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【6業種別に解説!】勤怠管理システム選定のポイント集

本記事では、業種別勤怠システム選定時に気をつけたいことについてご紹介します。

 

製造業

 

製造業を営む企業がシステムを導入する場合には、まず工場などの製造現場の打刻・申請環境を確認しましょう。

 

例えば、従業員数に対して打刻をする端末(PCなど)が足りていなかったり、打刻をするために何かしらの操作が必要な場合だと、打刻待ちの行列ができたりと不要な待ち時間が発生します。このようなことを防ぐために、交通系のICカードをかざすだけで出退勤の打刻ができるような機能のシステムを選ぶことがおすすめです。

【例】

KING OF TIME 

HRMOS勤怠 by IEYASU

Touch on TIME

 

また、HRMOS勤怠(IEYASU勤怠)のようにQRコード打刻ができるシステムであれば、電源・設置場所不要のためこちらもおすすめです。

 

チェックリスト
  • 現場の打刻環境の確認
  • 現場の申請環境の確認(端末は足りているか、IT機器に不慣れな従業員はどのくらいいるのか)
  • 全国に営業所がある場合の対応(各営業所に端末は足りているか、営業所ごとのローカルルールはないか)

 

 医療・介護

 

医療・介護現場では、常勤・非常勤、事務スタッフ、看護師、医師、介護士、ケアマネージャー・・・、医療・介護現場では多様な勤務形態・職種の方が勤務しています。また、シフトも日勤・夜勤・当直など種類が複数あるため、従業員全体の勤怠を正しく管理することが難しい場合が多いです。施設ごとに特殊なルールもあるかと思いますので、それらを書き出して把握し、対応すべき内容を絞った上でシステム選定をしましょう。場合によっては、当初はすべての従業員に適用しない、ということも検討した方がよいかもしれません。

 

チェックリスト
  • 夜勤に対応したシステムか・日数(回数)をカウントできるか
  • 早上がりや早めの休憩をした場合に処理ができるか
  • 多様な職種の働き方に対応できるか(事務スタッフ、看護師、医師、常勤・非常勤など)
  • 業務内容により時給が異なる場合、分けて管理・集計ができるか

 

飲食

 

飲食業においては、店舗に占める正社員の割合が少なかったり、一日のうち忙しい時間が偏っていたり、シフトの作成・管理を大変だと感じている店長の方も多いのではないでしょうか。まずは、現状の運用でシフト作成・管理に課題はないのか、問題なくスムーズにできているのかを現場に確認しましょう。

 

また、同一店舗であっても勤務曜日によってアルバイトの方の時給が異なったり、勤怠管理や給与計算のルールが複雑化する傾向にあります。システム比較の前段階として、各店舗の運用ルールや打刻のための端末の有無、管理者である店長の方のITリテラシーがどの程度かなど、しっかりと現状把握をすることが重要です。

 

チェックリスト
  • シフトを組めているか・勤怠管理システムへの移行は可能な状態か
  • 時間帯・曜日・店舗によって時給が異なる場合、別途集計ができるか
  • 休憩時間、出入りなど複数回打刻に対応しているか
  • 他店舗への応援対応をシステム化できそうかどうか
  • 有給などの申請方法の確認
  • 承認者である店長はシステムを使いこなすことができそうか

 

【CLOUD STATIONではシフト管理システム「oplus」をお試しいただけます】

oplus

協賛企業インタビュー シフト・勤怠管理サービスoplus oplus株式会社 杉原和樹様

 

小売

 

小売業の場合には、店舗にPCなどの打刻に使える端末が無い場合も少なくないかと思います。そもそもどのように・どこで打刻をするのか、を検討することが重要です。また、スタッフの入退社が頻繁にある場合には、教える側の負担が少ないようなわかりやすく操作しやすいシステムを選ぶことをおすすめします。

 

チェックリスト
  • シフトを組めているか
  • 有給などの申請方法の確認
  • 打刻ができる環境かどうか
  • 入退社が多い場合には、打刻方法が確立されているかどうか
  • 他店舗への応援対応

 

 IT

 

IT業界では、裁量労働制を導入している企業が比較的多くいらっしゃるように思います。あらかじめ労使間で決められた労働時間を働いたとみなす制度で、その時間よりも実労働時間が多くなったとしても残業代を支払わないようなルールの場合が多くあります。

そもそも、この裁量労働制が正しく運用されているかどうかを確認しましょう。また、システムによっては裁量労働制に対応していないものもありますので、要チェックです。

 

チェックリスト
  • 自由度が高すぎて働き方に自動処理ができなくなっていないか
  • 振替休日・有給休暇の制度は複雑すぎないか
  • 本来の課題は何か、それを解消するためには何が必要か
  • 裁量労働制の場合、運用が正しくされているか

 

 

建設

 

建設業界では現場と自宅の直行直帰がしばしば発生すると思いますので、その場合の現状のルールとそれに対応するためにはどのような機能(条件)が必要かを整理しましょう。また、工数管理の必要があるのかどうかについても、確認しておきましょう。

 

参考

【比較記事】工数管理ができるクラウド勤怠管理システム〜ジョブカン・HRMOS勤怠 by IEYASU〜

 

チェックリスト
  • 建築現場で打刻する場合、打刻環境があるか
  • 直行直帰の処理ができるか
  • きちんと残業代の支払いをしているか
  • 工数管理の必要があるか

 

以上、各業種の特徴も踏まえ、気をつけたいポイントをご紹介しました。

 

加えて、いずれの業界にも共通する課題として「振替」「労使慣行」があります。

 

先に挙げたような業種ごとの特徴は、サービス選定をしっかり行うことによってクリアすることができます。一方で、自社で慣例的に行っている独自ルール(遅刻◯分まではノーカウント、など)がある限り、システムを有効活用することは難しい場合が多いです。絶対的に必要なものでない場合には、システムに合わせて就業ルールを見直してはいかがでしょうか。

 

導入するシステムと就業ルールが明確になったら、従業員や管理者など「労務担当者以外」が正しく理解して運用できるように準備・設定をしましょう。また、テスト運用を入念に実施し、問題点を予め洗い出しておくことも重要です。

 

以上の内容を、こちらの動画でもご紹介しています。

併せてご覧ください。

 

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