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ワークショップレポート「シフトの極意」

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本記事では、CLOUD STATIONで定期実施中のワークショップ「シフト管理の極意」の内容を一部ご紹介します。

 

CLOUD STATIONワークショップ一覧はこちら

 

  • 店舗の売上を最大化したい
  • 人件費を適正化したい
  • 人員管理を効率的に行いたい
  • 店舗と本社・SVとの連携をスムーズにできるようにしたい
  • シフト管理を効率化したい
  • シフト管理を脱紙・Excelしたい

 

このようにお考えの方は、ぜひご一読ください!

また、詳細な内容や実際の運用相談につきましては、こちらまでお問い合わせください。

 

◆CLOUD STATION@神楽坂駅へのご来館でのご相談はこちら

◆オンラインでのご相談はこちら

 

【登壇者情報】

oplus株式会社 代表取締役 杉原 和樹様

メンローカレッジ(米カリフォルニア州)卒業後、株式会社GUに就職し、3年間店舗運営業務と共に、店長業務も経験。退職後、ITベンチャーに転職し、コアメンバーとして3年で4人から60人規模へと会社を成長させる立役者の1人として活躍。その後起業してOplus株式会社を設立し、株式会社GUでのシフト管理の実務経験とノウハウ、ITベンチャーで培ったIT知識・経験を活かし、シフト管理サービス「oplus」を創造。

 

シフト管理システム導入で目指すべきゴール

 

シフト管理システムを導入するにあたっては、「シフト管理業務」から、「稼働計画」に昇格させることをゴールに設定しましょう。

 

◆シフト管理業務…属人化、定性的。差し支えなく運営できているか、スタッフから不平・不満なくシフトが組めているかが重視される。いかに早く終わらせられるかー「速度」が重要。

 

◆稼働計画…標準化、定量的。例えば、売上・利益を最大できているか、計画、曜日・時間帯別売上構成比に基づいて必要な人員数を確保できているかが重要。速度よりも「精度」が重要な要素である。

 

稼働計画作成までの3つのステップ

 

実際、稼働計画を作成するにあたっては、下記3つのステップをおすすめしています。

 

  1. シフト管理業務の効率化…シフト管理業務の効率化を目指し、紙・エクセルから脱却し、システムを導入する。
  2. シフト管理業務の標準化…シフト作成・管理のシステム化に伴って、これまで属人的だった業務を標準化。全社に展開して、やり方を統一。
  3. 現象課題の洗い出し、本質課題の解消…デジタル化されたシフト情報をもとに、課題を洗い出して「本質課題」を発見する。PDCAサイクルを回して、課題解決へアプローチ。

 

システム導入のみ、つまり①の段階で止まっている企業が多いような印象です。ですが、それのみでは十分な稼働計画の作成はできません。

③までやりきって、シフト管理業務から脱却し、「稼働計画作成」という付加価値までたどり着きましょう。

 

シフト管理業務の効率化〜oplusについて〜

 

店舗でしかできないシフト管理業務。最小限に抑え、感染予防。 

従来は、シフト提出・確認のために店舗に出向くという事もあったかと思います。コロナ禍においては、外出や人との接触は必要最小限にすることが望ましいですよね。

oplusであれば、シフト提出・作成・確認をPCもしくはスマートフォンで完結し、感染予防を徹底することができます。

 

システムによる業務効率化で、工数大幅削減を実現。 

システム化によって、シフトの煩雑な工程を簡略化・効率化することができます。

oplusの使い始め時点では、スマホからのシフト提出・PCでの管理といった基本的な機能だけでも、十分に効率化を実感できるかと思います。

 

使い慣れてきたら、自動シフト作成機能やヘルプの一括要請機能など、他の機能を活用していただき、シフト管理をより効率化し、工数を削減していただけるようになります。

円滑なコミュニケーション

店長や管理者の方から店舗で働くスタッフの方へのコミュニケーションは、LINE・電話・メール・・・と相手に合わせるなどして多岐に渡っている場合も多いかと思います。

連絡手段をoplusに一本化することによって、効率的かつ円滑なコミュニケーションが実現します。

 

また、コミュニケーションにおける公私混同や、シフト連絡の見逃し・聞き逃しも解消することができ、スタッフ・店舗運営側双方にとってストレスのないやり取りを実現することができます。

 

ゴール達成のために習得すべき極意

 

標準化の極意

 

シフト管理は、属人化しやすい・アナログであるとよく言われます。実態として、oplusの独自調査によると、飲食店のうち94%が紙やExcelでシフト管理を行っているということが分かりました。

理由としては、紙やExcelは無料かつ簡単に使用でき、自由にフォーマット作成や管理・変更ができるというメリットがあるという意見を多く伺いました。

 

一方で、自由であるということは、ルール・基準が無いとも言い換えることができ、そして結属人化につながってしまう・・・という側面もあります。シフト管理業務が属人化すると、シフトの管理者(店長など)が変わると、シフトの精度(質)やルールも変わってしまうというデメリットが発生します。

 

属人化をなるべく排除して標準化を進めることが、シフト管理業務から「稼働計画作成」へのアップデートの一丁目一番地です!

こちらは、oplusをご利用いただいている企業様で発生したニーズの具体例です。

ご覧いただくと、いかにシフト管理について各社独自のルールが存在しているか、そしてこれらを把握し切ることが難しいかがお分かりになられるかと思います。

 

 

シフト管理をシステム導入によって標準化すると、シフト作成手順が統一化され、ルール・基準を全社・全店舗で最適化することができます。

その過程で、現状の課題が浮き彫りになるーつまり現象課題が可視化されていきます。

 

現象課題の解決と、本質課題の発見

 

こちらは、実際にご相談いただいた内容です。

 

紙やExcelで管理されることの多いシフト管理業務は性質上、属人化されることが多いということはこれまでもお伝えしてまいりました。本社側にとっては、各拠点の実情を把握しづらいということでもあり、結果としてこのような課題が生じてしまいます。

 

また、各店舗で想定外の人件費が発生していても、理由が可視化されていないと「たまたま一時的に発生したことだ」と認識されてしまい、「解決すべき課題」が埋もれてしまっているということもあるでしょう。

 

シフト管理の方法が標準化されれば、正しいデータが得られますので、課題の抽出がしやすくなります。本質的な課題、解決すべき課題はどこにあるのか、焦点を当てられるように慣れば効率的な店舗運営、ひいては効率的な経営に繋がります。

 

例えば、oplusであれば各店舗での人件費データを容易に可視化することができます。何が起きているのか、どこに注目すべきか一目瞭然です。

また、本質課題としては、この4つに絞ることができるかと考えています。ぜひ、ご参考になさってください。

 

  • 人件費予算の見直し
    • そもそもの人件費計画に誤りはないか。多くの店舗で人件費オーバーしていたり、店舗によって計画比率が偏っている場合には要チェック。そうでない場合には、各店の稼働計画を確認。
  • 稼働計画の見直し
    • 時間帯別人員数が最適化されたシフトが組まれているか。最適化できる人員が揃っている店舗の場合には、要チェック。そうでない場合は、育成計画と要員計画を獲得。
  • 育成計画の見直し
    • 特定の人が公休の場合に計画残業が発生する場合や、人員が薄くなる時間帯が発生する場合は要チェック。スタッフのスキルレベルが高い場合は、要員計画を確認。
  • 要因計画
    • 特定の時間帯の人員が薄い、スタッフのスキルレベルが高いのに、残業型テント比べて多い場合には要チェック。採用活動を促進し、人員不足解消を目指す。

 

一気通貫のDX

 

oplusを活用して現象課題を洗い出すことによって、本質課題を解決することに繋がります。売上計画、在庫計画、採用計画と行った「計画管理」、実際の稼働が表れるシフト管理などが全て連携していることによって、更に効果的な一気通貫のDXが実現します。

 

また、売上・経費のバランスが取れ、正確な情報を経営サイドが確認できるようになると、経営のPDCA管理が回せるようになります。そのために必要なピースが、シフト管理から発展する稼働計画です。

 

シフト管理の改善に本腰を入れて取り組むことによって、店舗の業務改善のみでなく、経営の効率化や全社的な視点での効果的なDXを推進することができます。

 

まとめ

 

  • 改善すべき課題は、シフト管理業務でなく稼働計画にあり!
  • システム導入はゴールではなく、スタート。しっかりと活用することが重要。
  • シフト管理業務を稼働計画にアップデートすることで、一気通貫のDX化を完遂。

 

以上、ワークショップの内容について一部ご紹介いたしました。

当日は、実際のoplusのデモ画面をご案内いただいたり、質疑応答の時間を設けていただいたりと、充実した内容で実施いただきました。

 

神楽坂にありますCLOUD STATIONのショールームでは、実際にoplusを操作することができます。ぜひ、ご来館いただいてご相談をお伺いしながら、運用をイメージしていただきたく思います。

 

また、oplusではオンラインのデモツアーを実施中です。ご都合に合わせ、ぜひこちらもお申し込みください。

https://oplus-teco.youcanbook.me/

 

【参考動画】※実際の画面をご紹介していますので、こちらもご覧ください。

 

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◆神楽坂駅徒歩すぐ!CLOUD STATIONでは、各種人事労務システムを展示しています。実際に操作頂きながら、専門のスタッフに運用についてご相談いただくことも可能です。

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