本記事では、freee人事労務とfreee会計を連携した際の「休職者、産休・育休取得者の従業員マスタの登録」について注意点をご紹介します。

 

freeeヘルプセンターでは、休職した従業員の設定を下記のように紹介しています。

• メニュー［従業員］より対象の従業員名をクリックし、画面上部の給与支払月を、給与支給が発生しなくなる最初の月に変更します。
• 「基本給と割増賃金」「手当」「控除」「通勤」項目の金額をそれぞれ0円に変更します。
• 社会保険料が免除となっている場合、[社会保険]の項目のチェックを外します。
• 住民税が控除されている場合、[税]の項目内の住民税の金額を0円にした上でそれぞれ保存します。

 

引用元：休職中（産休・育休など）の従業員の情報を編集する／freeeヘルプセンター

 

 

こちらの方法で気になる点としては、休職者が自身の従業員マスタを見た際に、
「社会保険非加入になってしまったのか」「給与が0円になっているのはなぜ」と無用な心配をしてしまうことです。

また給与担当者としても、産休・育休は長期にわたるため、もともとの給与情報が時間の経過とともに把握しづらくなってしまうという点もあります。

 

CLOUD STATIONを運営する株式会社TECO Designでは、上記とは別のやり方をご案内しています。

方法はシンプルで、給与と同額をマイナス金額の手当として一時的に設定するのみです。

社会保険も同様に「社会保険料免除」など の名称でマイナス金額の控除を設定することによって、従業員マスタを変更することなく、「差引支給額を0円にする」という対応が可能です

また、こちらの方法であれば、復職後に上記の手当・控除を削除するだけで、休職以前の状況のマスタをそのまま復元することができます。

 

ただ、freee会計をご利用されている場合には会計側で不都合が発生するため、
TECO Designの方法を取ることによって、会計側での処理が一手間増えますので、各社ご判断ください。

上記の方法では、「社保について会社負担分が発生している」ことになってしまい、社保関連の発生仕訳が連携されてしまいます。

freee人事労務では会社負担金金額を修正できない上、freee会計には「法定福利費」として連携されるため、
給与計算担当と経理担当が別の方の場合、差額の原因がこれであると気が付きにくいということもあります。

 

以上の内容を、こちらの動画でもご紹介しています。

実際の画面もお見せしていますので、ぜひご覧ください。