紙からクラウドへ。複雑な勤務体系にも対応し、勤怠締めを5営業日から3営業日へ短縮
東京都森林組合がKING OF TIME・マネーフォワード クラウド給与を導入し、現場に合った勤怠・給与運用を整備
課題
・紙のタイムカード、勤務報告書、各種申請書など、複数の紙資料をもとに勤怠・給与管理を行っていた
・申請書類の記入ミスや休暇申請の漏れが発生し、総務部門での確認・修正に多くの時間がかかっていた
・有給休暇の管理をExcelで行っており、各自で管理・印刷して提出する運用が煩雑だった
・林業現場ならではの勤務形態や時間外労働、深夜勤務、日またぎ勤務など、複雑な勤怠管理への対応が必要だった
・勤怠データを給与計算へ連携する際、設定ミスや確認漏れが給与計算に影響するリスクがあった
解決策
・KING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与を導入
・TECO Designが、勤怠管理と給与計算の連携を見据えて導入支援を実施
・管理者設定、承認フロー、休暇管理、打刻運用、自動スケジュール設定などを整理
・従業員マスタ、扶養・住民税・社会保険情報、支給控除項目など、給与計算に必要な情報整備を支援
・導入時には現場向け説明会や管理者向け説明を実施し、紙運用からクラウド運用への移行をサポート
・導入後もクラウド相談室を通じて、運用上の疑問や設定確認に継続的に対応
効果
・勤怠締めにかかる期間が、導入前の約5営業日から約3営業日へ短縮
・申請のデジタル化により、紙運用時に発生していた記入ミスや確認負担が軽減
・管理職がデジタル上で承認できるようになり、従来の押印作業と比べて承認フローの利便性が向上
・設定内容を把握した支援担当に相談できることで、運用上の不明点をスムーズに解消しやすくなった
・勤怠と給与の連携における確認ポイントが整理され、安心して運用を続けられる体制づくりにつながった
東京都森林組合様は、2002年に地元6市町村の森林組合が合併して発足し、2017年には東京都森林組合連合会を包括承継した、東京都唯一の森林組合です。
「組合員・地域とともに、森林とともに」を経営理念に、東京林業の振興と持続可能な森林づくりを目指しています。
- 事業内容：【森林整備事業】森林経営計画、森林境界明確化支援事業、集約化施業・保育施業、森林循環に資する花粉対策事業、森林再生事業
【加工事業】木材の加工・販売など【購買事業】 - 従業員数：76名
- 拠点数：6拠点
- 導入内容：KING OF TIME、マネーフォワード クラウド給与
同組合では、勤怠管理と給与計算の運用見直しにあたり、KING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与を導入。TECO Designは、初期設定から運用定着、導入後の相談対応まで支援しました。
今回は、導入プロジェクトを主導された吉澤様、小峰様、前田様にお話を伺いました。
インタビュー
ーまずは、クラウド導入前の運用について教えてください。
吉澤様：
導入前は、勤怠管理に紙のタイムカードや勤務報告書、各種申請書を使用していました。複数の資料を確認しながら勤怠を整理していたため、確認や修正に時間がかかっていました。
紙の申請書では、どうしても記入ミスや申請漏れが発生します。休暇区分や時間外勤務の申請内容に誤りがあることもあり、総務側で確認し、本人へ修正を依頼する必要がありました。
有給休暇もExcelで管理しており、印刷して提出する運用でした。そのため、情報が正しいかどうかを確認する手間も大きく、管理が煩雑になっていました。
ー特に負担だった業務や課題は何でしたか？
小峰様：
特に負担だったのは、勤怠申請を紙で受け付けていたため記入内容が人によって異なり、誤った申請が届くことがあった点です。
その都度内容を確認し、必要に応じて修正する作業が発生し、締め作業の時期にはこうした対応が集中し、時間を要していました。
こうした課題を解消し、正確で効率的な運用を進めたいという思いがありました。
ーKING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与を選んだ理由を教えてください。
前田様：
いくつかのシステムを比較しましたが、KING OF TIMEは金額面と機能面のバランスが良いと感じました。
機能が多く、カスタマイズもしやすいため、KING OF TIMEを選びました。
マネーフォワード クラウド給与については、月末締め・当月20日払いに対応でき、KING OF TIMEで集計した勤怠データを給与計算へつなげることを考え、組み合わせて導入することになりました。
ーTECO Designを知ったきっかけは何ですか？
前田様：
KING OF TIMEの営業担当からの紹介や、パートナー一覧を確認したことがきっかけです。
勤怠と給与を連携するにあたり、自社だけで設定を進めるのは難しいと感じていました。特に、月末締め・当月20日払いといった締め支払いの条件もあり、設定を誤ると給与計算に影響が出る可能性があります。
そのため、導入時には専門的に支援してくれるパートナーが必要だと考えました。
ー導入支援をTECO Designに依頼する決め手は何でしたか？
前田様：
勤怠と給与の連携部分でミスが起きると大きな問題になります。KING OF TIMEで集計したデータをマネーフォワード クラウド給与へ流す運用では、設定や確認が非常に重要です。
自社だけで進めるのではなく、設定内容を理解したうえで支援してもらえることに安心感がありました。
また、単にシステムを導入するだけでなく、当組合の運用に合わせて設定を整理し、必要な部分を一緒に確認してもらえる点も大きかったです。
ー導入後、どのような効果がありましたか？
吉澤様：
勤怠締めにかかる期間は、導入前の約5営業日から約3営業日へ短縮されました。
また、申請がデジタル化されたことで、紙の時代と比べて申請ミスも減りました。もちろん、休憩時間の入力漏れなど、運用上まだ改善が必要な部分はありますが、以前よりも確認しやすくなっています。
深夜勤務や日またぎ勤務など、現場特有の勤務形態は今後も調整が必要ですが、クラウド化によって勤怠データを確認しやすくなり、課題を把握しやすくなりました。
ー現場や管理部門の反応はいかがでしたか？
小峰様：
現場には、普段PCを一人1台使っているわけではない職員もいます。実際に木を切る現場で働く職員もいるため、PCでの打刻・申請に切り替えることには一定のハードルがありました。
そのため、集合場所にPCを設置したり、マニュアルを用意したりしました。導入時には全員を集めてTECO Designに説明会を実施していただきました。
管理者向けの説明会も実施していただき、承認フローについても理解を深めることができました。以前は紙に押印して承認していましたが、現在はデジタル上で承認できるようになり、場所やタイミングを選ばずに対応しやすくなっています。
ーTECO Designの導入支援で印象に残っていることはありますか？
小峰様：
質問した際の回答が迅速だったことです。
また、過去のやり取りを振り返ることができる形で管理されていたため、以前確認した内容を後から見返せる点も助かりました。
特に良かったのは、設定内容を把握したうえで回答してもらえることです。一般的な回答ではなく、当組合の設定や運用を前提にした回答が返ってくるため、知りたい内容に近い形で確認できました。
自分たちだけで設定していた場合、何が正しいのか判断しづらかったと思います。設定しているからこその回答をもらえる点は、とても心強かったです。
ーこれからシステム導入を検討している企業へ、アドバイスをお願いします。
吉澤様・小峰様：
入前に、自社の問題点や業務フローをしっかり洗い出しておくことが大切だと思います。
勤怠や給与のデータを整理し、どこに課題があるのかを明確にしておくことで、システム導入も進めやすくなります。
また、何から比較すればよいかわからない場合も多いと思います。情報を見ても、どれが自社に合っているのか判断しづらいこともあります。
そのため、自力ですべて設定しようとするのではなく、導入支援をしてくれる専門家に相談することをおすすめします。紙で運用している企業は、早めにクラウド化を進めることで、確認作業やミスの削減につながると思います。
まとめ
東京都森林組合様では、紙のタイムカードや申請書、Excelによる休暇管理など、従来の紙・Excel中心の運用に多くの課題がありました。
KING OF TIMEとマネーフォワード クラウド給与を導入したことで、勤怠締めにかかる期間は約5営業日から約3営業日へ短縮。申請のデジタル化により、紙運用時に発生していた記入ミスや確認負担も軽減されました。
また、TECO Designが初期設定や勤怠・給与連携、管理者向け説明、導入後の相談対応まで伴走したことで、複雑な勤務体系を持つ組織でも、現場に合わせた運用を整えやすくなりました。
特に、設定内容を把握した担当者に相談できることは、導入後の安心感につながっています。
紙やExcelによる勤怠管理に限界を感じている企業にとって、東京都森林組合様の取り組みは、現場の実態に合わせながらクラウド化を進める参考事例となるでしょう。
※掲載内容は取材当時のものです。
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TECO Designでは、企業規模・業種・現場環境に合わせた勤怠・労務クラウド導入支援を行っています。
勤怠管理、給与計算、労務管理など、クラウドサービスの選定から初期設定、運用定着まで、実務に即した形でサポートします。
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