【クラウド給与計算システム】産前産後休業取得時の従業員マスタの設定方法

2021年6月、「男性版産休」などが盛り込まれた改正育児・介護休業法が成立しました。これに伴い、企業に対して男性従業員に休みの取得を個別に促したり、制度の説明をしたりすることが義務づけられます。

 

「男性版産休」新設、最大４週間…改正育児・介護休業法など成立/読売新聞

 

労務担当の方においては、本法改正の対応や、産休取得者が増えたことを想定しての対応でお忙しいのではないでしょうか。

 

本記事では、「産前産後休業を取得した従業員のマスタ設定」についてご紹介します。例としてマネーフォワードクラウド給与を使用しましたが、freee人事労務を使用されている場合でも考え方はほぼ同じです。

 

パターン1　給与明細の直接編集

 

従業員マスタから自動作成された給与明細の各金額を、逐一「0円」に編集します。
一つの給与計算（賞与）につき一つメモを保存することができるので、複数人で給与計算を担当されている場合などは「〇〇さん　産休取得のため0円に編集」と情報を残しておくと便利でしょう。

また、従業員マスタでは、各従業員についてのメモを保存することもできます。いずれのメモも「管理者のみ」閲覧可能です。

 

操作は単純ではあるものの、毎月手作業が発生してしまうため、非効率的かつ編集し忘れるリスクがあります。

 

パターン2　従業員マスタを社会保険非加入にする

 

従業員マスタの「健康保険料」「厚生年金保険料」を0円に設定し、社会保険非加入の状態にします。
そうすることで、給与計算の自動計算を行った際に、社会保険料が控除欄に載る事はありません。

 

従業員マスタを一度編集してしまえば、追加の設定は必要ないため効率的な方法ではあります。一方で、実態としては「社会保険に加入しているが、該当期間は免除されている」状態なので、非加入状態にするのは「正しい状態」とは言えません。

 

パターン3　従業員マスタに一工夫

 

支給の欄に、固定給（基本給＋各種手当）を合算した金額を調整手当などの任意の名称でマイナスで登録することで、相殺されて0円になります。
同じように、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料を合算した金額を「社会保険料免除分」などの名目でマイナスで登録すると、こちらも同様に0円となります。

 

この設定方法をとることによって、給与の自動計算機能を使い続けることができ、また従業員マスタも適切な状態に保たれます。休業を開始する月、復帰する月は別途手計算・☒が必要ではありますが、他のパターンよりもおすすめの設定方法です。

 

従業員が途中で40歳の誕生日を迎える場合には、介護保険料が変わるため、注意が必要です。また、賞与も手計算が必要ですので、併せてご留意ください。

 

以上、マネーフォワードクラウド給与を使用した場合を例とし、従業員が産前産後休業を取得した場合の従業員マスタの設定方法についてご紹介しました。

 

他記事で詳細をご紹介していますが、会社負担金をクラウド給与計算システム側で調整できないため、会計システムと連携させている場合はパターン3が使えない場合もあります。ご注意ください。

【公開マニュアル】休職者の従業員情報について〜freee人事労務×freee会計を連携した場合〜

 

番外編〜会社負担金のロジック〜

 

パターン1の場合
freee人事労務の場合　会社負担金も0円になりますが、子ども・子育ては残ります。
マネーフォワードクラウド給与　会社負担金は残ります。

 

パターン2の場合
freee人事労務　会社負担金も0円になります。
マネーフォワードクラウド給与　同じく0円になります。

 

直接編集で金額をいくらか残した場合
freee人事労務　会社負担金＝直接編集した給与明細の金額となります。
マネーフォワードクラウド給与　従業員マスタに設定してある等級に対応する額が会社負担金となります。

 

つまり、freee人事労務の場合には直接編集であっても「給与明細に載っている数字と同額」が会社負担分になり、マネーフォワードクラウド給与の場合には「従業員マスタに設定してある保険料額と同額」が会社負担分となります。