「トースターチーム」

 

今申し上げた要件すべてを満たすマニュアルを、1から作ろうとすると大変手間がかかります。マニュアル作成は、通常業務にプラスαで行われる場合がほとんどかと思いますので、いかに簡単にできるか・誰が作っても同じ品質で作れるかが重要です。

 

そこで、トースターチームをお使いいただくと、これまで見てきた課題を解決できます。例え、いま一切のマニュアルがなかったとしても、どなたでも3日でマニュアルを仕上げていただくことができます。

 

トースターチームは、マニュアル以外にもナレッジ・情報共有にもご活用いただけます。事務所内での、「知らなかった」を解決することができるツールです。

累計の導入企業は2,000社を突破しており、どなたでも簡単にマニュアルが作成できるという点を特にご評価いただいています。

様々な業界、業種のお客様がいらっしゃるのですが、その中でも特に士業の方に多くお使いいただいています。

 

主な機能

 

トースターチームの主な機能として、大きく5つの機能をご紹介します。

1つ目は、文書マニュアルの作成です。当社の方でマニュアルの型を用意しておりますので、どなたでも簡単にマニュアルを作成いただけます。2つ目は、動画マニュアルの作成です。文書マニュアルにも動画を挿入いただけるのですが、スマートフォンの専用アプリで、簡単に動画と静止画のマニュアルを作成いただけるという機能です。

3つ目は、用語集の作成。マニュアル作成にあたって、専門用語や難しい言葉は使わないようにと先ほどお伝えしましたが、用語集に登録いただくことで分からない・知らない言葉があってもすぐに確認いただけます。

 

4つ目は、社内Wiki・掲示板機能です。日報や週報、議事録など、マニュアル以外の社内で共有する情報も作成いただけます。

5つ目は、皆さまの業界ニュースや社員の方に知っていただきたいニュースを一箇所にまとめるクリッピング機能です。

 

※当日のセミナーでは、マニュアル作成の一連のデモを実演いただきました。

ご希望の方は、下記よりお申し込みください。

 

トースターチーム デモ・資料請求

https://toaster.how/

 

トースターチーム公式Youtubeでも、マニュアル作成の動画を公開中です!

具体的な活用例

 

次に、トースターチームの具体的な活用事例をいくつかご紹介します。

 

まずは、事務所用のマニュアルとしての活用事例です。申請書類の作成方法やシステムの操作方法、総務庶務関連やオフィスルールなどありとあらゆるものを作成可能です。また、お取引先によって業務の進め方が異なる場合も多いかと思います。お取引先ごとに、対応方法や手順やフロー作成、共通してのマニュアル作成が可能で、それぞれ分けての管理もできます。

 

業務の中で、それぞれの顧問先様から何回も同じような質問を受ける場合もあるかと思うのですが、外部への公開もできますので、スムーズな顧客対応が可能です。例えば、顧問先様が使われているクラウドサービスの操作方法をトースターチームでマニュアル化するなどですね。また、ニュースボード機能で法改正に関するニュースのストックをしていただき、それをもとにディスカッションや知識の底上げにも活用いただけます。

 

※こちらで、社会保険労務士法人様での活用事例をご紹介されています。併せてご覧ください。

「クライアント提供用のマニュアルが業務効率化と顧客満足度を実現」:社会保険労務士法人 三交会 様

 

失敗しないマニュアル作成のポイント

 

トースターチームを導入いただくことによって、解決できる課題は多くあるのですが、かといって導入しただけですべてが自動で解決されるということでもありません。

ここで、失敗しないマニュアル作成のポイントについてご紹介します。

 

まずは、専任の担当者をつけていただくことです。マニュアル作成というのは、通常の業務にプラスαで発生するものですから、手が空いた人が進めておくというようでは中々前に進みません。なので、ぜひ専任の方を任命いただきたいと思います。

 

次に、マニュアル作成の時間を確保することです。空き時間でマニュアル作成をするということでは、頓挫しがちです。毎日必ず30分は確保するなど、マニュアル作成にかける時間をスケジューリングいただくことをおすすめします。

 

3つ目は、プロジェクトを組んで、複数人で作成することです。どなたかお一人に任せる、複数の方に任せるけれどもプロジェクトを組むわけではないというパターンも、失敗しがちです。複数人でプロジェクトを組んで、レビューすることによってマニュアルの分かりやすさ・品質を上げることができます。

 

それから4つ目、目標や期限を立てる。いきなりすべての業務のマニュアルを作成しようとしても大変なので、優先順位をつけることをおすすめします。また、マニュアル作成の前には、誰のために・なぜ作るのかという目的を明確にし、いつまでに作成し終えるのかという期限を設けていただくとよりスムーズかと思います。

 

最後は、最新の状態に更新することです。マニュアルは、必ず更新しなければならないものです。一度作ったら完成というものではなく、更新し続けることによって、実際の業務で使えるものになります。

 

ご導入後のサポート体制

 

トースターチームにご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお問合せいただきまして、私の方から詳しくご説明させていただければと思います。

 

導入後のサポートも充実しており、電話とメール両方での対応が可能ですので、ご安心ください。皆さまの課題をお伺いした上で、トースターチームで解決する方法や運用についてご提案させていただきます。

 

トースターチームで業務改善

 

本日、トースターチームについてご紹介させていただきましたが、マニュアル管理ツールが事務所運営において絶対に必要かというと、そうではないと思います。

 

ですが、今回セミナーにご参加いただいている皆さまは、業務効率化や事務所を良くしたいという思いをお持ちかと思います。日々お忙しい中で、そういったプラスαの取り組みは大変かと思いますが、社内のナレッジを蓄積して効率化するにあたっては、早いに越したことはないかと思います。

 

社内のナレッジ共有について、お悩みをお持ちの方は、ぜひトースターチームにご相談ください!

 

TECO Designでのトースターチーム活用方法(TECO Design 杉野)

 

猪岡様、お話いただきましてありがとうございます。続いて、TECO Designでの活用方法についてご紹介いたします。

当社独特の使い方もあるかと思いますが、ご参考にしていただければ幸いです。

 

いきなりですが、TECO Designの掟というものがありまして、その中に「個人的な隠しマニュアル禁止」というものがあります。

 

 

先ほど猪岡様がお話されていた、担当者を決めて進めるということとは反対かもしれませんが、自分が工夫をしてマニュアルや雛形を作って手元に置くのは悪いことなんですね。自分で作ったものは、トースターチームで共有しましょうというルールにしているのですが、各自が自由に作成してどんどん共有してくれています。

 

先ほど外部への公開というお話もありましたが、当社では必要な情報などを簡単なガイドブックのようにまとめて、そのURLをお客様にお送りしています。

動画も入れていて、分からないところがあったとしたらまずはそちらをご覧いただいています。

 

それから、社内向けのナレッジ共有では、入社された方向けのオンボーディング資料もトースターチームで作成しています。入社初日に半日くらいかけて読んでもらうので結構疲れるかと思いますが、誰が何をしているのか?迷ったらどうすれば良いのか?が全部書いてあるんですよね。メンバーの半数がリモート勤務なので、自己紹介動画を載せたり。

 

僕達は、息を吐くように毎日マニュアルを作成しているので、検索しづらい・網羅性が低いという課題があって、マニュアルのまとめページを作成しています。勉強会のバックナンバーをまとめていて、社内のナレッジ共有はすべてトースターチームで完結しています。

 

以前は、Googleドキュメントを使っていたのですが、作るのも読むのも大変でしたね。後は、社労士法人の方では、よく聞かれる質問をまとめておいて業務を効率化しています。よく聞かれる言葉を用語集にまとめておいていて、Slackでよく使われる言葉なんかも入れているんです。

 

それから、人数が増えてくるとなんとなく伝わっていたことが伝わらなかったり、ということもできてきたので、背景や歴史なども踏まえた暗黙知をどんどん書き溜めていっています。暗黙知化していることを表層に出していって、社内文化の醸成・浸透にもトースターチームを活用しています。

 

※上記については、トースターチームの「ノート機能」を使用しています

参考:ノート機能の使い方

 

なぜマニュアルを作成するのか、教える側・教わる側の態度だとか、チームで働くための思想をどんどんノートに書き留めていっています。正直なところ、ニュース機能は活用できていないのですが、本当に日常的にトースターチームを活用しています。

 

アクティブユーザーランキングなんかも、結構見てるんですよ。僕よりもメンバーが使ってくれていると、嬉しいなと思いますし、うまく行っているなと思います。

 

参考:アクティブユーザーランキングについて

 

一問一答形式で、お客様へのマニュアルを作成してくれているのですが、随分業務が効率化されました。以前であれば、電話やZoomで説明をとリクエストいただいてたのですが、URLをお送りすればほとんどの場合は解決しますし、お客様にもナレッジが蓄積されますね。

 

余談ですが、当社内で毎日10〜15分で短い勉強会をしようという話があったんですね。その内容をどこに蓄積しようかと悩んでいたのですが、トースターチームはみんな見ているから入れていこうと。そうすれば、全文検索できるので、新しく入ったメンバーであっても、すぐにキャッチアップができるようになるなと。

 

とりとめなく話させていただきましたが、とにかくTECO Designではトースターチームを毎日・息を吐くように活用しています。ぜひ、無料トライアルをお試しください!

 

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