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CLOUD STATIONを運営するTECO Designでは、クラウド勤怠管理・給与計算クラウドシステムの導入支援を提供しています。
表計算ソフト「Excel（エクセル）」でこれらの業務を行っている企業様もいらっしゃいますが、脱・Excelをしましょうと強くおすすめしています。
Excel（エクセル）であれば追加費用が発生せずに・また他業務での使い方を応用して勤怠管理・給与計算ができる、
という点などに合理性・メリットを感じて使用されていらっしゃる企業様は少なくありません。
本記事をご覧頂いている方の中にも、
「なぜExcel（エクセル）ではダメなのか？」
「クラウドシステムを導入したいが、上司はExcel（エクセル）で十分だと言っている・・・」と
感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
パソコンが故障した場合、Excel（エクセル）ファイルがうまく開けなくなった場合などに備え、定期的なバックアップはしていますか？
すぐにデータを回復できないと、給与計算が間に合わず、給与の遅配が発生する可能性もあります。
また、それだけに留まらず、労働保険の年度更新や年末調整といった毎月の給与計算のデータが必要となる、年度業務にも影響がでます。
また、Excel（エクセル）ファイルを定期的にバックアップしていたとしても、PCトラブルはいつ発生するのか予測ができません。
もしもバックアップ直前になにかが起こったら？それによって給与遅配などのトラブルが発生したら？どうでしょうか。「慣れていて便利だから」「コストが発生しないから」といったメリットのみでなく、起こりうるリスクについて考えることが重要です。
一番最初に「Excel（エクセル）給与計算システム」を作成した担当者の方は、網羅性と完成度が高いマニュアルを作成し、場合によっては後任に引き継げる体制を作っていますか？
そうでないと、その担当者の方以外には給与計算システムが使えない・仕組みがわからない状態になっているということです。また、仮に口頭で引き継いだとしても、伝え漏れ・メモのし忘れなどが発生する可能性もあります。
上記のように、作業工程やメンテナンス方法が属人化し、作業が引き継げなくなり、特定の誰かしかできなくなってしまいます。
・その担当者のパソコンでないと正常に動作しないようになっている
・数式がひも解けないほど複雑で、後任者が修正できずに非効率な状態が続く
・どのファイルが最新版なのかが分からない
余談ですが、神楽坂ショールーム「CLOUD STATION（クラウドステーション）」の協賛企業でもありますoplus社では、こういったあまりに複雑な数式が組まれていて、もう他の誰もメンテナンスできなくなってしまったファイルのことを「魔改造Excel」と呼んでいるそうです。
②の属人化と関連しますが「Excel（エクセル）給与計算システム」を作成した担当者が、
ずっと在籍し続ける・きちんと引き継ぎをして辞める・・・とは限らないのではないでしょうか。
急な怪我や体調不良、また家族のご事情で引き継ぐ間もなく退職せざるを得ない状況は、どの従業員にも等しく発生しうることです。
給与計算担当だけは絶対に退職しない、絶対に倒れない、絶対に家族も健康である・・・もしくは、すぎに代わりの人を採用できる、というようなことを前提として、業務フローを組んでいる企業が多いような印象を持っています。
また属人化が進むことで、「給料を上げてくれないとわたしはこのまま辞めますよ」と交渉のカードになってしまう可能性もあります。
さらには、担当者の業務の細部や難易度がわからないまま、正しく評価をできない、ということにもなります。
このような事が起こったら、自社内で給与計算業務をし続けるべきか、という検討も始める必要があります。
社会保険労務士事務所などに給与計算業務を外注する、といった手段も選択肢の一つですが、
退職や休職などにより、大至急外注化に切り替えることになれば、十分に社会保険労務士事務所を比較検討する時間もなく、
結果として割高な見積もりをそのまま受け入れてしまうなんていうことも発生し得ます。
皆さんご存知のように、社会保険料の料率は毎年変更されます。
労務担当にとっては、入退社手続きやイレギュラーな給与計算が発生し、何かと慌ただしくなる春のシーズンに、細かな改定に確実に対応しなければなりません。これら全部を遅滞なく、手作業・目視で管理し続けられるのでしょうか。
事業所が複数の都道府県に存在していたり、雇用保険料料率の異なる事業を展開されている企業であれば、尚更大変です。ひとつずつ手で入力するため、間違った値を入力し、保存してしまう可能性があります。
更新がうまくできなかったり、間違った料率が設定されていたりと、誤った社会保険料を控除してしまった場合には精算処理が必要になり、担当者の通常業務に加えて作業工数が発生します。
さらに、本来よりも低い金額を数ヶ月分誤って控除し、事後的にまとめて納付して精算するような場合、本人・会社負担分の合計額が思いもよらない金額に膨れ上がっていることもあります。
遡及して控除する場合、本人の差引支給額（手取り金額）が極端に少なくなり、従業員の生活に影響が及びます。中小企業では、些細なイレギュラーなキャッシュフローの動向が、会社全体の業績に大きく関わってくることも少なくありませんので、延滞金の発生は避けておきたいことです。
年をまたいで気がついた場合には、再年調（申告内容の訂正が必要となり、年末調整をいちからやり直すこと）が必要になることもあり、従業員本人に確定申告をお願いせざるを得ないこともあります。さらに3月（年度）をまたいで気づいたとすると、場合によっては年度更新など手続きの修正申告が必要になる可能性だってあります。
法改正関連の情報を、完全・完璧に収集して理解できいる方は、どれくらいいらっしゃるのでしょうか。
ある日、思いもよらない改正が行われたり、改正に気が付かなかったりすることもあると考えると、正しい法解釈を以てExcelの設定変更をできる方は、限られるというのが現実だと思います。
また、それができたとしても、日々の業務をこなしながら、そのExcelの動きを全員分検証したり、開園する工数を確保できるかは保証できないことです。
また、気にするべきは法改正や料率改定だけではありません。自社のルールである、「就業規則」にも気を配る必要があります。
・残業の計上の仕方、割増計算の割増率が変更になる
・新しい手当の追加
・既存の手当の運用ルール変更 など
このようなことが発生すると、また数式や各設定などを見直す必要がありますが、こちらも漏れなく行うことができるとは限りません。
給与計算をExcelで行っていると、他のシステムとは連携されていないことがほとんどかと思います。
例えば、精算した経費金額を自動反映することができず、別途入力作業が必要になっていると、ミスの可能性がまたひとつ増えることになります。同様に、給与計算の結果を経理仕訳に反映させる場合でも、別途経理の入力作業が必要になります。同じ「金額の入力作業」を何度も別なタイミングで繰り返すということは、非効率的と言えるでしょう。
また、その時々に必要な各種の帳票類を（ゼロから自分で作らない限り）自動生成することができません。
例えば、リモートワーク手当などの手当項目を新しく追加するなど、帳票の形式が変更になった場合は、またそれを整える作業が必要となりメンテナンスコストが想定外にかかってきます。さらには、給与計算の結果を反映した振込データ・FBデータ（インターネットバンキングに必要）を生成することもできないため、毎月の給与振込業務も工数が多くなる上、ミスをするリスクも高くなります。また、毎月の給与明細書のプリント・封入・配布作業も必要になりますので、全体を通じて給与計算の工数を減らすことは難しい状況になってしまいます。
また、定時決定・随時改定や労働保険の年度更新、年末調整といったシーズンごとのイベントに対応しきれないことがほとんどだと思います。
別途データを加工し対象者を判定することから、実際の計算までをゼロから構築しなければなりませんので、やはり効率的ではありません。
Excelなどの表計算ソフトを用いての給与計算は、低コストで合理的だとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、これまでご紹介しましたようにリスク、デメリットを考えると、効率的・合理的とは言えないとお分かりかと思います。
時間と手間がかかりリスクもある業務を、月額300円/従業員、程※で解決できるのが、クラウドシステムです。
より正確で、迅速な給与計算の強い味方であり、人数や事業内容に関わらず効率的かつリスクをおさえながら業務を遂行することができます。
CLOUD STATIONでは、定期的なウェビナー開催・無料のオンライン相談をお受けしています。
まずはお気軽にご相談ください！
