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労務管理の外注とは?具体的な業務内容や委託範囲を解説

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働き方改革の促進により労務管理の重要性は増し、従業員の労働状況を管理する要件は今後も厳しくなっていくものと考えられます。労務管理の負担から外注(アウトソーシング)を検討する企業は多いものの、どこまで外注するのか?外注によるメリットは何か?などを知る方は少ないでしょう。本記事では労務管理を外注した場合の具体的な業務内容や委託範囲、そして外注のメリット・デメリットなど気になる疑問に答えていきます。

 

労務管理の外注はどこまでできる?

 

労務管理の外注先として主となるのが「社会保険労務士(社労士)」です。彼らは国家資格を取得した人事・労務領域のプロフェッショナルであり、従業員の採用から退職(解雇も含む)に至るまで、重要な労働・社会保険の手続きを事業主に代わって行うことができます。また、社会保険労務士法では社労士が人事・労務領域のおける専門コンサルタントであると明示しており、職場改善にも貢献する人材です。

 

労務管理を外注するにあたり、社労士の業務範囲は決まっています。これらは主に13号業務に分類され、次のように定義されています。

 

<1号業務>

社会保険に関する法令(労働社会保険諸法令)に基づいて申請書等を作成すること。

<2号業務>

労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類を作成すること。

<3号業務>

事業における労務管理その他の労働に関する事項及び労働社会保険諸法令に基づく社会保険に関する事項について相談に応じ、指導すること(いわゆるコンサルタント業務)。

 

12号業務は社労士の独占業務なので、労働・社会保険に関わる申請書等の作成を代行する場合、社労士にしか依頼できません。ただし3号業務(コンサルタント業務)は独占ではないため、人事・労務に関するコンサルティングを提供している企業は多数存在します。特に、コーポレートガバナンスなど内部統制に関わる分野では、社労士よりも専門コンサルタントに依頼する方がケースとしては多いでしょう。

 

労務管理を外注する際の費用

 

労務管理の外注は、業務が細分化された状態で費用を計算することから、労務管理全般をアウトソースするとなると多額の費用がかかります。まず、一般的な外注業務について整理しましょう。

 

<システムで対応する業務>

給与計算

勤怠計算

年末調整

給与情報管理

従業員個人情報管理

証明書発行

各種帳票作成

明細配布

 

<人手が必要になる業務>

労務手続き・申請

書類回収・催促

従業員問い合わせデスク

従業員へのアナウンス

給与計算の確認

 

これら全ての業務を外注依頼すると、果たしていくらになるのか?数あるアウトソーシング業者の料金表から大まかな費用を算出してみました。

 

ライトクラス

このクラスのアウトソーシング業者は外注業務全般でシステムを利用し、限定的な業務範囲でサービスを提供しています。そのため、従業員数10人未満の企業であれば上記業務を外注するのに10万円あればお釣りがくるほどです。従業員数に応じて費用は上がりますが、ディスカウントを受けられる可能性もあります。

 

ミドルクラス

中堅企業向けに労務管理のアウトソースを提供する事業者が中心であり、ほぼ確実に社労士が対応してくれます。その分コストはかかりますので、従業員10人未満の企業でも2050万円程度との費用がかかると考えるのが良いでしょう。しかし業務への信頼性は高く、人事・労務コンサルタントによって職場改善を促せる場合もあります。

 

ヘビークラス

大企業向けに労務管理のアウトソースを提供しており、費用は企業ごとに大きく変わるため相場は不明です。ただし、大企業向けにESG(環境・社会・コーポレートガバナンス)コンサルティングを提供するケースも多いため、費用は往々にして高額です。

 

外注のメリットとデメリット

 

労務管理を外注すると、具体的にどのようなメリットがあるのか?あるいは、デメリットはあるのか?

 

メリット1.社内生産性のアップ

労務管理の多くは日常のルーティンワークなので、外注により業務を丸ごとアウトソースすれば社内の労働生産性は大きくアップします。従業員はよりクリエイティブな分野に注力し、人事担当者なら採用広報など自社ブランディングに力を入れることでより優秀な人材を集められます。

 

メリット2.コスト削減になる可能性がある

労務管理の外注ではこれまで存在しなかったコストが新しく発生するので、表面上では企業の経済負担が大きくなります。ただし、生産性がアップした部分を考慮すると、相対的にコスト削減につながる可能性も多いので、事前に試算していくことが大切です。

 

メリット3.専門的ノウハウを活用できる

社労士や人事・労務分野でのコンサルティング実績が多い事業者へ外注を依頼すれば、その専門的ノウハウを活用した職場環境の改善などに努められます。

 

以上が主なメリットですが、労務管理にはデメリットも確かにあります。特に注意が必要なのが、「社内情報を外部に出すことになる」という点です。労務管理では主に従業員の個人情報を扱うことになるので、外注の際にはセキュリティの不安が残ります。そのため、外注先を検討する際は「情報管理体制がどうなっているか?」をしっかりと検討した上で、より良い外注先を判断することが肝要です。

 

労務管理を外注するコツ

 

最後に、労務管理を外注する際のコツについてポイントごとに解説します。

 

ポイント1.外注方針等を明確する

労務管理において、どこからどこまで外注するのかを明確にした上で、外注先候補のコスト等を確認しておきましょう。外注に関わる方針を事前に決めておかないと、的確な外注選択ができません。外注の目的や範囲は必ず明確にしておいてください。

 

ポイント2.外注実績を確認する

外注先候補にどのような実績があるかを確認します。注目すべき点は、自社に類似した事業・規模での外注実績があるかどうかです。ただし、だからといって100%信頼できるわけではないので、あくまで参考程度に留めておきましょう。

 

ポイント3.コミュニケーションを重視する

労務管理の外注では案件を丸投げするのではなく、外注先と適度なコミュニケーションを取りながら業務を進めていくことが大切です。なので、外注先がコミュニケーションを重視しているかどうか?を見極めてください。

 

ポイント4.サポート体制を重視する

初めて労務管理を外注する場合、不安なことも多いかと思います。なのでひとまずは手厚いアフターサポート等を提供している外注先を選ぶのがベターです。

 

まとめ

 

労務管理の外注にはデメリットもありますし、コストも当然かかります。しかし外注先の選定に成功できれば、享受できるメリットは非常に大きいでしょう。労務管理を効率化したい場合、外注だけでなくクラウドサービスを利用する選択肢もあります。外注よりも圧倒的にコストを抑えながら先進的な技術によって労務管理業務を効率化できるので、こちらも合わせて検討しておきましょう。

 

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