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本記事では、年末調整をペーパーレス化するための第一歩として、主要人事労務クラウドシステムを徹底比較してまいります。
「今年こそ、年末調整を効率化したい！」
「脱手作業、ペーパーレス化を実現したい」
「せっかくだから、給与計算もクラウド化したい」
などとお考えの方は、ぜひご一読ください！
はじめに
年末調整のペーパーレス化にあたって、まず決めるべきことは「どこまでシステム化するか」です。
具体的に、①年末調整のみ ②給与計算全般まで の2パターンでは、どのように効率化されるのかを整理しましょう。
◆年末調整 業務フロー
事前準備
↓
配布
↓
回収
↓
並び替え
↓
チェック
↓
催促・督促
↓
差し戻し
↓
回収内容の入力
↓
計算
↓
配布
↓
申告
↓
再発行
↓
保管
①年末調整のみ
こちらの場合には、事前準備〜従業員への督促がシステム化・効率化されます。
具体的には、書類を印刷・配布したり、提出された内容を確認したり、期日通りに提出されなかった場合には催促したり・・・といった業務が対象です。
②給与計算全般
こちらでは、全工程がシステム化・効率化されます。
給与明細の発行もオンライン化できますので、通常の給与計算業務も大幅に変えることができます。
次に、年末調整のペーパーレス化実現のためのスケジュールを考えましょう。
12月：年末調整計算 実施
11月：年末調整チェック、従業員への案内
10月：担当者ご自身が、年末調整システムを理解している・使用して給与計算ができるようになっている
9月：システム導入のための社内稟議承認を得る
8月：導入するシステムの決定
7月：システムの選定
こちらはあくまで一例ですが、年末調整は全社に関わること。
システムを変える＝担当者・従業員のやり方を変える、費用が新たにかかる（直接コストが増える場合もある）ものですので、影響範囲が広いのです。
直属の上司だけでなく、他部門の役職者にも説明する必要がある企業様も少なくないでしょう。
こう考えると、なかなか悠長にはしていられなさそうだという状況が見えてきました。
また、システムの選定のためには「自社の課題整理」「毎年の実施状況」「従業員のリテラシー」などの社内の情報を整理することが重要。これと並行して、「どのシステムでどこまでできるのか」と情報収集することも、もちろん必要なことです。
下記では、主要人事労務クラウドシステムを比較してご紹介します。
システム比較
freee人事労務
freee人事労務は、入退社・勤怠管理・給与計算を一気通貫して行うことができます。主な機能は給与計算ですので、最終所得税額の計算もこの製品内でバッチリです。
年末調整は、管理者側の画面で 「誰がどの段階まで終えているか」と進捗を簡単に・わかりやすく確認できる機能も。
freee申告を追加利用することで、申告までも完了することができます！
他のシステム・方法（Excelなど）で計算した1年分の賃金をインポートできますので、freee人事労務で「①年末調整だけシステム化・ペーパーレス化」することもできなくはないのですが、あまり想定されたやり方ではありません。
その場合には、年末調整業務が落ち着いた後、給与計算も移行していただくことをおすすめします。
→ ②給与計算全般 に適しています！
ジョブカンシリーズ
ジョブカン給与計算には、年末調整機能が組み込まれています。当然ながら、最終所得額の計算もできます。
また、従業員が年末調整を行う際には、ログインなしでできる便利機能も！管理者から配布されたURLから、アンケート形式で回答すれば完結できるので、従業員側の作業も効率化されます。
ただ、こちらもfreee同様に、不可能ではないのですが年末調整機能だけの利用はあまり想定されていません。せっかくですので、機能をフル活用された方が有効に使っていただけるかと思います。
→ ②給与計算全般 に適しています！
マネーフォワードクラウド年末調整
こちらは、年末調整に特化したクラウドシステムで、単体での利用が可能です！
管理者側の画面では、各従業員がどこまで進めたかの進捗確認が可能。また、自動で督促メールを送信したり、一部の項目だけの部分差し戻しができたりと、担当者の方にとって嬉しい機能が備えられています。
現在他の給与計算システムを使っていて、かつ それを変えない場合には、特にオススメのクラウドシステムです。
また、マネーフォワードクラウド給与を使っている場合には、1年分の賃金支払い結果をそのまま年末調整に連携できますので、業務をより効率化することができます！
→ ①年末調整のみ ②給与計算全般 両方可能です！
SmartHR
SmartHRは、労務管理クラウドです。そのため、給与計算（最終税額計算）機能はありませんので、ご注意ください。
もちろん、他の給与計算システムとのデータ連携は可能ですが、あくまで「計算」はされません。月額利用料や導入にかかる人的コストを考えると、年末調整のためだけに使用するのはコストに見合わないような印象があります。
（30人未満の場合には無料で使用できますので、利用される人数によります）
ただし書類の配布・回収などの業務にかなりの工数がかかっていますので、いままったくクラウドを利用していない年末調整をされている事業所では十分効果を発揮できます！
税額の計算は他のシステムが必要ですので、いまお使いのシステム、マネーフォワードクラウド年末調整と組み合わせるなどを検討が必要です。例えば、年間の給与計算結果をマネーフォワードクラウド年末調整に取り入れます。アンケート形式のマルフ回収はどちらもできることですが、SmartHRで回収した結果をマネーフォワードクラウド年末調整に取り入れることができます。
源泉徴収票の配布も、マネーフォワードクラウド年末調整・SmartHRのどちらでも可能です（後者の場合には、計算結果をCSVで取り入れる必要性あり）
この場合「年末調整」だけを考えると、マネーフォワードクラウド年末調整でも十分ではあります。ただし実際のところは年末調整にいたるまでの給与計算や、社保手続きおいったそれ以外のバックオフィス・人事労務業務全体のシステム化・ペーパーレス化を検討せざるを得ないということが多いかと思います。SmartHRを検討されている方は、ぜひご参考になさってください。
◆年末調整 業務フロー
事前準備
↓
配布
↓
回収
↓
並び替え
↓
チェック
↓
催促・督促
↓
【SmartHRではこちらまで対応可能】差し戻し
↓
回収内容の入力
↓
計算
↓
配布
↓
申告
↓
再発行
↓
保管
手順のおさらい
以上、ご紹介しました内容を、おまとめしました。
① プランを決める（年末調整のみ or 給与計算すべて）
② クラウドシステムを決める
③ スケジュールを立てる
④ 担当者を決める（プロダクト選定、稟議、社内調整など）
また、給与明細や源泉徴収票のオンライン配布のみを希望されている場合には、HRMOS勤怠（旧 IEYASU）が安価でおすすめです！
最初から全社に展開するのはご不安がある場合には、人事部や総務部、管理部など関係部門でお試しいただくことも有効です。2022年8月には、無料で使用できる「HRMOS年末調整」が提供予定だそうですので、ご検討されてはいかがでしょうか。こちらもSmartHRと同様、回収までをラクにするシステムとなる予定です。
参考：無料のクラウド年末調整申告システム 「HRMOS（ハーモス）年末調整」を8月中旬に提供開始
以上の内容を、下記動画でもご紹介しています。
ぜひ、併せてご参照ください！
・・・
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