労務・勤怠管理、経費精算の整備を見据え、必要な業務から段階的にクラウド導入―Excel勤怠の煩雑さを解消し、月次確認作業を大幅に短縮
課題
・Excelで勤怠管理を行っており、毎月フォーマット作成・配布・回収・確認・集計に手間がかかっていた
・月末の確認作業に時間を要し、入力漏れや打ち間違い、計算式の削除なども発生しやすかった
・経費精算などバックオフィス全体の運用整理が必要だった
・現場で無理なく制度運用を続けられる仕組みづくりが求められていた
解決策
・2023年にマネーフォワード クラウド勤怠を導入
・TECO Designが業務設計・初期設定・運用サポートまでを支援
・勤怠を起点に、経費精算、給与へと段階的にクラウド化を推進
・独特である出社・在宅・出張の3勤務形態に合わせて、通勤手当・在宅勤務手当・出張旅費が給与や経費での支払いに連動する形で運用を設計
効果
・勤怠確認・集計作業が約8時間から約1〜2時間へ短縮
・勤怠データの漏れやミスが減り、確認精度が向上
・不備の確認を現場へ再確認しやすくなり、データ品質が改善
・役職変更、承認フロー変更、休暇制度改定対応などにも柔軟に対応できる運用基盤を整備
・導入後も継続的に相談できるTECO Designの支援体制により、制度趣旨に合わせた活用が進んだ
日本メダック株式会社様は、ドイツのmedac社の日本法人として、医療用医薬品の開発・承認取得・販売を行う企業です。免疫疾患やがん領域を中心に、日本での医療ニーズに応える事業を展開しています。
- 事業内容：医療用医薬品の開発・承認取得・販売
- 従業員数：約20名（40代〜60代、平均年齢約60歳）
- 拠点数：国内1拠点
- 導入内容：マネーフォワード クラウド勤怠、マネーフォワード クラウド経費
2023年に各クラウドサービスを導入し、TECO Designが業務設計・初期設定・運用サポートまでを支援しました。今回は、導入プロジェクトを主導された管理本部長の石原様にお話を伺いました。
導入背景
日本メダック株式会社様では、労務・勤怠管理に加え、経費精算やバックオフィス業務全体のフロー整備を進める中で、クラウドサービスの導入を検討されていました。
導入前の勤怠管理はExcelで行われており、毎月フォーマットを配布し、回収後に内容を確認・集計する運用でした。その作業には毎月約8時間かかっており、入力漏れや打ち間違い、計算式の削除等も起こりやすい状態でした。
また、バックオフィス全体を一気に変えるのではなく、必要性と緊急度の高い業務から順に整備していく方針があり、まずは勤怠管理と経費精算を先行し、その後に給与、会計、契約へと広げていく構想で進められました。
マネーフォワード クラウドを選んだ理由
石原様は、「もともとは会計機能が強そうな印象のマネーフォワード クラウドを選んだ」と話されています。
勤怠だけでなく、経費・給与・契約との連携も見据えた選定だったことがうかがえます。
インタビュー
ーまずは御社のクラウド導入の背景事情について教えてください。
石原様：
もともと勤怠管理をExcelで行っていて、毎月フォーマットを配布して回収し、内容を確認して集計するのにかなり時間がかかっていました。最低限の確認だけでも月に8時間ほどかかっていましたし、漏れや打ち間違い、誤っての集計計算式の削除等もありました。
また、経費精算のフローも整備していく必要があり、バックオフィス全体をどう整えるかを考える中で、クラウド導入を進めました。
ーマネーフォワード クラウド勤怠を選択した理由はなんですか。
石原様：
会計まわりを含めて全体で見たときに、マネーフォワード クラウドは相性が良いと感じました。
特に勤怠については、日本の労務法制度や実務によりFitしており、現場でも管理側でも使いやすいと感じました。弊社は製薬業界で活動していますが、海外大手外資が導入しているメジャーな人事システムだと、日本など各国の個別の制度に合わせるのに結構な手間を強いられますが、その点でもマネーフォワード クラウドは使いやすかったです。
ーTECO Designを知ったきっかけは何ですか？
石原様：
クラウド導入を検討する中で情報収集を進めていた際に、TECO Designの存在を知りました。
単にシステムを紹介するだけではなく、導入後の運用まで見据えて支援している点に興味を持ち、相談させていただいたのがきっかけです。
ー導入支援をTECO Designに依頼する決め手となったことは何ですか？
石原様：
クラウドサービスは、むやみにカスタマイズするものではないと思っています。その前提の中で、自社の運用に必要なところだけをどう整理するか、一緒に考えてもらえたのが大きかったです。
実際に当社では、出社・在宅・出張の3つの勤務形態に応じて、通勤手当や在宅手当、出張旅費が給与や経費に連動して支給されるように設計しました。こうした運用を、システムに無理なく落とし込める形で伴走してもらえたことが決め手でした。
ー導入した効果についてはいかがでしょうか？
石原様：
クラウド化したことで、データをダウンロードして確認する作業が1〜2時間程度で済むようになりました。
以前は8時間ほどかかっていたので、かなり効率化されたと思います。また、そもそも見落としそうな不備を認識できたり、その不備を現場に戻してすぐに修正してもらいやすくなったことで、データの質も上がったと思います。
ーTECO Designの導入支援で印象的なことは？
石原様：
従業員からは「やっと普通の勤怠運用になったね」という反応がありました。
導入後も、休暇の扱いやワークフローの変更、役職変更時の対応など、たまにしか発生しない人事実務の実行や新たなニーズの検討が必要な時に、さらっと聞ける相手がいるのはとても助かります。TECO Designに気軽に聞けることが、実務上かなり心強いですね。
ー従業員への展開はスムーズでしたか？
石原様：一定の説明は必要でしたが、大きな混乱なく進めることができました。
新しいシステムに変わったというより、「やっと普通の運用になった」という受け止め方に近かったと思います。
ーこれからシステム導入を検討する企業へメッセージをお願いします。
石原様：
Excelでやっていることは、できるだけシステムに置き換えたほうがいいと思います。
Excel職人のように、どうしても今のやり方に愛着を持ってしまうことはありますが、そこは一度こだわりを捨てて試してみるのが大事です。
それと、単にツールを入れるだけではなく、実際の運用や他システムとの連携まで見据えて選ぶことが重要だと思います。サポートしてくれるTECO Designのスタッフも優秀で頼りになりますし、そういう伴走支援があると進めやすいと思います。
導入後の活用
日本メダック株式会社様では、マネーフォワード クラウド勤怠を導入して終わりではなく、その後も制度や運用に合わせて活用を深めています。
実際に、半休・振休運用、休暇付与、月締め確認、承認経路の見直し、役職変更への対応、週4日勤務や短時間勤務への対応など、運用に関する相談が継続して発生していました。
実際の制度運用を見据えて仕組みを整えたことが、導入成功の鍵となりました。
まとめ
日本メダック株式会社様の取り組みから見えてくるのは、バックオフィス全体を一度に置き換えるのではなく、必要な業務から段階的にクラウド化する現実的な導入姿勢です。
まずは勤怠管理の効率化から始め、経費精算や給与関連へと整備範囲を広げることで、無理なく業務基盤を整えてきました。
特に、Excel勤怠の煩雑さを解消し、月次確認作業を約8時間から1〜2時間へ短縮できたことは、単なる業務効率化にとどまらず、データ品質や運用の安定にもつながっています。
また、導入後も制度変更や個別運用に合わせて相談を続けられる支援体制が、クラウド活用の定着を後押ししていました。
※掲載内容は取材当時のものです。
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