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CLOUD STATIONを運営するTECO Designから、総務担当者として約600人の給与計算や明細書発行を担当していたメンバーに協力をしてもらいました！
ぜひご一読ください。
◆関連動画はこちら◆
クラウド給与計算システムを使った場合には、下記の表のように試算ができました。
在籍従業員が増えるにつれて、システム利用料にボリュームディスカウントが適用される可能性もありますが、今回はその点を考慮していません。
※freee人事労務・マネーフォワードクラウド給与の場合、一人300円。
※ジョブカン給与計算の場合、一人400円。
※１人あたり単価については、提供会社がボリュームディスカウントを行う場合がありますが、ここでは600人×サービス単価で試算しております。
今回は、従業員600人・国内に20か所程度支店があり、ドットプリンタで明細を印刷している場合を想定しました。
個人の経験によるものですが、自社で削減効果を試算する際のご参考になさってください。
なお、ここでは給与計算までの労力は考慮しないこととし、各人の給与金額が確定後にフォーカスいたします。
スムーズに作業家できるかどうかは印刷機の調子によりけりで、また印刷した用紙を裁断して切り離す作業もあり、最長で半日がかりだったこともあるそうです。
また、他の課や部門と印刷機を共有している場合には、使いたい時に使えるとも限らず、また調整が必要になります。
当時は、「扶養家族が増えたので家族手当が5,000円増額します」などの手当の変更にいてのお知らせをWordで作成、封入していたそうです。WEB明細であれば「備考欄」に簡単に記載ができますが、紙ではそうも生きません。
住民税の通知書を封入する際には、半日以上かかることも！
また、入れ間違えミス・従業員の個人情報漏洩や、それによる企業の信頼失墜などのリスクが発生します。
人の手で行っている以上、いつ・どこでミスが起きるのかはコントロールしきれません。
各所に毎月郵送する必要があり、また通常郵便ではなくレターパックプラスなどで郵送していたため、これだけの金額がかかっていたそうです。また、本社より遠方へは、給料日必着のために早くに発送する必要があり、忙しさに拍車がかかってしまいます。
ここまでの作業について、日中は他業務で手をつけることのできない場合も多く、ほとんど毎月残業で対応していたそうです。仮に、担当者が月給250,000円で3時間×5日間残業していた場合には、最低で毎月30,000円ほどの残業代が発生します。ミスが発生しないように集中力が必要なため、他作業の合間や片手間ではできません。
他にも指サックや封筒、のりなどの細々とした備品・消耗品類に毎月3,000円ほどがかかり、専門の用紙代で年間374,000円※かかっているとしたら、合計で894,800円になる試算です。
※500セット 22,000円×17箱＝374,000円（従業員600人分＋賞与分の用紙代）
また、専門の用紙はオフィス用品店でも在庫が十分でなく、在庫切れに気を配る必要があったり、物理的な保存場所を確保する必要、管理の手間などもあります。また、毎年のシステム利用料・保守料、印刷機のインク代も発生してしまいます。
仮に、年間のシステム利用料を2,000,000円とすると、年間の総計は約3,000,000円にまでなります。
以上の内容を、改めてこちらの表にまとめました。
「紙の場合」はあくまで個人の経験則に基づく数字ですが、費用削減効果は一目瞭然です。
紙に印刷し、裁断し、封入して郵送するーこれら一連の業務には労務知識を活用することがなく、
担当者本人のスキル・キャリアアップへの関連性が薄く、
また「なにか課題解決に繋がる・会社の成長につながる」業務ではない「低付加価値」の業務と言えるでしょう。
その一方で、個人情報に関わる業務のため、業務にあたっての工数削減には限界がありますから、担当者の精神的な負荷になっている場合も少なくないかと思います。
クラウドシステム導入により、労務知識や担当者自身の強みを発揮できる「高付加価値」の業務に工数をかけることができ、また無駄なプレッシャー・ストレスを感じること無く働くことができるのもメリットの一つです。
自社での費用削減効果の試算にお役立ていただけたら、幸いです。CLOUD STATIONでは、導入効果についてのご相談もお受けしていますので、下記URLよりお気軽にご連絡ください。
今回の内容は、こちらの動画にもございます。
併せてご覧ください。
