セミナーレポート「👀ブラックボックス化するバックオフィスの見える化セミナー」
本レポートは、2025年7月23日に開催された「ブラックボックス化するバックオフィスの見える化セミナー」の内容をまとめたものです。
属人化や非効率に悩むバックオフィスの“あるある課題”を
【事例】×【ツール】で楽しく学ぶディスカッション式セミナー🎵
ご視聴いただいた方は振り返りとして、見逃した方は「見える化」のヒントとしてご活用ください😊
CLOUD STATIONでは、「システム選定」「設定代行」「導入後のサポート」までお客様に寄り添ったサービスをご用意しています。
「バックオフィスの業務効率化ができるシステムを知りたい」、「A社とB社で迷ってる」など、DX化のお悩みごとはお気軽にお問合せください♪ ご相談は無料です。
１）ブラックボックスを”見える化”するヒント
まずは司会の杉野より、バックオフィス業務がブラックボックス化する理由とその対策について解説しました。
業界業種は違えど、バックオフィスが抱える課題は似ているもの。
「😂あるある」「🤨どうしたもんか」と唸りながら視聴された方も多かったのではないでしょうか。
まとめ：「ブラックボックス化」する理由と「見える化」するヒント
業務の複雑化と多様化
従来の単純業務から複雑なステークホルダー・条件付き業務へと移行
【見える化のヒント➡️業務の標準化】
情報共有・文書化の不足
コロナ禍以降、対面での“なんとなく伝わる”が通用しなくなった
【見える化のヒント➡️ナレッジの蓄積と共有体制】
非効率なアナログ運用
エクセルやPCが苦手な人材も多く、属人化しやすい。検索できない不便さ、探す時間のロス
【見える化のヒント➡️専用ツールで業務を管理】
変化への抵抗感
「今の方法を否定されたくない」という心理的ハードル
【見える化のヒント➡️スモールスタート】
課題と解決の方向性がわかりましたね♫
続いて、その成功確率を上げる「ツール」について各社のディスカッションタイムです📣
mfloow、Bizer team、オンラインアシスタント®フジ子さん、COCOMITEの4社様にご回答いただきます！
２）パネルディスカッション
第２部のパネルディスカッションでは、4つのテーマで質問を投げかけ、4社様それぞれにご回答いただきました。
杉野がおもわず「なるほど」と顔色を輝かせる回答も飛び出しました。
テーマ①「見える化」のコツを教えてください
【mfloow】さんの回答
・「業務フローの整理」から「その後の見える化」までを一気通貫で運用していくことが大事
・業務整理はフローチャートで、運用はリスト式やガントチャートなど、目的に応じて随時切り替えて運用する
【オンラインアシスタント®フジ子さん】さんの回答
・成功体験を積んでいく
・業務を一つずつ棚卸ししていき、業務の流れを可視化する
【COCOMITE】さんの回答
・業務棚卸しとマニュアル化を組み合わせる
・急にマニュアルを作らない、優先度の高いものから順次つくる
【Bizer team】さんの回答
・とにかく書き出す
・まずは手段や書式を問わず言語化することからスタート！
☝️マニュアル化のよくある失敗ポイント
バックオフィスはミスの減点方式評価が多い背景から、最初から正解や完璧を目指しがち。実は、それこそが失敗しやすいポイントです。
「まずは気軽にやってみる。整えるのは後工程で。」
いくつか気軽に作りながら、徐々に慣れていくことを目指しましょう♫
テーマ②「属人化防止」のコツを教えてください
【Bizer team】さんの回答
・マニュアルは作って終わりではなく、使いながらアップデートしていく
・マニュアルの保管場所、更新ルールやフォルダ命名ルールも決めることで属人化や形骸化を防ぐ
【COCOMITE】さんの回答
・属人化を防ぐ仕組みとして、マニュアルの「運用体制」をつくる
・「わかりやすい」「見つけやすい」「いつでも最新」この3点を揃える
📝具体的には・・・
人によってフォーマットが違う→テンプレートを使ってわかりやすく
保存場所がバラバラ→1箇所にまとめて見つけやすく
最新版がわからない→ファイル名ルールや更新ルールでいつでも最新に
【オンラインアシスタント®フジ子さん】さんの回答
・変更内容を「いつ」「どのタイミングで」「どのように」「どのくらいの更新頻度で」更新していくかのマニュアル運用ルールを定めることが重要
・「マニュアルをつくるのがめんどくさい」「更新されない」問題は、運用ルールで解消していく
【mfloow】さんの回答
・運用しながら自然と業務マニュアルが更新されていくことが必須
・「作成」「運用」「更新」が1箇所でできることが重要キー
テーマ③「情報共有」と「ツール選び」のコツを教えてください
【Bizer team】さんの回答
・正しく情報共有できる仕組みつくりが重要
・日々のやり取りはチャット、業務情報はドキュメントで共有するなど、目的に応じてツールを使い分けることも有効
【COCOMITE】さんの回答
・マニュアルツールをうまく活用し、そもそも問い合わせを生ませないようにする施策をとる
例えば・・・
新しい経費精算ツールのマニュアルなど、バックオフィスから全社へ通知する際に情報がわかりづらいと問い合わせの工数が発生してしまう。そういう場合こそ、COCOMITEのようなツールに頼るのも賢い手段！
【オンラインアシスタント®フジ子さん】さんの回答
・情報共有のルール決めは最低限必要
・どうしても起こる「タスクもれ」や「報告もれ」「共有もれ」は、ツールのリマインド機能を使ったり、言いづらいことは外部の人間を使うことでスムーズに連携をとっていく
※オンラインアシスタント®フジ子さんは、サービス利用のお客様に進捗状況を集約して共有することも対応可能です
【mfloow】さんの回答
・そもそもなぜ情報共有や進捗管理をするのか、なぜ必要なのか？と考える
・情報共有もマニュアル化も進捗管理も1箇所で完結できるツールを選ぶと、無理なく自然にうまくいく
テーマ④うまくいった具体例を教えてください
🤔色々聞いたけど、結局どうすればいいの？具体例を聞いてみたい👂
そんな方向けに、具体例をご紹介いただきました！
【COCOMITE活用事例 損保ジャパンパートナーズ株式会社様】
✅ COCOMITEでマニュアル形式を統一し、検索性が大幅に向上↗︎
✅ マニュアルを見て自己解決できるようになり、問い合わせが減少↘︎
【Bizer team活用事例 河村電器産業株式会社様】
✅ まずは業務の可視化👀（どんな業務にどのくらい時間をかけているか）
✅ 可視化だけで月30時間の業務削減も
※上記画像はBizer team様の事例インタビューページからお借りしました。
【オンラインアシスタント®フジ子さん活用事例】
✅まずは可視化！「何に困っていて」「どこにフォーカスをあてれば効率化を図れるか」を把握した上で、ツール選定に進む
✅導入後の課題「誰が運用していくか」もサポート可能
【mfloow活用事例】
✅可視化は効率化の第一歩ではあるが、ベストプラクティスの一歩手前
✅「蓄積したデータをどのように分析や改善につなげていくか」までを含めて全体最適化と捉える
３）心に刻め3分全力PRタイム🎤
いよいよセミナーも終盤！「3分全力PRタイム」の時間です！
「ここだけは聞いてほしい！」「実はこんなこともできるんです！」といった、各社の熱い推しポイントが炸裂する、まさに見逃せない時間🔥
パネルディスカッションでは語りきれなかった魅力がぎゅっと詰まった“リアルな声”を聞いて、ぜひ今日から業務改善の実践にご活用ください！
👉mfloowはこんなシステム！
✅バックオフィスのためのタスク管理ツール
✅業務の全体図が見えない、情報共有の手間がかかる、といった課題を解決
✅採用から入社、産休・育休、異動、退職まで、従業員のイベントごとに起こる手続きを一元管理できる
✅マニュアルをタスク管理として運用し進捗管理をしていくことが可能
人に関わるデリケートな情報こそ、大切に扱いたいもの。
バラバラに保管するのではなく「mfloow」で一元管理することで、検索制とセキュリティを格段に向上し、安心の体制を実現！
👉オンラインアシスタント®フジ子さんはこんなサービス！
✅バックオフィスのサブスク人材サービス（月10h/3万円〜）
✅ブラックボックス化をまるっと解決
✅チーム制で対応するため、誰がどの業務にあたっても対応できる
✅マニュアルが無い状態でも依頼可能👍
依頼を受けた業務、変更内容はチーム内で都度共有しまとめるため、自動的にマニュアルが生成される仕組み。担当者の退職が業務に影響を与えないのも外注のメリットですね。
1つの契約で部門間をまたいだ業務も依頼できるため、バックオフィスにありがちな部門間の連携不足も心配なし！
👉COCOMITEさんはこんなシステム！
✅マニュアル作成、運用、管理ができるシステム
✅マニュアルの面倒や属人化を仕組みで解決
✅作成だけでなく、編集・更新・検索も直感的に操作できるわかりやすい画面構成
✅AIによるマニュアル下書き機能も
キーワード検索すると該当するマニュアルがパッと一覧表示されます。
左側に目次、右側に写真付きマニュアルが表示され、上から下へ順に操作していくと自然と業務が完了する流れ。
1項目に複数画像を登録できるのは、ユーザーの心がわかってるなと感激🥰
しかも1つがメイン、その他は小さく表示されるので全体図を視覚的に把握しながら必要箇所だけ確認することもできるんです！！
👉Bizer teamさんはこんなシステム！
✅チームのためのタスク管理ツール
✅「いつ」「誰が」「何を」「どのように」業務をするかの属人化を解決
✅可視化したタスクにファイルやコメントも紐づけて一元管理できる
✅定例業務も改善と運用を繰り返していくことで会社の資産として残せる
一度作ったテンプレートは繰り返し設定で、定例業務のモレ防止に最適。
豊富なテンプレートが揃っているので、０から作る手間も省けます。
バックオフィスは中断の連続。「あれ、どこまで終わったんだっけ…」そんなストレス、ありませんか？
バイザーチームなら、誰がどの業務をどこまで進めているかが一目でわかるので、個人作業でもチーム作業でもスムーズな進捗管理が可能です。
「毎月月末に勤怠締めの通知をする」など、必死に覚えておくほどでもないけど忘れると手間が増える通知もリマインド機能で解決。
「あっ忘れてた！」をなくす、頼れる相棒です。
✨気になるシステムは見つかりましたか？
今回ご紹介した4社のシステム、それぞれに特徴や強みがありましたが、「こういうのを探してた！」と出会えましたか？
各社の資料請求や無料トライアルも可能ですので、まずは気軽に試してみるのもおすすめです。
もちろん、「自社に合うのはどれ？」「どう選べばいい？」といったご相談があれば、私たちTECO Designまでお気軽にお問い合わせください。
“ブラックボックス化しない業務”を一緒に目指していきましょう！
バックオフィスSaaSの選定、設定、導入サポートはCLOUD STATIONへご相談ください
CLOUD STATIONでは、「システム選定」「設定代行」「導入後のサポート」までお客様に寄り添ったサービスをご用意しています。
