【第13回】残業代のトラブルを未然に防ぐために！正しい残業計算の基本と注意点｜クラウドステーションのBLOG｜人事労務 関連SaaSを体験できる「CLOUD STATION」

はじめに

厚生労働省の定期監督等実施状況・法違反状況のデータによると、令和3年度では労働基準法に違反していた事業所83,212社のうち、「労働時間」に関する違反18,007社、「割増賃金」に関する違反16,521社という結果となっています。これは「年次有給休暇」9,783件と比べても圧倒的に多い件数であり、労働時間や割増賃金（残業代）に関するトラブルが後を絶たない状況ともいえます。

このコラムでは、残業代トラブルの2大原因をあげ、それを解消する方法を示すことで残業代トラブルを未然に防ぐポイントを解説します。

残業代トラブルの2大原因

（１）残業時間を正確に把握できていない

残業時間が正確に把握されていないことがトラブルの原因になっていることがあります。
例えば、「残業は月20時間まで。それ以上は仕事をしていても残業としない。」「リモートワークの場合はみなし労働時間なので何時間働いても残業はない」「営業時間後の研修時間は残業ではない」「紙の勤怠表を使っていて、出勤日にハンコを押すだけ」など、本来であれば残業時間とするべき時間をカウントしていなかったり、把握方法が適切でなかったりするパターンです。
このような状況では、従業員にとってはサービス残業となってトラブルとなります。この原因を解消するためには、労働基準法上の「労働時間」を正しく理解し、労働時間の把握方法を見直すことが必要です。

（２）残業代の計算が間違っている

残業代の計算過程での誤りもトラブルの一因です。
例えば、適用される割増賃金率の間違いや、割増賃金単価の算出方法の誤りなどです。給与システムを使用している場合であっても、残業代は残業時間などの数値を入力すると自動で算出してくれますが、そもそもその前提となる割増賃金率などの設定を間違えると、従業員全員の給与に影響を与えてしまいます。
そのため、残業代の計算についても正しい理解をもつことが必要となります。

残業時間を正しく把握するためには

①「労働時間」を理解する

残業時間を把握するためには、まず「労働時間」とは何かを理解する必要があります。
労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいい、客観的に決まります。そのため、会社が「残業時間は月20時間以上まで。それ以上はカウントしません」とアナウンスしていても、客観的に見て指揮命令下に置かれている時間であれば、残業時間となります。

ちなみに、指揮命令というのは、黙示のものも含みます。持ち帰り残業があるのを知っていながら上司が放置していたような場合は、黙示の指揮命令があったといえるでしょう。
また、前述の「研修時間」が、全員受講が義務付けられている場合や研修を受講しないと実質的に不利益を被る場合は、指揮命令下にある時間といえるでしょう。そのため残業時間としてカウントする必要があります。

②正しく把握する

厚生労働省の『労働時間を適正に把握するために使用者講ずべき措置に関するガイドライン』（以下、「ガイドライン」といいます。）によると、会社は次の方法で、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが必要とされています。

• 上司などによる現認
• タイムカード、ＩＣカード、PCの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認
• 従業員の自己申告制

ポイントは、これからの方法を用いて、「始業時刻」と「終業時刻」を記録することです。最近では少なくなりましたが、たまに、カレンダーの出勤日に丸印や押印しているだけの出勤簿を見ることがあります。これだと始業時刻も終業時刻も分かりません。上司による現認や従業員の自己申告制など、どのような方法で記録するにしても、必ず時刻で記録するようにしましょう。

さらに、自己申告制はあくまで例外的な扱いとされているため、その運用には注意しましょう。
例えば、会社が「残業時間は月20時間まで」と自己申告できる時間数の上限を設ける等、適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないことが明確に示されています。

残業代の計算方法

残業代は、次のように算出します。

残業代＝残業時間数×割増賃金単価

残業時間数は、前述した方法により労働時間に該当する時間を正確に把握します。ここでは、割増賃金単価について解説します。

割増賃金単価は、「1時間当たりの賃金額×割増賃金率」で計算します。

①1時間当たりの賃金額の算出方法

【月給の場合】月給額÷1か月の所定労働時間数

【週給の場合】週給額÷1週間の所定労働時間数

【日給の場合】日給額÷1日の所定労働時間数

【時給の場合】時間給として決まっている金額

なお、月給制で月の所定労働時間数が毎月変動する場合は、月給額を1か月あたりの平均所定労働時間数で割ります。平均所定労働時間数を求めるには、まず年間歴日数（365日）から年間休日数（例えば、120日）を引き、さらに12か月で割ります。こうすると1か月の平均労働日数が出るので、その数に1日の所定労働時間（例えば、8時間）を掛けると、1か月の平均所定労働時間数が算出できます。

（365-120）÷12×8≒163時間

注意する点は、計算の基礎となる賃金は、基本給だけではない、ということです。職務手当や皆勤手当などの手当も含めます。例外的に除外できるは、次の8つだけです。これ以外の手当は全て含めて1時間当たりの賃金額を算出することになります。

• 家族手当
• 通勤手当
• 別居手当
• 子女教育手当
• 住宅手当
• 臨時に支払われた賃金（結婚手当など）
• 1箇月を超える期間ごとに支払われる賃金（賞与など）

②割増賃金率について

割増賃金率は次のとおり法令で定められています。

注意する点は、残業時間が月60時間を超える場合です。2023年4月から中小企業にも適用されることになった割増賃金率です。私が関与した中小企業では、エクセルで給与計算していたところ、割増賃金率を60時間以内と60時間超えで分けず、すべて2割5分で計算していたため、従業員からクレームが来たという話がありました。
給与システムなどを導入していても、手動で料率を変更する必要がある場合等は、60時間超えについて5割以上の割増率になっているか確認が必要です。

残業代に関するトラブル未然防止のために

私の経験では、残業代トラブルは残業時間の把握が正確にできていないことが圧倒的に多いように感じます。そのため、タイムカードをはじめとする何らかの勤怠管理システムは導入するべきと考えます。客観的なデータがあることで余計なトラブルを回避できることもあります。
同時に、従業員が残業する場合には必ず残業申請書を提出してもらう仕組みを作りましょう。打刻データを基本としながら、残業申請書と照らし合わせて残業時間を把握するようにします。
残業申請書と合わせて、従業員に対しては、残業時間の正しい計測方法や残業代の計算方法あるいは36協定の内容について周知・教育することも効果があります。そもそも、残業は労使間での36協定の範囲内であることが大前提となってるため、残業時間の上限や割増率などを明確に示すことにより、誤解を減らし、トラブルを防ぐことができます。

また、残業代の計算間違いを防ぐためには、1時間当たりの賃金額の算出を法令に沿って行うことです。繰り返しになりますが、月給者の場合、基本給だけで計算している間違ったケースが多いので、除外できる手当の他は、すべて対象となることに注意してください。給与システムであっても、項目欄に正しく入力することが前提となります。

以上、残業時間、残業代を巡っては労働者も関心が高いこともあってトラブルになりやすいです。不明なことがあれば、社会保険労務士などの専門家に相談することをおすすめします。

以上