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本記事では、クラウド勤怠管理システムの導入・運用に失敗しないために、避けるべき3つの「とりあえず」な思考パターンについてご紹介します。
「とりあえず」で導入
意外と忘れがちなのが、「なぜクラウド勤怠管理システムを導入するのか」といった大元の目的です。
本来、就業規則や人事労務ポリシーというものは、事業やミッション・ビジョンを実現・実行するために必要な人材や組織が何であるかという考えに基づいて作られるものです。クラウドシステムの要件定義も、これらに沿って考えられることが理想です。
一方で、最近では「とりあえず流行りのクラウドを導入しよう」というような、導入すること自体が目的になっているような企業もいらっしゃいます。その結果、思うような効果が実感できなかったり、運用がうまくできなかったりするような失敗例になってしまうこともあります。
現行の就業規則や人事労務のルールには、どのような思いや哲学が込められているのか。そして、現在それらは適切に運用されているのか。そうでなければ、何が原因なのか。そして、今後目指す方向はどこなのか。
このように、自社の組織や人事労務全体に目を向け、課題や目指すべき姿を明確にした上で、システムの検討や導入をしましょう。
「とりあえず」ついている機能はフル活用
最初から、勤怠管理システムの機能をフル活用しようとすると、管理者や従業員が混乱してしまいうまく運用できない場合があります。
システムの活用には、ステップを設けましょう。まずは、紙やExcelタイムカードからの脱却によって、月次集計を効率化。次に、申請・承認ワークフローのペーパーレス化、有給休暇管理の自動化をします。その後に、長時間残業抑制のために数値管理とアラートを出して、上長が業務分担を見直すなどのアクションを起こせるように連携しましょう。
「とりあえず」購入稟議のメンバーがOKなら導入
導入の意思決定者は経営陣や労務担当者であることがほとんどですが、実際にシステムを利用する従業員・管理者・労務担当者、それぞれが欲していることややるべきことを事前に把握しておくことが重要です。
各人にとって運用しやすく要件を満たしたシステムなのか考えきれていないと、導入後に問題が発生したり、本来必要だった打刻機などの機器の用意が漏れたりといったことが起きてしまいます。
どのような機能、運用方法なら運用が回るのか、ということを確認して共通認識として持っておきましょう。また、上長や部署ごとにローカルルールがある場合には、それらをシステムで対応する必要があるのかどうか、またそもそも存在して良いルールなのかについても確認しましょう。
以上、避けるべき3つの「とりあえず」と題して、クラウド勤怠管理システム選定時のポイントをご紹介しました。
こちらの内容は、CLOUD STATIONを運営する株式会社TECO Design 代表の杉野へのインタビューに基づいています。こちらの記事では各社に共通する内容をお伝えしましたが、実際のシステム導入においては、各社個別のルールや事情、そして目指す方向を踏まえた設計が必要です。
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