クラウド給与計算ソフト×給与計算の内製化

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クラウド給与計算ソフト×給与計算の内製化

CLOUD STATIONでは、人事労務クラウドの無料相談窓口を設けています。

最近では、クラウド給与計算ソフトの導入による、給与計算の内製化についてご相談をいただくことが増えてきました。これまでは社会保険労務士事務所やアウトソーシング会社に依頼をしていた給与計算を内製化するにあたってのポイントをご紹介します。

※本記事の内容は、公開時点の情報です。

内製化に必要な8つのこと

クラウド給与計算ソフトを導入することによって、給与計算業務の効率化は実現します。一方で、ソフトを導入したからと言って、内製化の準備が整うわけではありません。

内製化にあたっては、下記についての検討・実施が必要です。

現在のアウトソース先とのやり取りを把握
計算過程のブラックボックス化の解消
全体の業務フローの引き直し
給与計算以外の月次イベント処理
迷ったときの相談先確保
新システムの操作方法を習得
実際のデータ移行
上記全てに関わるプロジェクトマネジメント

いずれも必要不可欠な事柄ですが、通常業務をこなしながらこれらに着手することは、担当者の工数が相当数必要になってきます。

計算過程のブラックボックス化の解消

例として、2「計算過程のブラックボックス化の解消」への取組例をご紹介します。
割増賃金基礎から除外しても良い手当は、法律で限定的に定められていくます。実際は、特定の手当を基礎に入れていなかったというケースは少なくありません。

クラウド給与計算システムを利用するにあたっては、該当の手当を割増賃金基礎に「含める」ように運用ルール・システム設定をするように見直しをしたほうが良いでしょう。

参考：割増賃金の基礎となる賃金とは？　厚生労働省

また、マイカー・自転車通勤の従業員がいる場合には、通勤手当の課税・非課税についても、見直したほうが良いでしょう。マイカー・自転車通勤の場合には、片道距離によって非課税額が決まっていますが、全て非課税で支給していたという状態の企業もあるかと思います。

アウトソース先に通勤手段までの詳細を伝えていなかったり、従業員が引っ越しし金額の変更連絡はあったものの通勤手段変更については連絡がなかったりと、細部に至るまでの把握ができていないケースもあります。

システム導入のタイミングで、従業員の居住地と通勤経路・方法を改めて確認することをおすすめします。

参考：No.2585　マイカー・自転車通勤者の通勤手当　国税庁

マスタ整備はしっかりと

クラウド給与計算ソフトに切り替え、自社で給与計算をする際には、マスタ情報をしっかりと整備することが重要です。新旧の給与計算結果を照合し、結果に誤りはないか・正しい設定ができているかを細部に渡って確認することが重要です。

もちろん残業単価の端数処理方法などで微差が出ることもありますが、それ以外に大きな金額の差異が出た場合にその原因を究明し、場合によっては設定を修正していくことが必要です。この作業にも、相当の工数がかかることを想定してください。

クラウド導入で全て解決？ポイントは現状把握と設計！

冒頭にも述べましたが、クラウド給与計算ソフトによって業務の効率化は実現されます。
一方で、給与計算が完全に自動化されるわけではなかったり※、初期設定には工数と複数回のチェックが必要だったりと、万能なツールではありません。
汎用性の高いシステムを廉価に調達できるというのがクラウドの最大の特徴です。つまり大前提として自社に完璧にマッチする100点満点のクラウド製品はないということを覚えておいてください。

ご相談にいらっしゃる方からは、設定を間違えたまま運用してしまった、効率化が目的だったはずなのに却って必要な工程が増えてしまったなどの失敗事例をよく伺います。
過去の残業代が未払いだとして、従業員や退職者が会社に請求するケースがよく聞かれるように、残業代の未払いによる労務管理リスクにつながりかねません。設定は、慎重に行うべきです。

給与計算をクラウドソフト導入によって内製化をしたい、という際には、必ず「現状把握」と「設計」に時間をかけて取り組んでいただきたいと考えます。この2つがポイントであり、この点を疎かにすることによって、さまざまな問題が噴出するということにもなりかねませんのでご注意ください。

※自動計算される範囲はシステムにより異なります

今回の記事の内容は、こちらの動画でご紹介しています。