BLOG
ブログ
BLOG
ブログ
このようにお考えの方は、ぜひご一読ください!
また、詳細な内容や実際の運用相談につきましては、ぜひお問い合わせください。
oplus株式会社 代表取締役 杉原 和樹様
メンローカレッジ(米カリフォルニア州)卒業後、株式会社GUに就職し、3年間店舗運営業務と共に、店長業務も経験。退職後、ITベンチャーに転職し、コアメンバーとして3年で4人から60人規模へと会社を成長させる立役者の1人として活躍。その後起業してOplus株式会社を設立し、株式会社GUでのシフト管理の実務経験とノウハウ、ITベンチャーで培ったIT知識・経験を活かし、シフト管理サービス「oplus」を創造。
シフト管理システムを導入するにあたっては、「シフト管理業務」から、「稼働計画」に昇格させることをゴールに設定しましょう。
◆シフト管理業務…属人化、定性的。差し支えなく運営できているか、スタッフから不平・不満なくシフトが組めているかが重視される。いかに早く終わらせられるかー「速度」が重要。
◆稼働計画…標準化、定量的。例えば、売上・利益を最大できているか、計画、曜日・時間帯別売上構成比に基づいて必要な人員数を確保できているかが重要。速度よりも「精度」が重要な要素である。
実際、稼働計画を作成するにあたっては、下記3つのステップをおすすめしています。
システム導入のみ、つまり①の段階で止まっている企業が多いような印象です。ですが、それのみでは十分な稼働計画の作成はできません。
③までやりきって、シフト管理業務から脱却し、「稼働計画作成」という付加価値までたどり着きましょう。
従来は、シフト提出・確認のために店舗に出向くという事もあったかと思います。コロナ禍においては、外出や人との接触は必要最小限にすることが望ましいですよね。
oplusであれば、シフト提出・作成・確認をPCもしくはスマートフォンで完結し、感染予防を徹底することができます。
システム化によって、シフトの煩雑な工程を簡略化・効率化することができます。
oplusの使い始め時点では、スマホからのシフト提出・PCでの管理といった基本的な機能だけでも、十分に効率化を実感できるかと思います。
使い慣れてきたら、自動シフト作成機能やヘルプの一括要請機能など、他の機能を活用していただき、シフト管理をより効率化し、工数を削減していただけるようになります。
店長や管理者の方から店舗で働くスタッフの方へのコミュニケーションは、LINE・電話・メール・・・と相手に合わせるなどして多岐に渡っている場合も多いかと思います。
連絡手段をoplusに一本化することによって、効率的かつ円滑なコミュニケーションが実現します。
また、コミュニケーションにおける公私混同や、シフト連絡の見逃し・聞き逃しも解消することができ、スタッフ・店舗運営側双方にとってストレスのないやり取りを実現することができます。
シフト管理は、属人化しやすい・アナログであるとよく言われます。実態として、oplusの独自調査によると、飲食店のうち94%が紙やExcelでシフト管理を行っているということが分かりました。
理由としては、紙やExcelは無料かつ簡単に使用でき、自由にフォーマット作成や管理・変更ができるというメリットがあるという意見を多く伺いました。
一方で、自由であるということは、ルール・基準が無いとも言い換えることができ、そして結属人化につながってしまう・・・という側面もあります。シフト管理業務が属人化すると、シフトの管理者(店長など)が変わると、シフトの精度(質)やルールも変わってしまうというデメリットが発生します。
属人化をなるべく排除して標準化を進めることが、シフト管理業務から「稼働計画作成」へのアップデートの一丁目一番地です!
こちらは、oplusをご利用いただいている企業様で発生したニーズの具体例です。
ご覧いただくと、いかにシフト管理について各社独自のルールが存在しているか、そしてこれらを把握し切ることが難しいかがお分かりになられるかと思います。
シフト管理をシステム導入によって標準化すると、シフト作成手順が統一化され、ルール・基準を全社・全店舗で最適化することができます。
その過程で、現状の課題が浮き彫りになるーつまり現象課題が可視化されていきます。
こちらは、実際にご相談いただいた内容です。
紙やExcelで管理されることの多いシフト管理業務は性質上、属人化されることが多いということはこれまでもお伝えしてまいりました。本社側にとっては、各拠点の実情を把握しづらいということでもあり、結果としてこのような課題が生じてしまいます。
また、各店舗で想定外の人件費が発生していても、理由が可視化されていないと「たまたま一時的に発生したことだ」と認識されてしまい、「解決すべき課題」が埋もれてしまっているということもあるでしょう。
シフト管理の方法が標準化されれば、正しいデータが得られますので、課題の抽出がしやすくなります。本質的な課題、解決すべき課題はどこにあるのか、焦点を当てられるように慣れば効率的な店舗運営、ひいては効率的な経営に繋がります。
例えば、oplusであれば各店舗での人件費データを容易に可視化することができます。何が起きているのか、どこに注目すべきか一目瞭然です。
また、本質課題としては、この4つに絞ることができるかと考えています。ぜひ、ご参考になさってください。
oplusを活用して現象課題を洗い出すことによって、本質課題を解決することに繋がります。売上計画、在庫計画、採用計画と行った「計画管理」、実際の稼働が表れるシフト管理などが全て連携していることによって、更に効果的な一気通貫のDXが実現します。
また、売上・経費のバランスが取れ、正確な情報を経営サイドが確認できるようになると、経営のPDCA管理が回せるようになります。そのために必要なピースが、シフト管理から発展する稼働計画です。
シフト管理の改善に本腰を入れて取り組むことによって、店舗の業務改善のみでなく、経営の効率化や全社的な視点での効果的なDXを推進することができます。
以上、ワークショップの内容について一部ご紹介いたしました。
当日は、実際のoplusのデモ画面をご案内いただいたり、質疑応答の時間を設けていただいたりと、充実した内容で実施いただきました。
神楽坂にありますCLOUD STATIONのショールームでは、実際にoplusを操作することができます。ぜひ、ご来館いただいてご相談をお伺いしながら、運用をイメージしていただきたく思います。
【参考動画】※実際の画面をご紹介していますので、こちらもご覧ください。