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【マネーフォワードクラウド給与】初心者の方必見!従業員データのCSVインポートで気をつけること|クラウドステーションのBLOG|人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

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【マネーフォワードクラウド給与】初心者の方必見!従業員データのCSVインポートで気をつけること

本記事では、マネーフォワードクラウド給与をこれから使っていく・使い始めたばかりの方に向けて、運用において気をつけるべきポイントをご紹介します!

マネーフォワードクラウド給与では、給与計算のみでなく、予め設定した従業員の銀行口座への振込データ(FBデータ)を生成することが出来ます。そのデータを各金融機関のインターネットバンキングにアップロードすることで、給与の振り込み予約を簡単に行うことができます。

 

※関連動画はこちら※

 

 

従業員情報の全項目を、何度でもCSVファイルを利用して上書きをすることができるというのが、マネーフォワードクラウド給与の大きな特徴です。金融機関・支店名などの支払情報も、もちろん何度でも上書きすることが可能です。
「従業員情報」の画面上で一人ずつ変更することもできますが、複数人の修正を行う場合には、CSVファイルで一括アップロードすることで修正したほうが効率的に行うことができます。

 

桁数に要注意!

 

まず、管理者画面にログインし、従業員情報のページ「従業員情報CSVダウンロード」から、最新のCSVファイルをダウンロードします。そのファイルで変更したい箇所を上書きし、
ファイルを保存してインポートをすれば従業員情報の変更作業は完了です。

 

ここで要注意なのは、「口座番号など桁数が決まっている項目の編集」です。例えば、銀行の口座番号は7桁ですが、「000999」「0033333」のように0からはじまる口座番号をお持ちの方がいらっしゃいます。ダウンロードしたファイルにそのまま入力してしまうと、0が自動的に省略され、「999」「3333」のみになり、従業員情報に反映されてしまいます。一括アップロードする時点ではケタ数のエラーが出ることはないので、ここでは気がつけない場合が多いです。

 

そうすると、マネーフォワードクラウド給与の「給与振込一覧表」で該当者の備考欄に「口座番号が7桁ではありません」とエラー表示が出たり、FBデータ生成時にも同じように「〇〇さんの給与口座の口座番号が7桁ではないため、FBデータの生成に失敗しました」とエラーが出てしまいます。

 

他、下記も桁数が決まっていますので、それぞれ正しい桁数でないと同様のエラーが発生してしまいます。

 

雇用保険の被保険者番号 11桁(4桁-6桁-1桁)
基礎年金番号 10桁(4桁-6桁)

 

では、正しい桁数に揃えるためにはどうすれば良いのか、解決策をご紹介します!

 

Googleスプレッドシートの場合

 

口座番号など桁数指定のデータがはいっている列ごとに選択して、表示形式>数字から、一番下にある「表示形式の詳細設定」から「カスタム数値形式」をクリックします。ご自身で0を7つ入力して「適用」をクリックしたら、選択した列・セルの入力データは自動で7桁表示になる設定が完了です!

 

参考
スプレッドシートで数値の表示形式を設定する/ドキュメントエディタヘルプ

 

Excelの場合

 

Excelも同様に、該当の列を選択します。右クリックをし、「セルの書式設定」から表示設定>ユーザー定義へ進みましょう。

この後の操作は、Googleスプレッドシートと同じで、0を7つ入力して適用させます。

参考
ユーザー定義の表示形式を作成する/Microsoft Officeサポート

 

※上記は、いずれも銀行口座を想定しているため7桁と記載しています。 
雇用保険の被保険者番号であれば11桁、基礎年金番号であれば10桁と、指定の桁数に応じて上記操作を行ってください。

 

・11桁(4桁-6桁-1桁の組み合わせでCSVセルに入力)
・10桁(4桁-6桁の組み合わせでCSVセルに入力)

 

上記のように1マスずつ分け、入力する形式になっていることにご留意ください。

 

以上、マネーフォワードクラウド給与のCSVファイルによる従業員データの変更についてご紹介しました。
他の項目を編集する場合であっても、銀行口座・雇用保険の被保険者番号・基礎年金番号にはご注意ください!

 

以上の内容を、こちらの動画でもご紹介しています。

実際の画面もありますので、ぜひご覧ください

 

2022/12/20追記
マネーフォワードクラウド給与の機能リリースにより、特定箇所だけの上書きインポートも可能となり、従業員マスタのメンテナンス作業が大変ラクになりました。
詳細はこちらの動画をご覧下さいませ。

 

・・・

 

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