BLOG
ブログ
BLOG
ブログ
今回、ご縁があり、辻・本郷税理士法人にてDX推進プロジェクトの中心である黒仁田様・鬼澤様に、TECO Design代表の杉野を交えてお話をお伺いする機会がありました。
お二人が現在取り組まれている内容や、目指す方向性についてインタビューさせていただきました。士業事務所の方はもちろんのこと、これからDXに取り組もうと検討されている方、何か新しいことを始めようとお考えの方はぜひご一読ください！
プロフィール
※本記事の情報はすべて公開時点の情報です。
DXプロジェクト開始のきっかけと4つの柱
ーよろしくお願いします。早速ですが、DXプロジェクトのきっかけは何だったのでしょうか？
黒仁田様：きっかけは、業務の属人化解消になるような業務フローを構築したい、という考えでした。業務が属人化されていると、誰かが辞めた時に引き継ぎが困難になってしまったり、引き継ぎ漏れがあったりと、ノウハウやお客様との関係性を1からやり直すことになってしまうんですね。場合によっては、マイナスからのスタートということもあるかもしれません。
お客様とコミュニケーションを重ねながら業務を行うという税理士の業務特性もあり、どうしても属人化しやすいというのが課題としてあります。
100％標準化することは難しいにしても、SaaSやツールを活用して業務の6〜7割を標準化ーマニュアルや各自の取り組みを共有し、人が変わってもできる状態ーにしたいと考えています。
ーコロナ禍においてリモートワークをせざるを得ない状況になりDXに取り組む企業が増えたと言われていますが、働き方の変化も関係あるのでしょうか？
黒仁田様：プロジェクト自体はコロナ禍以前からやってはいましたが、コロナ禍によって働き方が変わって課題や現状が顕在化され、必要性が再認識されたように思います。
ーリモートワークによって、かえって業務の属人化が進んでしまうという側面もあると聞きます。
黒仁田様：情報共有の場がないと、どうしてもそうなってしまいますよね。
業務の属人化は、私たちにとって非常に重要な課題です。SaaSやツールを使ってサービスを標準化できたら、お客様への提案内容や質もより良くなるように思います。
作業的な仕事がシステムによって置き換えられる、ということがDXなのだと考えています。DXプロジェクトを進めることによって、業務の属人化解消のみでなく、サービスの付加価値を生み出すことができることも期待しています。
杉野：SaaSやツールを活用して業務を標準化することによって、プラスアルファの新しいことに着手できるというメリットもありますよね。つまり、事業に付加価値をつけられるチャンスなんじゃないかと考えています。
ー得られるものは、単に業務の標準化・効率化だけではないのですね。DXプロジェクトは何名構成なのでしょうか？
黒仁田様：バックオフィスのDXプロジェクトのコアメンバーは、3名です。加えて、組織の体制として、情報システムグループが7〜8名います。
ーDXをバックアップする体制がおありなのですね。
プロジェクトを開始されて、まず何から取り組まれたのでしょうか？
黒仁田様：DXプロジェクトは去年の秋頃から始めているのですが、最初に取り組んだことは方針を明確にすることで、4つの大きな柱を立てています。
1つ目はお客様のバックオフィスのDXへの提案・改善、2つ目が情報発信で、オウンドメディアやYoutubeでの発信をすること。3つ目がマーケティングのデジタル化でして、士業の場合には知人や金融機関からの紹介でのお客様が多いのですが、積極的に新規開拓していこうとしています。最後、4つ目が当社の主要事業である、会計サービス・顧問のDXです。お客様に提供する会計サービスをデジタル化していこうと考えており、クラウドシステムの契約をしていただいたり、基本的には訪問をせずWeb会議をしたり、リモートでお客様を顧問できるような取り組みをしています。
「リモート面談を実施中！～ Web会議「Google Meet」でご相談いただけます ～」
数年はかかる大規模なプロジェクトになるかな、と見ています。
杉野：私も以前社会保険労務士事務所に勤務していたのですが、入社する何年も前から辞める間際まで、デジタル化・ITツールの活用が課題でした。士業にとってのDXは、一般企業よりも大変かもしれませんね。
先程、黒仁田様が「士業のお客様は基本的に紹介」と仰っていましたが、なぜ紹介がメインになるかというと、お客様からすると違いが分かりづらいんですよね。全く知らない事務所に問い合わせするよりも、知人や信頼できる方からの紹介のほうが確実だと思っていらっしゃる方が多いように思います。
黒仁田様：スタートアップ企業の顧問依頼をいただくこともあるのですが、それもVCや他企業からの紹介である場合が多いですね。いくらDXや情報共有を進めても、コアな情報は狭いコミュニティに集約され、そこに取りに行かないと得られないのかもしれません。
私や鬼澤も情報収集のためにそこに入っていきたいと考え、今色々と行動を起こしているところです。私たちはDXについてはほとんど素人ですが、だからこそ俯瞰して見ることのできる部分もあるかなと。
鬼澤様：いちユーザーとしてDXやSaaS、ツールについて情報収集をする過程を経験することで、お客様にとっても価値のあるノウハウが得られるだろうと考えています。
重要なのは言語の定義 限定的な統合でノンストレスなM&Aを実現
ーお客様と同じ目線でもって体験したり情報収集したりすることによって、導入や運用に際してつまづくポイントを把握することもできそうですね。
貴社は、積極的に各地域の事務所をM&Aされている印象があります。そうすると、従業員の方の年齢層やバックボーン、ITリテラシーにばらつきがあるのではと思いますが、だからこその大変さだとか工夫されていらっしゃることをお教えいただけますでしょうか。
黒仁田様：まさしく、今朝も同じようなことが話題に上がっていました。
ある委員会を今年4月に立ち上げたのですが、研修をするにしても、参加者の前提知識や理解度に幅がある状態なんです。言葉が理解できていないと研修の効果も期待できないので、まずは相手を理解し、目線を合わせたコミュニケーションを取ることを心がけています。
いくら形式が整っていても、そこで使われている言葉の認識が合っていなければ意味がないので、「自分が分かっていることは相手も分かっている」と思わないようにしましょうと今朝話してきました。
ー言葉の定義を合わせ、認識と目線を合わせることが重要なのですね。
黒仁田様：そうですね、重要だと思います。
M&Aの時に私が最も気にしていたのも、言葉の定義と統合のさじ加減でした。言葉の定義は先程の話と同じですが、統合のさじ加減というのは、どこまで辻・本郷のやり方に合わせてもらうのかということです。
事務所によって使っている会計ソフトが異なっていて、辻・本郷全体だとだいたい50種類使っているんですね。1つのソフトに統合しよう、と考えたときも合ったのですが、そうすると提供するサービスが変わってしまいます。例えば、アウトプットする試算表が変わったり、お客様からいただく資料の内容や受け取り方を変えなくてはいけなかったり。そうすると、お客様によっては契約を解除したり、そうでなくても不安に思われる方もいらっしゃるかと思います。
それで、会計ソフトを統合する管理上のメリットよりもデメリットのほうが大きいと判断し、取りやめたということもありました。
当社がM&Aしても、各事務所が提供するサービスは変わらないようにしています。せいぜい看板が変わるくらいで、所長である先生も最低でも1年いていただくようにしています。なので、M&Aを受けてもあまり変わらなかったという話をよく聞きます。現場やお客様にとってストレスがかからないような、ゆるい統合をしています。
1万件の請求書をさばくスーパー経理 業務の標準化において重要なこととは
ー統合している部分は、どういったところなのでしょうか？
黒仁田様：バックオフィス関連については、やり方を合わせてもらっています。契約関係、入金・振込、人事関係ですね。以前は、鬼澤がほとんど1人で契約関連を担当していました。だいたい月1万件以上の請求書を発行するような状況でしたので、M&Aの過程で一番大変だったのは鬼澤だったかもしれません。
ー1万件！どれほど時間がかかるのか見当もつきません。
鬼澤様：気がついたら件数が増えていたな、という印象です。
M&Aの際、先方にバックオフィスのツール・やり方に合わせてくださいという前提の話をしてもらってはいますが、システムへの慣れ不慣れや理解度のばらつきはどうしても生じます。これまでずっと紙の請求書を発行していた、という場合もあります。
このような状況にありますので、M&Aをして最初にやることとしては、システムの使い方やメリットを説明して理解していただくことですね。先程、黒仁田が話したことと重複しますが、言葉の定義と認識・目線を合わせるということが、やはり重要に思います。
杉野：今ざっと計算してみましたが、仮に残業無しで月20日8時間働いた場合、1時間に62.5枚のペースです。単純計算ではありますが、すごい数字です。
鬼澤様：当時は、やるしかないし、やればいつか終わるんだと思っていました。私が担当になってから5年間くらいは、ずっと紙の請求書で、支払い方法が口座振込か口座振替しかない状態だったんですね。それからお支払いいただいた内容は、通帳の入出金データをeバンクから取ってシステムに入れて消し込みをしていました。
出来上がったものを各拠点にメールで送るのではなく、実際に印刷して捺印し、郵送するというやり方をしていまして、請求書の用紙を印鑑付きのものにするなどの効率化はしていましたものの、それでもかなりの時間はかかっていました。常にどこをどうしたら効率化できるのか、時間が作れるのかを考えていましたね。新しいことを考え続ける、というのは今も同じではあります。
最初の3年くらいは私のみですべてを回していて、その後に1人補助の方に来ていただいて、また数年後にもう1人ついていただいて、今の体制に落ち着いています。
ーたいへんなご苦労でしたね。
鬼澤様：そうですね、本部以外の拠点に印刷を出すのが大変でした。請求書一括発行のシステムはありましたが、各拠点の請求書を出すにあたっては、まず電話をしていたんですよ。
「今からそちらのプリンターに遠隔で印刷するので、紙を何枚セットしてください」という依頼の電話なんですが、紙の種類や枚数が間違っていたりしたらまたやり直しで、なんとも根気が必要な業務でした。
それでどんどんM&A先が増えるので、当時はとにかく大変でした。
杉野：その月に1万件の請求書を発行し終えても、その入金消し込みの確認も発生するんですよね。そう考えると、実質さばく件数としては2万件以上ですか。
鬼澤様：そうですね。請求書1万件、入金消し込み1万件を同時並行してやっていました。
黒仁田様：加えて、相続などのスポット案件もありましたよね。
鬼澤様：はい、確定申告のときにはかなりの件数でした。新規取引するお客様もいらっしゃるので、顧客管理も行っていました。発番ルールを設け、その番号を見ただけでどのようなタイプの案件かわかるように工夫していました。
以前は一人でやっていましたので、「私個人のルール」で済んでいたのですが、2名以上の体制になってからルールを標準化するにあたって誰であってもできるようなフローへの変更やツールの導入を少しずつ進めてきました。そして今も更なる標準化に向けて考えているところです。
また言葉の定義の話になりますが、使っている言葉は一緒でも、実は内容が伝わっていなかったり認識がずれることは、どうしても出てきてしまいます。各個人で理解度にも幅があるので、いまは私がフォローを入れたり、最終チェックを行っているようにしています。
ただ、このやり方だと私がいなくなることがあれば業務が回らなくなってしまうので、それをどうしようかと考えているところでもあります。
杉野：難しいところですよね。個人で効率化しようとすると、本などで勉強したり、解決方法を編みだしたりするのでしょうが、自分自身に言語化するスキルがあれば形式知化しやすいかと思います。
ですが、組織の場合には、みんなそれぞれのやり方を持ち寄ってなんとなく業務が完結するということが起こりがちで、そうすると暗黙知になってしまうんですよね。
この暗黙知に本当に価値があるかどうかの見極めと、形式知にし直すことが、業務の標準化にあたっては効果的なやり方かと思います。
ー業務の標準化にあたっては、抱え込んでしまう方がいる、ということが難しくしている一因であると思います。その場合には、どう働きかけると良いでしょうか。
杉野：実生活だと、誰かと何かを共有することは当たり前になっていきますよね。写真だとか、サービスやメディアのURLだとか。でも、それが仕事になると、なぜか自分で抱え込んでしまう。
つまり、「共有」ができないとかやり方がわからないということは問題ではなく、できなさそうな「雰囲気」があることが問題なように思います。
黒仁田様：あとは、日頃のお付き合いだったり関係性によってくるのかなとも思います。
施策を全社で推進する時に、説明会を実施したりマニュアルを作ったりするのですが、結局は「お願いしますね」というダイレクトな依頼が一番効果的な実感があります。例えば、ある部署や拠点で新しいツールや方法が使われていない・浸透していないといった状況があるならば、一人ひとりにメールを送ることによって状況が進展することもあります。
ー業務の標準化のみならず、何か新しいことを始めるにあたっては直接的なコミュニケーションが重要なのですね。
黒仁田様：プロジェクト関係者以外にはどうしても他人事に思えてしまいがちなので、何のために・何をやってもらいたいのかを、丁寧に何回も伝えることが重要だと思います。取り組むことによって、皆さんにもこのようなメリットがありますよ、ということを伝えることも必要ですよね。
士業だからこその難しさ 最優先は「お客様のためになること」
杉野：士業の方は職人気質の方も多いように思うのですが、それでご苦労されることはありますか？それこそ、「その人しか知らない」ようなことも多いのかなと思うのですが、どうでしょうか。
黒仁田様：お客様との関係性については、そういったことは多いかもしれません。
できるだけ「このお客様のことはこの人しか知らない」という状況にならないように、自社でお客様の情報を共有するツールを開発しました。まずは、お客様と話したことは何でも良いのでここに書いてください、と依頼するところから始めています。
従来のやり方ではお客様情報は引き継ぎできても、お客様の志向性などについては共有できないので、日々こまめに記録を残すことが情報共有においては重要かと考えています。
ー確かに、日々のちょっとしたやり取りに重要な情報が隠れているということはありそうです。
黒仁田様：情報共有や目線合わせについては、よく「一般企業になりましょう」という表現をしています。
一般企業は、共通の目標を持ってそこに向かって足並みを揃えようとしているように思います。一方で士業事務所は、それぞれの従業員が資格を持っていて、業務を一人で完結できてしまうという側面もあるので、目標とベクトルを合わせることが難しいんです。
ーなるほど。士業の方ですと、組織にいながらも個人事業主的な間隔だったりするのですね。目標については、それこそ一般企業のように全社目標を持ち、それを各事業部や拠点ごとに落としていくのでしょうか。
黒仁田様：先程、M&Aについて「ゆるい統合」とお話しましたが、目標やベクトル合わせもゆるくて良いと考えています。
辻・本郷全体ではどこを目指しているのかを理解し、最終的にはお客様のためになることをしようという認識をしっかり持てれば十分じゃないかなと。真面目というか、お客様のためになんとかしようという思いを持っている従業員が多いので、根底にはすでに同じ思いを持っているようにも思います。
外部からパワーをかけることもできますが、そうなるとやはり「他人事感」が拭えないんですよね。事務所、サービスごとにそれぞれ特徴や事情がありますので、情報共有にしてもツールの活用にしても、1つのやり方に揃えようとするとどうしても2〜3年はかかってしまうと考えています。
ーその間にもM&Aはされるでしょうし、各ステークホルダーにとって良い落としどころを探すだけでもかなりのお時間がかかりそうです。
黒仁田様：最終的にはどこまで統合するか、という問題が出てくると思います。
鬼澤様：経理ではシステムは同じなのですが、使い方に幅を持たせるようにしています。同じシステムの中で特定のやり方しかできないと、事務所によっては対応ができない部分が出てきてしまうんですよね。
なので、運用に幅が持てるような、さまざまな方法で使えるようなシステムである、ということを選定基準の1つにしています。
具体的な例を挙げますと、請求業務ではBtoBプラットフォームを利用しているのですが、これはデータをアップロードすれば請求書が作成され、承認されたら発行できるというシンプルなフローでできるものなんです。であれば、いかようにも運用方法をアレンジできそうだ、ということで導入を決めました。
まずは各担当者がやりやすいように、果てはお客様のためですので、現状を把握したり色々なパターンを想定して運用しやすいシステムを選ぶことが重要だと考えています。
黒仁田様：生産性を上げたい、業務効率を良くしたいというのは山々ですが、それの優先順位は下げて「お客様のためになることは何か」を最優先で考えてもらっています。いま鬼澤がお話しましたが「システムの運用に幅をもたせる」という考えは、当社の特徴1つですね。「多様性」とも言えますね。
顧問業の新しい価値、「Yes, And」「No,But」
ー貴社の規模で、そこまできめ細かい対応をされるのはかなり大変かと思います。
鬼澤様：そうですね。ただ、最初からやり方を指定したり、運用方法をガチガチに固めてしまうと、現場にとってはハードルが高くなってしまいます。なので、まずはここまで、その次の段階でここまで、と段階に分けてシステム運用をし、各拠点や事業所のやり方に寄り添って運用ルールや方法を変えるということをしています。
杉野：現場や各事業所のやり方や事情を受け止め、一緒にステップアップされているのですね。
鬼澤様：そうですね。特に、システムの操作に不慣れな事務所の方に対しては、伴走するような意識を持っています。
杉野：目的や目標に向かって進もうとしている方と、伴走して支援するというのは、いまの世の中でニーズが増えているようにも思います。実際、当社でもお客様の導入支援をする際には、お客様の目指す方向をクリアにするところから入っていって、運用し続けられるようになるまでしっかりと伴走しています。
当社の導入支援では、思考の整理をお手伝いすることが重要だとも考えていまして、「何となく今のままでは良くないとは思っているけど、やりたいことがわからない」という状態にいらっしゃる方たちと徹底的にお話しています。
思考の整理というのは、要不要を判断し、基準を設け、頭の中を片付けることだと思うんですね。お二人のように、それをできる方が組織にいらっしゃるというのは、とても大きいプラスだと思います。
黒仁田様：思考の整理に関連して、「会計事務所にとって顧問とは何か」について考えていることをお話しますね。従来の顧問とは「お客様から資料をお預かりして、試算表を作り、記帳代行をする」ということで、内訳として一番大きいのは「記帳代行」だったんです。
今後の「顧問」の価値というのは、経営者が何を考えているのかを理解して「思考の整理」をすることになってくると考えています。
当事務所の研修では「Yes, And」「No,But」と伝えているのですが、基本的には相談内容を一旦受け入れてくださいということですね。当事務所の会長・理事長は、「経営者はやりたいことがたくさんあるのだから、そこを承らないでどうするんだ」なんて言っているんですね。
経営者の方がやりたいことを実現できるように、伴走していくというのが、顧問の本来の価値かなと。できないと断るのではなく、できる方法を探るという姿勢が重要だと考えています。
今後の展望
ーお客様に対しても、組織に対しても「伴走」するというスタンスを一貫して持っていらっしゃるのですね。今後のご予定や展望について、お教えいただけますでしょうか？
黒仁田様：長期的には、組織と事業の成長に貢献したいと考えています。
会計事務所・税理士法人業界は、「相続ならここ」だとか「大きい法人ならここ」という特定の領域において、トップ事務所が限定されやすいという特徴があります。辻・本郷税理士法人としては、複数の特定分野で「定番の相談先」と認識していただけるよう、成長していきたいと考えています。
専門性を活かしたニッチなご相談への提案と、水平的に幅広いお客様に価値を提供できるようにするということを、両立できるような組織にしたいです。複数の選択肢を用意して、その中からお客様に合ったコンサルティングができる状態が理想ですね。
ー先程、鬼澤様が仰っていた「幅をもたせる」ということと同じなのですね。
鬼澤様：そうですね、共通してもっている考えだと思います。
今後、プロジェクトを進める上で、複数の新しいシステムを導入することがありますが、現場・お客様・会社の三方良しにできるように試行錯誤していきたいです。
ーありがとうございました！
・・・
以上、辻・本郷税理士法人の黒仁田様・鬼澤様にお話をお伺いしました。
全社でDXを推進すると伺うと、プロジェクトが主体となってパワーをかけていらっしゃるのかと思っていましたが、「幅をもたせる」「お客様のためになるかを最優先にする」というお話をお伺いし、DXの先に本来の目的があることを改めて理解しました。
士業事務所の方はもちろんのこと、一般企業の方であっても参考にして頂けるお話をお伺いすることができたように思います。
・・・
CLOUD STATIONでは、無料のオンライン相談（目安：一時間）をお受けしております。こちらよりご予約いただけますので、クラウド勤怠管理システムや他人事労務のクラウドサービス導入についての課題感をお持ちの方はお気軽にお申し込みください。
また、神楽坂駅徒歩すぐのショールームでは、クラウド勤怠管理システムを実際にご利用いただき、便利さや各システムの特徴を実感いただけます。ぜひご活用ください。
※新型コロナウイルス感染防止のため、予約枠に対して一社までと制限を設けさせていただいております。
