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【公開マニュアル】年度内の再入社×クラウド給与計算システム

再入社制度、カムバック制度、出戻り制度など、「一度退職した従業員を一定条件を設けた上で再度受け入れる」という人事制度を設けている企業が増えているそうです。

 

参考:大企業、2割が再入社制度 待遇や評価に課題/日本経済新聞

 

本記事では、再入社をした場合のクラウド給与計算ソフトの設定方法について検討しています。再入社制度を検討される際に、ご参考にしていただければ幸いです。

 

年をまたいで再入社した場合には、新たにアカウントを設けて手続きをすれば良いのですが、仮に「同じ年に再入社をした場合」、クラウド給与計算システム上ではどうすれば良いのでしょうか。

 

新たな従業員としてアカウントを作成する

 

この場合、2つ以上メールアドレスを持っていないと、古いアカウント(退職分)の源泉徴収票・給与明細が見られなくなってしまいます。クラウドでは1人につき1つのメールアドレスのみが紐付け可能という場合が多い、ということは要注意ポイントです。

 

また、再入社した場合に従業員番号を変更しなくてはいけません。クラウドでは重複した従業員番号は登録不可である場合が多く、否応なしに異なる番号を振られることとなります。実際は同一人物ではありますが、クラウド給与計算システム上は「2人」とカウントされるということですので、年末調整の際にも工夫が必要になります。すべての金額を合算したうえで、最終的な所得税額を算出しなければなりません。

 

退職処理を取り消し、アカウントを復活させる。

 

退職を取り消すのみで新規登録の手続きが不要のため、迅速な対応が可能です。

また、同一アカウントのために、従業員本人が自身の年収を把握することもできます。

 

デメリットとしては、再入社書類は出力後に手で修正する必要があるということです。クラウドでは、従業員マスタに登録されている入社日付で書類を作成しますので、最初に入社した日付が各書類に反映されてしまいます。労務担当の方の作業が、一時的とはいえ増えてしまうことは留意点でしょう。

 

また、過去に一度確定した給与を解除する場合は、要注意です。

対象の従業員が退職してから入社するまでの期間の給与処理は、当然その従業員は対象外となります。ですが、その期間の給与確定を解除するようなことがあると、その期間も在籍していたものとして再計算されてしまいます。つまり、本来在籍していない期間にも給与マスタに反映されてしまうため、freee人事労務のような月別にマスタ情報を保有するようなサービスであれば、在籍していなかった期間については基本給など各項目を0円に直接編集することが必要です。

 

こちらの内容を、動画でもご紹介しています。

ぜひ、ご覧ください。

 

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