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【労務担当必見/セミナーレポート】freee人事労務のことなら俺に聞け!~導入実績延べ100社以上の担当者がお答えします~|クラウドステーションのBLOG|人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

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【労務担当必見/セミナーレポート】freee人事労務のことなら俺に聞け!~導入実績延べ100社以上の担当者がお答えします~

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本記事では、株式会社TECO Designメンバーによる「freee人事労務」についてのセミナーレポートをお届けします!

※一部内容は削除、編集しております。

※セミナーでは、実際の画面をお見せしておりましたが、本記事では割愛している箇所もございます。CLOUD STATION(神楽坂駅徒歩すぐ)もしくはオンライン相談にてお見せできますので、本記事下部よりお問い合わせください。

 

  • freee人事労務に興味がある
  • クラウドシステムを導入したい
  • ベンダーではない中立の立場から情報収集したい

 

このようにお考えの方は、ぜひご覧ください!

 

【登壇者プロフィール】

 

岩永(株式会社TECO Design)

2020年5月入社。営業担当 兼 freee人事労務導入担当。実際の労務担当者に向け、現場のお困りごとをヒアリングしながら、日々レクチャーを重ねている。穏やかな口調、聞き上手な姿勢で、お客様からの信頼がピカイチ。

 

関連動画はこちら

 

・・・

 

勤怠管理が〇〇なら絶対にfreee人事労務!

 

freee人事労務とは、社内に混在している労務業務を一つにまとめて、労務の根本的なミスと作業時間を大幅に削減するクラウドシステムです。

 

これまで100社以上のお客様に、freee人事労務(以下、freee)の導入支援をして参りましたが、* 勤怠管理がシンプルな場合は、絶対にfreeeがおすすめ * です!

 

勤怠や給与計算、年末調整などが別々に分かれているクラウドシステムもあるのですが、freeeは勤怠の設定、給与計算・年末調整・マイナンバー管理・従業員マスタなどの複数業務をワンストップで完結することができます。

 

ひとつのシステムで、労務・勤怠・給与を一気通貫で管理することによって、システムの運用・管理が圧倒的に楽になります。また、freee会計を使っていれば、連携させることによって経費精算も効率化が実現するのです。

 

freee人事労務の重要なポイント① 締め支払日

 

まず、freeeの根幹に関わる重要なこととしてお伝えしたいのは、「締め支払日」です。freeeの設定代行をご提供する際、締め支払日が間違っていないか?変更はないか?ということは、何度も何度も確認しています。

 

freee設定の最初に行う初期設定。締め支払日を登録したあとに、従業員情報と紐づけるのですが、一度従業員と紐づいてしまうと後から修正・変更ができない仕様になっています。締め支払いをあとから変更するとなると、従業員を新たに登録し直したり、過去の全従業員の給与データを未確定状態に戻す必要があり、大変な工数がかかります。

 

【参考情報】

freeeヘルプセンター 締め日支払い日を変更する方法は?

 

皆様がfreeeを設定される、また設定代行業者に依頼する場合には、必ず締め支払日は直近変更がないことをご確認いただくことをおすすめします。

 

freee人事労務の重要なポイント② 勤務・賃金設定

 

「勤務・賃金設定」とはfreeeの用語で、給与計算と勤怠管理の両方の設定をする箇所です。働き方に応じ、フレックス、管理監督者などのテンプレートを使って、自社の給与計算や勤怠管理を進めることができます。

 

管理者アカウントでログインし、「設定」タブの「就業規則」の中に、勤務・賃金設定があります。

 

勤務・賃金設定の名称、勤怠管理の方法(freeeで勤怠管理をする、他サービスから勤怠を取り込む、freeeに勤怠を登録しないのうちいずれかを選択)、労働時間制度のテンプレート設定をします。freee人事労務で勤怠管理をされる場合には、タイムレコーダー設定、休日設定(法定休日、その他の休日、代休など)、出退勤時間や所定労働時間なども設定します。(以降の説明はfreee人事労務で勤怠管理までする場合を想定しております)

 

※固定時間制、管理監督者、裁量労働制、フレックスタイム制、一年単位の変形労働時間制、一ヶ月単位の変形労働時間制、一週間の変形労働制のうちいずれかを選択

 

【関連動画】

 

ここでのポイントは「一日の所定労働時間」と「一ヶ月の平均所定労働日数」です。

 

なぜかというと、「一日の所定労働時間×一ヶ月の平均所定労働日数」で月平均所定労働時間が算出され、この時間数を用いて控除や割増賃金が自動計算されるため。ここで間違えてしまうと色々な箇所に影響が及んでしまうのです。

 

「一日の所定労働時間」は皆様お間違えになることはあまりないかと思いますが、「一ヶ月の平均所定労働日数」は戸惑う方が多いような印象ですので、正しい数字を入れていただくようご注意ください。もちろん年が変わり月平均所定労働時間が変更されるようなことがあれば、新たに勤務賃金設定を作成して適用させる必要がありますね。

 

また、「打刻まるめ設定」も重要です。

※打刻まるめとは、出勤時刻や退勤時刻を分単位で計算するのではなく、キリよく、計算を簡便にするために端数の切り捨て・四捨五入をおこなうことを意味します。

 

freeeの場合、まるめられるのは、出勤と退勤の時間に対してのみで、残業時間をまるめることはできません。どちらも最大30分までとなっているので、出勤時間・退勤時間の30分より前・後の時間は「時間外」となります。実際の運用に合っているかどうか、必ずご確認ください。

 

「記録と計算方法」も、おさえておきたいポイントです。

遅刻・早退の記録、控除の自動計算、時間外・休日・深夜労働の30分の切り上げ・切り捨てについて、自社の運用と照らし合わせたうえ する・しないを設定できます。

「時間外・休日・深夜労働の30分の切り上げ・切り捨て」の実態がわからないまま、とりあえずでチェックをつけて集計をし、「思っていた結果と違う」状態になってしまったというお声もよく聞きます。

「切り上げたい・切り捨てたい」といった今後のご希望もあろうかと思いますが、システム切り替え時の検証段階では、「実際にやっているかどうか」をご確認していただくと良いかと思います。

 

「割増賃金」では、割増率の設定ができ、デフォルト(初期値)は法定の数値が入っています。「60時間超時間外労働」に対して現状割増賃金を支払っている場合には、25%なり数値の指定をしていただければと思います。

※ 中小企業の場合、2023年4月1日までは猶予期間として時間外労働と60時間超時間外労働の割増率との合計が50%以上とならなくてもよいことになっています。そのような運用実態の場合には「60時間超の時間外労働に加算される割増率」は「0」としておけば、60時間を超えた分があったとしても、別途追加の割増賃金が計算されることはありません。

 

こちらも、自社の運用をよくご確認した上で数値をご設定ください。

 

freee人事労務の重要なポイント③ 勤務賃金設定〜端数処理〜

 

端数処理に関して、当社をはじめ設定代行業者であれば必ず確認する場所です。自社で設定される際にも漏れがないようにご注意ください。

 

内容としては、割増賃金の単価の端数を同処理をするかということです。四捨五入か切り上げかによって、僅かではありますが計算結果が違ってきます。現状の給与計算ではどうしているのかを確認した上で設定して下さい。また、遅刻・欠勤・勤怠控除の単価の端数も同様です。欠勤控除をされているのであれば、実態を確認した上で「控除単価を四捨五入か切り捨てか」の選択してください。

 

稀にこの選択肢にない端数処理をしているという企業様もいらっしゃいますが、freee上ではこれ以外の処理ができません。我々としては、これを機に運用を見直していただくことをおすすめしています。例えば、欠勤控除単価を切り上げとしている場合には、freeeの仕様では対応できかねるということになります。

クラウドの仕様にあわせ、運用側が柔軟に対応することで、全体的に効率化が加速できます。現状の運用をfreeeに合わせた変更を行うことをおすすめしております。

どうしても自社運用を変えられないということだと、上記の例(欠勤控除単価を切り上げたい)では「欠勤控除に関しては、freee人事労務の自動計算結果の金額ではなく、手計算した結果を明細に直接入力して対応してください」ということになってしまいます。アナログな作業が残る結果となり、業務効率化の効果が半減してしまいます。

 

以上、勤務・賃金設定のご説明をしてまいりました。勤務、給与それぞれに関することが一箇所で設定できるのは、管理上効率が良く、また見直しや確認がしやすいという良さがあります。

 

freee人事労務の重要なポイント④ 支払日表示に慣れる

 

こちらも、freeeの独特な部分です。

私も慣れるまでは、何がどこに表示されているのか把握するのに時間がかかっていました。freeeは月マスタが、支払日に準じた表示となることを知っておくと、よりスムーズにfreeeに慣れて頂けるかと思います。

 

従業員マスタも同じです。当該月=支払月のいつの時点で従業員がいるかどうかで、給与計算の対象人数が変わってきます。この、「月ごとにマスタを持っている」のがfreeeの大きな特徴の一つです。

 

支払日表示になっていることに気をつけながら、「何の画面を見ていて」「どの設定をしているのか」に注意を払っていただくと、分かりやすいかと思います。

 

freeeはヘルプがとっても充実!

 

導入支援に際して不明点があれば、各クラウドサービスのヘルプページを参考にすることもございますが、freeeは群を抜いてヘルプページが充実していると思います。

何をしたいかが明確になっていれば、大体の場合はヘルプに解決策が載っています。ただ、たまに検索したい用語ではヒットしない場合もありますが、根気よく探していけば何かしら見つけて頂けると思います。

 

それでも解決できない場合には、チャットサポートの利用をしましょう。チャットボットが該当ヘルプページを引用してくれますが、それでも解決できなければ有人のサポートデスクの利用も可能です。

その場で解決しなかったとしても、後日メールなどで対応策・回答を送ってくださいますので、疑問点をしっかりと解消することができます。

 

freeeあるある

 

ここで、私達の経験も踏まえてよくある話として、設定時の注意点などをご紹介してまいります。

 

フレックスタイム制

ご要望としてお受けしたのは、「フレックスタイム制だが、遅刻があるので控除したい」とのこと。よくよく考えてみると、フレックスには遅刻早退の概念がありませんよね。そもそも予め出退勤時刻や1日の労働時間を定めない制度なので、遅刻控除を行う必要がないはずです。(もちろん「不足時間」分は控除します)

 

ご相談された企業様は、実態としては「ある時刻までに出社しないと遅刻扱い」という、ローカルルールをお持ちでした。しかしながらフレックスタイム制においては、いわゆる遅刻・早退・欠勤したとしても、他の日で補うことができますから、「フレックスタイム制」という勤務賃金設定のテンプレートを使っている限りは、自動で遅刻控除がされるようにはできません。

 

こういった法律で定められたやり方以外の運用方法については、クラウド化を機に現状の運用で正しいのかを見直していただく機会にもなると考えております。繰り返しになりますが、クラウドの仕様にあわせ、運用側が柔軟に対応することで、全体的に効率化が加速できます。

 

勤怠インポートをする場合、有給休暇はどの項目?

 

こちらも非常によく伺う話ですが、freee以外のサービスを用いて勤怠管理をしている場合です。有給休暇を勤怠インポートデータに加算する必要があり、そうすることで有給休暇・日数を給与計算に反映できます。具体的には、所定労働時間・総労働時間・総労働日数・所定労働出勤日数・年休取得日数に含める必要があるということです。

また、勤怠のインポートデータを作る際には、「時間」と書いてあるところについては、分表示で入力する必要があります。大体の勤怠管理システムは時間表示でエクスポートされるかと思うので、この点もご留意ください。

 

SmartHRを使っているので、freeeの登録は最小限にしたい

 

こちらもよく伺う内容です。SmartHRからfreeeへの連携はできますが、連携できる項目が決まっています。

 

  • 従業員情報・・・SmartHRには無くfreeeにのみある項目もございますので、データ移行の際には仮でも良いので一旦入れておく必要があります。
  • 給与明細・・・連携可能
  • 賞与明細・・・連携可能
  • 年末調整・・・連携不可 

 

SmartHRとfreeeはうまく連携可能な部分も多くありますが、100%とは言えない状態です。シンプルな運用を目指すのであれば、freeeのみで完結することをおすすめします。

QA

 

Q 割増賃金の部分で、固定残業代を設定している場合、法定時間外の設定だと重複してしまう部分が出ると思いますが修正は可能でしょうか。

 

A freeeには専用の固定残業手当機能が備わっています。金額、時間どちらで計算するかを選ぶことができます。

 

 

Q 従業員数が多いと諸々の処理に時間がかかりますが、待ち時間を短くする方法はありますか?

 

A 従業員数に関わらず、処理に時間がかかることは確かにあります。おそらくfreee社のサーバの問題とかそういった技術的なものかとおもいます。これは我々ユーザー側での対応はしきれないかと思いますが、今後もfreee社側での改善があるといいなと思いますよね。

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◆神楽坂駅徒歩すぐ!CLOUD STATIONでは、各種人事労務システムを展示しています。実際に操作頂きながら、専門のスタッフに運用についてご相談いただくことも可能です。

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