紙500枚の勤怠申請から脱却。締め作業4日→1日半へ――多様なシフトを支えるクラウド勤怠導入プロジェクト
課題
・有給・シフト変更などの申請がすべて紙ベース（毎月約500枚）
・総務2名で230名分を手入力、締め作業に4日かかっていた
・多様かつ当日変更の多いシフト運用に対応できることを条件に、さらに業務負担を軽減できるシステムを検討していました。
・自力設定では「この設定で本当に正しいのか？」と不安が残った
解決策
・「オフィスステーション勤怠」を導入
・TECO Designが初期設定・構築を伴走支援
・スプレッドシートで設定方針（A案/B案）やリンクを可視化し、正解を明確化
・従業員向け説明会・マニュアル整備までTECO Designがサポート
効果
・勤怠締め作業：4日 → 1日半へ大幅短縮
・紙申請・二重チェックの削減
・有給管理・シフト変更がスマホで完結
・総務の心理的負担も大きく軽減
株式会社塚谷刃物製作所様は、工業用特殊刃物と称されるフレキシブルピナクルダイ・ビジネスフォーム刃・トムソン刃の国内トップメーカーです。
従業員数230名、国内3拠点を展開。20代から60代まで幅広い年代が活躍されています。
この度、「オフィスステーション勤怠」を導入。
導入支援パートナーとして株式会社TECO Designが設定・初期構築をサポートしました。
今回は、導入プロジェクトを主導された総務部の西田様・吉田様にお話を伺いました。
ーまずは御社のクラウド導入の背景事情について教えてください。
吉田様：
これまで有給申請やシフト変更はすべて紙でした。毎月約500枚。
総務2名で230名分を手入力していて、かなりの負担でした。
ちょうどシステム切り替えのタイミングでもあり、「オンラインで完結できる仕組み」に変えたいと考えていました。
ーオフィスステーション勤怠を選択した理由はなんですか。
西田様：
決め手は、本人が当日スマホからシフト変更できることです。
シフトの種類が数十パターンあり、急な変更も発生します。
他社システムでは管理者が週単位で設定する必要があるものもありましたが、オフィスステーション勤怠は現場運用に合っていました。
また、すでに給与明細のデジタル化や年末調整でオフィスステーションを導入していたことも安心材料でした。スマホでも見やすい点も良かったですね。
ー導入支援をTECO Designに依頼する決め手となったことは何ですか？
吉田様：
最初は自分で設定しようとしました。でも、すぐにつまずきました。
所属部署の設定ひとつとっても、
「これが正解なのか？」「なんとなく違う気がする…」と不安が残る。
TECO Designさんは、
「こう使いたいなら、この設定です」と具体的に導いてくれました。
設定の“正解”が見えるのが大きかったですね。
ー導入した効果についてはいかがでしょうか？
西田様：
以前は締め作業に4日かかっていました。
今は1.5日ほどで終わります。従業員が自分で入力するため、紙の処理や二重チェックも減りました。
有給管理も格段に楽になりました。
ーTECO Designの導入支援で印象的なことは？
吉田様：
やり取りがスプレッドシートに残ることです。
方法A・方法Bと比較でき、リンク付きで回答が記録される。
後から見返せるのが本当に助かりました。
日々の疑問もそこに蓄積できるので、社内のナレッジにもなっています。
ー従業員への展開はスムーズでしたか？
西田様：最初は戸惑いもありましたが、説明会とマニュアル整備のおかげで大きな混乱はありませんでした。
今では問い合わせも落ち着いています。60代の社員も含め、皆さんきちんと取り組んでくれています。
ーこれからシステム導入を検討する企業へメッセージをお願いします。
吉田様：
「この設定で本当に合っているのか？」という不安は必ず出ます。
自分たちでは疑問に思わなかったポイントも、
TECO Designさんが「こういうケースはありませんか？」と気づかせてくれました。
クラウド相談室の存在も心強いです。
“何かあったら聞ける”状態があることは大きいですね。
まとめ
紙500枚の申請処理から脱却し、締め作業を4日から1日半へ短縮。
多様なシフト運用を支えながら、総務の業務負担と心理的負担を同時に軽減した今回のプロジェクト。
システム導入は「ツール選び」だけではなく、
正しい設計に導いてくれる伴走者の存在が成功の鍵であることが明確になりました。
※掲載内容は取材当時のものです。
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TECO Designでは、企業規模・業種・現場環境に合わせた
勤怠・労務クラウド導入支援を行っています。