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CLOUD STATIONでは、各種人事労務クラウドについて研究し、ノウハウや使い方・TIPSをご紹介しています。
今回は、HRbase PROについてご紹介します。
TECO Designが定期開催している、士業限定の無料オンライン勉強会「クラウドは金曜日※」でもよくお話している内容ですが、顧問先のコミュニケーションをもっと密に取り続けるというのが士業の大きな課題のひとつとなっています。
企業が顧問先に抱える不満についてヒアリングをすると、「何もしてくれない」「情報提供がなさすぎる」といったお話をとてもよく伺います。
この課題を解決できるのが、HRbase PROです！
士業事務所の方はもちろんのこと、労務担当の方もぜひご覧ください。
HRbase PRO概要
HRbase PROとは、情報共有・労務相談・規定作成の3つの機能を中心に、社会保険労務事務所（以下、社労士事務所）の現場課題を解決するクラウドサービスです。活用することによって、事務所内のノウハウ蓄積・共有、新人の戦力化、チャットベースでの労務相談や情報配信など顧問先への能動的な提案などの効果が期待できます。
社労士事務所用システム、顧問先用システムの2つから構成されていて、顧問先とのやり取りや情報配信などはHRbase PRO内で完結することができます。
また、二週間の無料トライアルがあり、はじめてクラウドサービスを利用する場合であっても、使い始めやすいのも特徴の一つです。
※引用元：https://hrbase.jp/
顧客管理
今回、あえて事前に操作マニュアルなどはあまり確認しない状態でログインしてみました。
社労士事務所用システムの画面上部には、トップの他に「顧客管理」「労務相談」「情報共有」の3つのメニューが表示されます。操作に迷わずに使える、シンプルな画面デザインです。「顧客管理」では、その社労士事務所の顧問先一覧や新規追加が可能です。新規追加は、顧問先名とメールアドレスを登録するのみで、後から所在地などの情報を追加・編集することも可能です。
社労士事務所側で顧問先の新規登録を行うと、そこで入力した顧問先のメールアドレスにHRbase PROのURLなどが通知されます。顧問先用画面にログインすると、トップの他に「労務相談」「情報共有」というメニューが表示されています。
労務相談
「労務相談」では、顧問先は相談のタイトル・カテゴリ（選択）・内容を入力し、送信をします。必要に応じ、ファイルを添付することも可能です。
送信後の画面では、回答ができ次第メール通知が来る旨のメッセージが表示されました。また、トップページに戻ると、画面下部に自身が送信した労務相談が表示され、「未解決」「解決済み」それぞれのタブに分けられています。さらに、未解決の労務相談がある場合には、赤い丸で分かりやすく表示されますので、質問内容の失念や回答状況の見落としを防ぐことができます。
社労士事務所用画面のトップページでも、「未送信の労務相談」が最上部に表示され、同じ用に赤い丸がつき分かりやすい表示になっています。メールではどうしても見落としが発生してしまいますが、こちらは回答するまでは表示が残るため、見落とし・回答忘れを防ぐことができます。
その後のやり取りは、チャット形式で表示されます。やり取りを一本化することができ、「HRbase PROを見れば質問と回答、その履歴がわかる」状態にできるので、社労士・人事労務担当双方にとって業務の効率化になります。また属人化の防止にもなり、社労士事務所内の担当が変わるような場合にも円滑に業務を行うことができます。
また、労務相談の回答テンプレート・ひな型を作成することもできます。また、頻出の質問について事前に回答を作成することでも、業務効率化が実現します。また、複数人で使用する場合、回答の質を一定以上に保つこともできるように思います。新人のスタッフであっても、テンプレート・ひな型を活用すれば、即戦力として貢献できるようになるでしょう。
情報共有
「情報共有」機能では、社労士事務所から顧問先への情報提供をすることができます。従来は、メールであったり、紙で郵送していたような情報提供をオンライン上で完結することができます。
また、HRbase PROではデフォルトでテンプレートが作られていて、提供内容の作成に役立てることができます。
【テンプレートの例】
情報共有では、画像・タイトル・本文（トピックス、詳細）を配信することができます。上記テンプレートの内容は、かなり充実しているような印象でした。
内容を作成したら、送信する顧問先を選択します。送信前に、プレビューでの確認も可能で、また下書き保存も可能です。
顧問先の就業規則作成
HRbase PROでは、顧問先の就業規則作成も効率的に行うことができます。
「顧客管理」＞顧問先を選択＞「就業規則」を選択すると、就業規則作成にあたり、必要な質問を順番に回答するだけで作成できるようになっています。
例えば、所定労働時間、休日、年次有給休暇、特別休暇、賃金ルールなどの回答ステップがあり、また休職期間などについては参考情報として「HRbase PRO利用者の集計データ」を閲覧できるようになっています。
全てに回答し終わったら、自動的に文書に落とし込まれ、HRbase PRO上で顧問先も確認できるように共有されます。就業規則に関しては、作成時に兼業、副業、社内へのアルコール飲料持ち込み禁止（ノンアルコール飲料含む）や、会社の証票やロゴが印字された衣服・物品の業務外における無断使用禁止など、最新の論点が考慮された内容となっています。
他、雇用契約や36協定も同じように、効率的に作成することができます。文書作成、共有にかかる時間を、削減することができますね。
以上、HRbase PROの機能概要をご紹介しました。
上述した通りですが、社労士事務所・顧問先共にわかりやすい画面デザインで、ホーム画面で「次に何をしたら良いのか」がすぐ理解できるかと思います。
社労士事務所にとっては、業務効率化はもちろんのこと、属人性の排除も期待できるクラウドサービスだとも印象を受けました。
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