MENU

必ずおさえておくべき、エクセルで給与計算し続けることによる5大リスク。|CLOUD STATION BLOG|人事労務関連SaaSを体験できる「クラウドステーション」

BLOG

ブログ

必ずおさえておくべき、エクセルで給与計算し続けることによる5大リスク。

Pocket

CLOUD STATIONを運営するTECO Designでは、クラウド勤怠管理・給与計算クラウドシステムの導入支援を提供しています。、表計算ソフト「Excel(エクセル)」でこれらの業務を行っている企業様もいらっしゃいますが、脱・Excelをしましょうと強くおすすめしています。

 

Excelであれば追加費用が発生せずに・また他業務での使い方を応用して勤怠管理・給与計算ができる、という点などに合理性・メリットを感じて使用されていらっしゃる企業様は少なくありません。

本記事をご覧頂いている方の中にも、「なぜExcelではダメなのか?」、もしくは「クラウドシステムを導入したいが、上司はExcelで十分だと言っている・・・」とお思いの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

本記事では、なぜExcelで給与計算をし続けることのリスクや、果たしてExcelを利用することは合理的なのか?について解説します。

 

① データの保管が万全ではない

 

パソコンが故障した場合、Excelファイルがうまく開けなくなった場合などに備え、定期的なバックアップはしていますか?

すぐにデータを回復できないと、給料遅配が発生する可能性も低くありません。

また、それだけに留まらず、労働保険や年末調整といった、重要な手続きにも影響がでます。

 

また、Excelファイルを定期的にバックアップしていたとしても、PCトラブルはいつ発生するのか予測ができません。

もしもバックアップ直前になにかが起こったら?それによって給与遅配などのトラブルが発生したら?便利だから、コストが発生しないからといったメリットのみでなく、起こりうるリスクについて考えることが重要です。

 

② 属人化を加速させます

 

一番最初に「Excel給与計算システム」を作成した担当者の方は、網羅性と完成度が高いマニュアルを差作成し、後任に引き継げる体制を作っていますか?

 

そうでないと、その担当者の方以外には使えない・仕組みがわからない状態になっているということです。また、仮に口頭で引き継いだとしても、伝え漏れ・メモのし忘れなどが発生する可能性もあります。

 

このようなことによって、作業工程やメンテナンス方法が属人化し、作業が引き継げなくなるー特定の誰かしかできなくなってしまいます。

 

・その担当者のパソコンでないと正常に動作しないようになっている

・数式がひも解けないほど複雑で、後任者が修正できずに非効率な状態が続く

・どのファイルが最新版なのかが分からない

 

余談ですが、神楽坂ショールーム「CLOUD STATION(クラウドステーション)」の協賛企業でもありますoplus社では、こういったあまりに複雑な数式が組まれていて、もう他の誰もメンテナンスできなくなってしまったファイルのことを「魔改造Excel」と呼んでいるそうです。

 

 

③ 担当者の退職リスク

 

② 属人化と関連しますが「Excel給与計算システム」を作成した担当者が、ずっと在籍し続ける・きちんと引き継ぎをして辞める・・・とは限らないのではないでしょうか。急な怪我や体調不良、また家族のご事情で引き継ぐ間もなく退職せざるを得ない状況は、どの従業員にも等しく発生しうることです。

 

どうも給与計算担当だけは絶対に退職しない、絶対に倒れない、絶対に家族も健康である・・・というようなことを前提として、業務フローを組んでいる企業が多いような印象を持っています。

 

また、「給料を上げてくれないとわたしはこのまま辞めますよ」と交渉のカードになってしまう可能性だってあります。これは、Excelの操作に熟練していて、かつ総合的な給与計算の知識がある人員を新たに採用することは、簡単ではないということでもあります。

 

このような事が起こったら、自社内で給与計算業務をし続けるべきか、という検討が必要になるでしょう。社会保険労務士事務所などに給与計算業務を外注する、といった手段も選択肢の一つですが、大至急外注化に切り替えなければならないと、十分に事務所を比較検討する時間もなく、結果として割高な見積もりをそのまま受け入れてしまうなんていうことも発生し得ます。

 

④ 完璧な法令遵守が難しい

 

保険料率の更新を100%やりきれるか

 

皆さんご存知のように、社会保険料の料率は毎年変更されます。

 

  • 毎年3月分(4月納付分)から改定される健康保険料率、介護保険料率。4月分(5月納付分)からで変更になったというイレギュラーな年もありました。
  • 毎年4月分より変更となる雇用保険料率。
  • 2017年9月を最後にしばらく料率改定のない厚生年金保険料。(変更時期は定かではありません)

 

労務担当にとっては、入退社手続きやイレギュラーな給与計算が発生し、何かと慌ただしくなる春のシーズンに、細かな改定に確実に対応しなければなりません。これら全部を遅滞なく、手作業・目視で管理し続けられるのでしょうか。

 

事業所が複数の都道府県に存在していたり、雇用保険料料率の異なる事業を展開されている企業であれば、尚更大変です。ひとつずつ手で入力するため、間違った値を入力し、保存してしまう可能性があります。

 

更新がうまくできなかったり、間違った料率が設定されていたりと、誤った社会保険料を控除してしまった場合には精算処理が必要になり、担当者の通常業務に加えて作業工数が発生します。

 

さらに、本来よりも低い金額を数ヶ月分誤って控除し、事後的にまとめて納付して精算するような場合、本人・会社負担分の合計額が思いもよらない金額に膨れ上がっていることもあります。

 

遡及して控除する場合、本人の差引支給額(手取り金額)が極端に少なくなり、従業員の生活に影響が及びます。中小企業では、些細なイレギュラーなキャッシュフローの動向が、会社全体の業績に大きく関わってくることも少なくありませんので、延滞金の発生は避けておきたいことです。

 

年をまたいで気がついた場合には、再年調(申告内容の訂正が必要となり、年末調整をいちからやり直すこと)が必要になることもあり、従業員本人に確定申告をお願いせざるを得ないこともあります。さらに3月(年度)をまたいで気づいたとすると、場合によっては年度更新など手続きの修正申告が必要になる可能性だってあります。

 

法律改正に確実に対応できるか

 

法改正関連の情報を、完全・完璧に収集して理解できいる方は、どれくらいいらっしゃるのでしょうか。

 

ある日、思いもよらない改正が行われたり、改正に気が付かなかったりすることもあると考えると、正しい法解釈を以てExcelの設定変更をできる方は、限られるというのが現実だと思います。

また、それができたとしても、日々の業務をこなしながら、そのExcelの動きを全員分検証したり、開園する工数を確保できるかは保証できないことです。

 

就業規則を改定しても、見直しが必要

 

また、気にするべきは法改正や料率改定だけではありません。自社のルールである、「就業規則」にも気を配る必要があります。

 

・残業の計上の仕方、割増計算の割増率が変更になる

・新しい手当の追加

・既存の手当の運用ルール変更 など

 

このようなことが発生すると、また数式や各設定などを見直す必要がありますが、こちらも漏れなく行うことができるとは限りません。

 

⑤ 他システムとの連携余地

 

会計システム・経費精算システム

 

給与計算をExcelで行っていると、他のシステムとは連携されていないことがほとんどかと思います。

 

例えば、精算した経費金額を自動反映することができず、別途入力作業が必要になっていると、ミスの可能性がまたひとつ増えることになります。同様に、給与計算の結果を経理仕訳に反映させる場合でも、別途経理の入力作業が必要になります。同じ「金額の入力作業」を何度も別なタイミングで繰り返すということは、非効率的と言えるでしょう。

 

各種の帳票が出ない

 

また、その時々に必要な各種の帳票類を(ゼロから自分で作らない限り)自動生成することができません。

 

帳票の形式が変更になった場合は、またそれを整える作業が必要になってしまいます。さらに、計算結果を反映した振込データ(インターネットバンキングに必要)を生成することもできず、毎月の給与明細のプリント・封入・配布作業も必要になりますので、給与計算の工数を減らすことは難しい状況になってしまいます。

 

定時決定・随時改定や年末調整

 

また、定時決定・随時改定や労働保険の年度更新、年末調整といったシーズンごとのイベントに対応しきれないことがほとんどだと思います。

 

別途データを加工し対象者を判定することから、実際の計算までをゼロから構築しなければなりませんので、やはり効率的ではありません。

 

◆結論:決して合理的とは言えない5つのリスク

 

Excelなどの表計算ソフトを用いての給与計算は、低コストで合理的だとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

ですが、これまでご紹介しましたようにリスク、デメリットを考えると、効率的・合理的とは言えないとお分かりかと思います。

 

時間と手間がかかりリスクもある業務を、月額300円/従業員程※で解決できるのが、クラウドシステムです。

より正確で、迅速な給与計算の強い味方であり、人数や事業内容に関わらず効率的かつリスクをおさえながら業務を遂行することができます。

 

CLOUD STATIONでは、定期的なウェビナー開催・無料のオンライン相談をお受けしています。

まずはお気軽にご相談ください!

※プランなどによります

 

・・・

 

◆神楽坂駅徒歩すぐ!CLOUD STATIONでは、各種人事労務システムを展示しています。実際に操作頂きながら、専門のスタッフに運用についてご相談いただくことも可能です。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、完全予約制としております。

ご予約はこちらから

 

◆完全無料のオンライン相談もお受けしております。

【相談内容の一例】

  • クラウド化を進めたいが、どのサービスを選ぶのがよいか分からない/迷っている
  • 自社独自の勤怠管理システムを利用しているがメンテナンスをする時間がない
  • 担当者が退職してしまったなど、クラウド化を進めたいがうまく移行できるか不安がある
  • クラウド化すると、どれくらい費用がかかるのか知りたい

ご予約はこちらから

 

◆月に一回、その月の人気記事や注目情報をお届けするメルマガ配信中です!

下記フォームよりお気軽にお申し込みください。