【公開マニュアル】freee人事労務の注意点〜従業員情報の自由編集・リクエスト制〜

今回は、freee人事労務の従業員情報を自由編集制にした場合の注意点についてご紹介します。

【自由編集制とは】

管理者の許可がなくとも、従業員自身が、登録情報の変更をできる機能のこと。

管理者画面にログイン後、設定＞権限管理を開きます。「従業員の編集権限設定」で「自由編集制に編集」を選択すると、以降従業員は自由に自身の登録情報を変更できるようになります。

基本給、割増賃金、手当といった金額に関する部分以外は、自由に編集することができます。編集後には、管理者への申請・承認もなく、そのままの内容が保存され従業員情報に反映されます。

従業員からすると便利なようにも思えますが、管理者にとってはどうでしょうか。今回、試しに自由編集制にし、自身の従業員情報を編集しました。いくつかの注意点がありましたので、ご紹介します。

扶養家族の登録
- 管理者が登録をする場合には、扶養の対象が「所得税・住民税と社会保険」の両方もしくはいずれかのみを選択する箇所がありますが、従業員側の編集画面では該当の項目がありませんでした。管理者画面で確認したところ、「所得税・住民税と社会保険」いずれも扶養として登録されていました。

所得税納税者区分、住民税納付先の市区町村コード（2021年）、住民税の年額も変更可能となっています。仮に自由編集制にした場合であっても、原則的にこの部分は編集しないようにルールを設けておいたほうが良いでしょう。
通勤
- 通勤手段、手当の支給月、手当金額など変更可能です。通勤手段を自転車にしたうえで、通勤手当の金額を設定できてしまいました。こちらも、上記同様に原則編集不可と伝えておくべき項目かと思います。

従業員情報の編集をリクエスト制にした場合には、管理者の許可なしには編集内容が反映されず、申請内容が間違っていた場合には却下も可能です。

各社の運用ポリシー次第でしょうが、誤った情報であっても編集・反映されてしまう可能性があるため、管理者視点では注意を払う必要があることをご留意ください。

以上の内容を、動画でもご紹介しています。