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【学校(教育機関)×勤怠管理システム】業界別勤怠管理システムシリーズ Vol.3|クラウドステーションのBLOG|人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

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【学校(教育機関)×勤怠管理システム】業界別勤怠管理システムシリーズ Vol.3

CLOUD STATIONでは、人事労務関連のクラウドシステム(SaaS)のご相談をお受けしております。各社様それぞれ課題をお持ちですが、一番多いのは「勤怠管理」について。

 

特に、「うちの業界は特殊だから・・・」「他の職種とは事情が違う・・・」と、業界や職種特有の特徴や事情に対応できるシステムがあるのかどうか、といったご懸念をよく伺います。

 

当社が運営するショールームでご体験いただける勤怠管理システムは、運用次第で様々な業界・職種の勤怠管理に対応することができます。

 

一方で、「業界に特化したシステムを知りたい」といったお声をいただくこともございます。本シリーズでは、このようなお声にお応えして「業界特化×勤怠管理システム」をご紹介してまいります!

 

第三弾は、近年先生方の労働環境が問題になっている学校法人。

学校法人における労務問題からおすすめの勤怠管理までご紹介していますので、ぜひご覧ください!

 

・・・

 

学校法人における働き方の課題〜学校における働き方改革に関する緊急対策〜

 

残業時間や土日出勤など、教員の働き方はいわゆる” ブラック “であると報道されることも少なくありません。

 

2022年1月に公表された「教師不足」に関する文部科学省の調査では、下記のような結果が報告されています。

 

  • 公立学校における教師の不足数 ※2021年5月時点
    • 小学校 979人
    • 中学校 722人
    • 高等学校 159人
    • 特別支援学校 250人
  • 教科担当がおらず必要な授業ができない学校数
    • 中学校 16校
    • 高校 5校

 

日本教職員組合が実施した調査においても、人手不足を反映したような結果が見られました。過労死ラインの月80時間を上回る残業時間、一日10分少しの休憩時間と、過酷な労働環境であることが伺えます。

 

【持ち帰りを含めた実質的な時間外労働時間の平均(月間)】

  • 小学校:90時間16分
  • 中学校:120時間12分
  • 高校:83時間32分/月

 

【1日の休憩時間の平均(一日)】

  • 小学校:11.7分/日
  • 中学校:15.5分/日

※ 小中学校教員の3人に1人が、休憩が全く取れない「0分」と回答

 

このような教師不足の背景には、特別支援級などのクラス数が増加していることや、団塊の世代の定年退職・若手教師の産休育休の取得、教員希望者の減少などがあるそうです。また、上記文科省の調査では、2020年度においては精神疾患による休職者は5,180人にものぼったというデータもありました。

教育機関では、人手不足が過重労働に繋がり、過重労働で貴重な人材が心身を消耗してしまい、さらなる人手不足に陥るーといった負の循環が起こってしまっています。

 

教員不足・過重労働の現状を打破するために、文部科学省は「学校における働き方改革に関する緊急対策(https://www.mext.go.jp/content/20200210-mxt_zaimu-000004400_1.pdf)」といった指針を発表しています。

 

  • 業務の役割分担・適正化を着実に実行するための方策
  • 学校が作成する計画等・組織運営に関する見直し
  • 勤務時間に関する意識改革と時間外勤務の抑制のための必要な措置
  • 「学校における働き方改革」の実現に向けた環境整備
  • 進捗状況の把握等

 

引用元:学校における働き方改革に関する緊急対策等について

 

上記指針で書かれていることは、民間企業の労働環境の改善と共通点が多いような印象があります。一方で、教育現場・学校という特殊な環境ならではの課題・状況も少なからずあるようです。

 

働き方改革に本腰を入れて取り組んで状況を改善することによって、既存人材のモチベーション向上や人材採用における競争力強化などの効果を期待できるでしょう。

 

次の項目では、「勤務時間に関する意識改革と時間外勤務の抑制のための必要な措置」を中心に、教育機関における勤怠管理の状況や課題についてご説明してまいります。

 

教育現場における勤怠管理の課題

 

「学校における働き方改革に関する緊急対策」では、勤怠管理(勤務時間)について下記のように書かれています。

 

  • 勤務時間に関する意識改革と時間外勤務の抑制のための必要な措置 ※一部抜粋

 

  • 勤務時間管理の徹底・適正な勤務時間の設定
    • 教師の勤務時間管理を徹底し、勤務時間管理は管理側・事務側に負担がかからないように、自己申告方式ではなくITの活用やタイムカードなどにより勤務時間を客観的に把握・集計するシステムを構築すること。

 

  • 登下校時刻の設定、部活動、学校の諸会議等については、教職員が適正な時間に休憩時間を確保できるように時間設定を行うこと。

 

 

  • 教職員全体の働き方に関する意識改革
    • 管理職だけでなく、学校の教職員全体に対しても勤務時間を意識した働き方を浸透させるため、各教育委員会等において働き方に関する必要な研修が実施されるよう促すこと。

 

 

  • 時間外勤務の抑制のための措置
    • 政府全体の「働き方改革実行計画」において示される時間外労働の限度(原則月45時間、年360時間)を参考にし、時間外労働の上限ラインを提示すること。

 

また、「新しい時代の教育に向けた持続可能な学校指導・運営体制の構築のための学校における働き方改革に関する総合的な方策について(中間まとめ)」(文部科学省)では、下記のようなことも書かれています。

 

勤務時間管理は,働き方改革の「手段」であって「目的」ではない。勤務時間の把握を形式的に行うことが目的化し,真に必要な教育活動をおろそかにしたり,虚偽の 記録を残す,又は残させたりすることがあってはならない。このため,国,教育委員 会等は,勤務時間の把握の徹底と併せて,その分析を行い,業務の削減や勤務環境の 整備を進めなければならないと自覚し,必要な取組を実施すべきである。

 

以上のことからは、勤務時間の管理(=勤怠管理)においては、虚偽の打刻をさせないような仕組み、勤怠データの収集と分析ができることが重要である といったことが伺えます。

 

Excelや手書きの勤怠管理では、打刻の加筆修正が誰でも簡単にできてしまいます。また、勤務時間に関する意識改革と時間外勤務の抑制のための必要な措置ではタイムカードが推奨されているようですが、タイムカードは代理打刻ができてしまいますので、虚偽の打刻を防げるとは言い難いかと思われます。

 

なにより、Excel・紙・タイムカードでの打刻では、データの集計・分析に多大な工数がかかってしまいます。

 

提出されたExcelファイルから数値をコピー&ペーストしたり、提出された紙やタイムカードから転記したり、間違っていたら都度聞きにいって・・・と、管理・事務方の負担が増えてしまうでしょう。また、教員にとっても打刻を修正、都度入力するなどの手間がかかってしまいます。

 

勤怠管理システムであれば、打刻の修正を申請・承認形式(ワークフロー化)する機能、勤怠データの集計・分析機能があるものが多く、Excel・紙による勤怠管理の課題をクリアすることができます。

 

システム選定においては、まずは各法人・学校の課題を整理することが重要です。

こちらでは、おそらく多くの法人・学校で共通される「教育現場ならではの勤怠管理の難しさ」を一部ご紹介します。

 

難しさ① 雇用形態が多様

 

教育現場には、常任、非常勤、契約職員、パート・・・とさまざまな雇用形態の方が働いている場合が多くあります。雇用形態が多様であるため、それぞれに合わせた設定が可能であることが必要です。

 

難しさ② 勤務時間が一定でない

 

学校の予定や部活動の影響で、午前授業・休日出勤など勤務時間が一定でない日も多いでしょう。民間企業のように平日◯時〜◯時と一律に設定することが難しく、その分勤務時間の集計作業も煩雑になってしまいます。

 

難しさ③ 打刻場所が一定でない

 

部活、試合の遠征、学校行事など、学校以外の場所で勤務することもあるかと思います。

PCのみでなく、タブレットやスマホなどでどこでも打刻できることも必須要件のひとつでしょう。また、GPS機能などで打刻場所を把握することによって、不正打刻を防止することができます。

 

難しさ④ 打刻漏れ・修正

 

仕事が立て込んで打刻を忘れてしまったり、打刻をした後に生徒や保護者からの相談に対応するといったことも予想して対応しておくと良いでしょう。

そのためには、打刻時間を後から申請し、上長がしっかりと確認して承認できる機能(ワークフロー機能)が必要です。また、打刻忘れを防止するため、定時以降に退勤打刻がない場合にアラートが出るような機能があると親切ですね。

 

難しさ⑤ 残業上限の意識

 

日々の仕事に追われていると、自分の残業時間が今どのくらいなのかといったことはついつい忘れがちです。

 

月間の残業上限を定め、管理者・本人双方に「後◯時間で上限です」などアラートを通知することによって、業務過多になっている教員を発見したり声掛けしたりといった対処ができます。

 

以上はあくまで一部で、実際に考慮すべき点や課題は各法人により異なります。

まずは、勤務先の状況についてしっかりと把握していただくことをおすすめします!

 

学校法人特化!勤怠管理システム

 

最後に、学校法人に特化した勤怠管理システムについてご紹介します。

 

イーキューブ勤怠管理システム

 

出勤・退勤の打刻だけでなく、リアルタイムでの集計や、休暇などの電子申請・承認、

さらにデータの出力や勤務時間のグラフ化まで一体となった統合型の勤怠管理システムです。『勤務実態の見える化』で、先生の”働き方改革”を強力にサポート!!

 

勤怠先生

 

学校専用 勤怠管理システム「勤怠先生」は、私立中学・高等学校様のご要望により開発をスタート致しました。勤務予定を柔軟に登録でき、特殊な時間外計算を行います。

 

DigiSheet

 

「DigiSheet(デジシート)」は勤務時間や時間外、休暇、欠勤の管理等を行い、教職員の勤務時間等の入力や報告および承認の手間を飛躍的に軽減しながら、正確な勤怠管理が可能となる勤怠管理システムです。

 

以上ご紹介してまいりましたが、HRMOS勤怠管理(IEYASU)やジョブカン勤怠管理、マネーフォワードクラウド勤怠など、主要な勤怠管理クラウドシステムでも、上記課題への対応は十分可能です。

 

CLOUD STATIONでは、課題に応じた勤怠管理クラウドシステムの選定や運用についてのご相談を承っています。初回の60分は、完全無料です!

 

また、神楽坂駅徒歩すぐのショールームでは、タブレットやスマートフォンなど実機を使って各種システムを体験頂くことも可能です。※しっかりと対応させていただくため、完全予約制となっております。

 

ぜひ、お気軽にご相談・ご予約ください。

 

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◆神楽坂駅徒歩すぐ!CLOUD STATIONでは、各種人事労務システムを展示しています。実際に操作頂きながら、専門のスタッフに運用についてご相談いただくことも可能です。

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