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CLOUD STATIONでは、定期的にウェビナーを開催しています。
本記事では、先般実施をした「【緊急開催!】クラウド給与計算3社 オンライン年末調整セミナー #freee人事労務 #マネーフォワードクラウド給与 #ジョブカン」についてのレポートを公開します。
◆紙で年末調整を行っている
◆年末調整のペーパーレス化のイメージが持てていない
◆ペーパーレス化によって、どのくらい工数が削減されるのか知りたい
◆今年こそペーパーレス年末調整に挑戦したい
このような方は、ぜひご一読ください！
年末調整ペーパーレス化のメリット
年末調整業務を分解すると、準備、配布、回収、並び替え、チェック、催促・・・とやるべきことが多く、担当者の方にとっては大変な負担になっているのではないでしょうか。前半では、クラウドシステムを導入し、ペーパーレス化するとどう変わるかについて、ご紹介します。投影資料の赤がBefore/アナログ状態で、青がAfter/クラウドシステム導入・活用後の状態です。
まず、「準備・配布」業務ですが、ご覧の通りで実作業はほとんど発生しないようになります。システム導入をご支援したある企業様は、マネーフォワードクラウド給与を使用した場合の年末調整業務についてご説明を差し上げている段階で、「もう絶対にアナログに戻りたくありません・・・」と仰っていました。
従来であれば、10月くらいから他の業務と並行して準備をされる方が多いかと思いますが、クラウドの場合にはデータがきちんと揃った状態でシステムに取り込まれていれば、送信ボタンを押すだけで業務が完了します。
次に、回収・並び替えについて見てみましょう。
回収したものを番号順に並び替えたり、従業員との諸々な確認業務などが発生するのも、また煩雑な業務です。書類や資料を渡した・渡していない、といった問題も発生しがちで、従業員側としても面倒に思っている方は少なからずいらっしゃるでしょう。
また、複数拠点ある場合には、拠点長がきちんと書類や添付資料を回収できていない場合には、都度電話やメールなどで確認したりと、また工数が嵩みます。
クラウドを導入していれば、管理画面で誰が「どこまで進めているか」、「どこでとまっているか」などを一元管理することができます。
次、チェック業務です。
アナログのチェックだと、従業員による申告書類の書き漏れが発生しますが、クラウドの場合には必須項目を入力しないと次の項目に進めないようになっています。機能で、書き漏れを防止することができます。
また、保険料の計算などの間違いやすい項目は自動計算になっていたりと、入力する側も管理・チェックする側も効率的に作業を行うことができます。
不備や不足があった場合の、催促・差し戻しに関しても、クラウドであればぐっと効率化することができます。
修正箇所に付箋を付けて返したり、連絡をして依頼をしたり・・・工数をかけても結局修正されていないことがあったりと、非効率的な経験をされた方もいらっしゃるかと思います。
クラウドであれば、修正依頼や差し戻しをした数日以内に提出がなければ自動で再通知をしたり、またシステムを介して個別差し戻し・通知を送ったりと、簡単かつストレス無く業務を遂行することができます。
さらに、せっかく紙で一生懸命きれいに書いたとしても、その内容を各種ソフトに転記しなければなりません。その過程で、よく見ると扶養親族の姓名や年月日が間違っていたり、情報が不足していたりなどといったことも発生するでしょう。
クラウドシステムを導入することによって、原則としては自動計算・各種ソフトへの自動連携が実現します！
そして年末調整が完了したら、源泉徴収票の印刷が発生します。場合によってはそれを郵送したり、PDF化してメールで送信したりしますが、マイナンバーカードなどの重要な個人情報が含まれるため、セキュリティをしっかりと強固なものにして気を払うことが必要です。
また、給与支払報告書の印刷・まとめ、各市町村への配布といった業務も発生します。システム化によって、電子申告ができれば、データをそのまま送るだけで完了です。ボタン一つ押すだけで、手配が完了します。
最後に、「再発行・保管」です。
糊で書類を貼り付けたり、表紙を作って印刷したり、紐で綴じたり・・・場所も結構取りますし、業務としてもかなりの手間です。また、自社で保管する場合には、対象となる従業員の機密情報ですので、配布・申告時と同様に厳重なセキュリティ体制を敷く必要があります。
電子保管であれば、一部保険の証憑を除いてはすべての書類をデータでクラウドサーバーなどに置いておくことができます。これによって、作業、場所の省略ができます。
これまで、各業務についてシステム化のBeforeであるアナログ状態（赤文字）/After（青文字）をご紹介してまいりました。視覚的に、業務が大幅に減るということをご理解頂いたかと思います。
士業ブロック！？
場合によっては、社会保険労務士・税理士の方が「そのシステムには対応していない」と仰ることもあるかもしれません。
特に給与計算・年末調整を外注していると、士業事務所指定のシステムを使う必要があるので、中々ペーパーレスが進まないー士業ブロックという状況ーが起きているなんていうこともあります。
ある導入支援先企業様は、これを理由に依頼先を変更されていました。システムごと、士業ごと、切り替えて、ペーパーレス化を一気に進められたのですが、今年の年末調整に向けて今からそうするのはスケジュールがかなりタイトになってしまいます。
ですが、仮に士業ブロックにあっても、実は回避ができるのです。こちらの図の黄色の部分だけをペーパーレス化することが可能です。具体的なプランとしては、次の3つを考えました。
1 全てをペーパーレス化（自社、社労士領域（赤）、税理士領域（青）
2 年末調整の税額確定までをペーパーレス化
3 準備・配布・回収・督促・催促をペーパーレス化
プラン1 年末調整楽々フルコース！
給与計算、年末調整をアウトソースしている場合、内製化処理をしてシステムを変更する場合には、こちらをおすすめします。
ペーパーレスで配布・回収し、並び替えは不要。チェックはシステム画面で完結、催促・督促・差し戻しもシステム上のメッセージ機能かメールで実施可能。入力・転記業務はなくなり、給与計算システムへの連携が自動化されます。
源泉徴収票の配布もペーパーレス、申告は電子化し、再発行も従業員がそれぞれのアカウントでログインしてダウンロードが可能で担当者側の業務は発生しません。
プラン2 税額確定、源泉徴収票まで楽々コース！
こちらのコースでは、税理士の業務範囲（申告）以外をペーパーレス化します。
それまでの工程を自社で全て行っている場合、また社労士の協力が得られたり依頼先の変更ができる場合には、こちらがおすすめです。
プラン3 回収するまで楽々コース！
こちらは、給与計算・年末調整をアウトソースしていたり、どうしても従来の方法が変えられない場合におすすめです。
クラウドシステム導入によって、準備〜並び替え業務をカットし、チェックと督促を簡略化できます。アウトソースしている場合には、この部分が社内の労務担当者様の業務範囲だと思うのですが、ここを変えるだけでもかなりの工数が削減されます。
外部要因でできない理由はない！
「システム導入したほうが良いのは分かるが、できない」と思われている方も、この中にはいらっしゃるかもしれません。
ですが、プラン1のように年末調整全体をペーパーレス化しなくとも、プラン２、３のように一部の業務のみを効率化することが可能です。また、給与計算ソフト・税務ソフト、士業が理由でペーパーレス化できない場合も、回収や収集のみをペーパーレス化することができます。
つまり、外部要因で全くできないということはないのです。
では、「内部要因」についてはいかがでしょうか。
例えば、「従業員に高齢者が多く、スマホやPCに不慣れなんです」といったお話を伺うこともございます。しかし、自転車・自動車・・・最近であればLINEだって「以前はなかったけど便利なもの」は年齢問わず普及していっています。会社としてやると決めたらやる、しっかりとお教えする、その覚悟を持つことが重要です。
一部どうしても難しい方については、引き続き紙で手続きを行うということでも、他の対象者のペーパーレス化が進めば十分業務の効率化が進みます。
また、「会社が費用を出してくれない」といったご理由を伺うこともあります。では、どこで効率化・生産性向上をするのでしょうか？
業務効率化をしろ、DX化をしろと言われている部署で、年末調整の紙ベースの作業を止めてシステムを入れるという判断ができないと、なかなかその現場で業務効率化を進めることは難しいかもしれません。
システム導入にあたっての費用は発生しますが、日割り計算だとせいぜい5円程度です。上申する際の費用対効果のご参考にしていただければと思いますが、例えば郵送費用と比較するなどして工夫を凝らしてみてください。
「忙しくて使いこなせない、導入できない」といったお声も伺います。新しいシステムについては、できない・ご存知ないことも多いかと思います。各ベンダーのセミナーや当社のワークショップにご参加いただくなどして、効率的に情報収集をしていただければと思います。
費用、ひとの課題もクリアしたが、「何から着手すれば良いのかわからない！」というお悩みについては、本日の後半部分にてお伝えして参ります。
以上、本記事では年末調整直前比較のワークショップの前半部分をお伝えしてまいりました。後半では、より具体的な内容について、お伝えしてまいります。
近日中に公開予定ですので、今しばらくお待ち下さい。
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