勤怠締め作業が半減！高齢スタッフも使える“オフィスステーション勤怠”で実現した業務効率化
課題
・タイムカードをExcelへ手打ち転記しており、集計に延べ3.5日を要していた
・各拠点ごとに勤怠管理を行っており、人手不足の中で事務作業負担が大きい
・スタッフのITリテラシーにばらつきがあり、クラウド移行に不安を感じていた
解決策
・TECO Designによるクラウド勤怠導入支援コンサルティングを実施
・オフィスステーション勤怠と既存のPCA給与をCSV連携で自動化
・高齢スタッフ向けにPit-Pro打刻端末＋フェリカ運用を導入
・一部紙運用を残しつつ、現場に合わせた柔軟な移行設計
効果
・勤怠集計期間が2週間 → 約1週間に短縮（半減）
・申請・承認（残業・有給など）をクラウド上で完結できるようになり、業務効率と正確性が向上
・高齢スタッフもスマホやIC打刻で対応可能に
・PCA給与システムとシームレスに連携し、人為的ミスを削減
・「ITが苦手」と感じていた現場でも、“やってみたら意外と簡単だった”と好評
社会福祉法人清水会は、大阪府和泉市を中心に老人ホームやデイサービスなど、地域に根ざした介護事業を展開しています。
5拠点で約150名の職員が勤務し、現場の介護スタッフから事務職員まで、日々多様な働き方に対応する必要がある組織です。
同法人では、紙のタイムカードを使った勤怠管理から脱却し、業務効率化を進めるために「オフィスステーション勤怠」を導入。
導入支援パートナーとして株式会社TECO Designが設定・初期構築をサポートしました。
今回は、導入プロジェクトを主導された事務長の武井様に、
導入の背景やクラウド化の効果、そして現場スタッフの反応について詳しくお話を伺いました。
「手探りでやっていたら一年かかるかもしれない」
ーまずは御社のクラウド導入の背景事情について教えてください。
武井さん：オフィスステーションさんから「勤怠も一緒にクラウド化できますよ」と紹介を受けたのがきっかけです。
これまでタイムカードでの処理を行っていましたが、集計や転記作業が非常に手間でした。
パートスタッフ2名が半日かけて1週間分を処理しており、延べ3.5日ほどかかっていたんです。
また、PCAさんの給与計算ソフトを使っていたので、「CSVで自動連携できたら楽になるな」と思っていました。
ーTECO Designを知ったきっかけは何ですか？
武井さん：オフィスステーションのご担当者さんからのご紹介です。
「クラウド導入をサポートしてくれる専門のパートナーがいる」と伺い、TECO Designさんにお願いすることにしました。
ー導入支援をTECO Designに依頼する決め手となったことは何ですか？
武井さん：正直、自分たちだけでは設定に自信がなかったんです。
システムの細かい設定を理解するには時間も知識も必要で、
「手探りでやっていたら一年かかるかもしれない」と感じていました。
自社にIT部門のような専門チームがあるわけでもないので、
専門家に任せてスムーズに立ち上げたいという気持ちが大きかったですね。
ー導入してみて、現場の反応はいかがでしたか？
武井さん：最初は「IT化なんて無理」と少し構えていたスタッフも多かったです。
特に高齢者の割合が15％ほどあり、60歳以上の方もいらっしゃるので、
スマホやクラウドへの抵抗感があるのは当然でした。
そこでPit-Pro端末とフェリカ打刻を導入し、誰でも簡単に打刻できるようにしました。
実際に使ってみると「意外と簡単だった」という声が多く、スムーズに浸透しました。
ー導入した効果についてはいかがでしょうか？
武井さん：勤怠の締め処理にかかっていた期間が2週間から約1週間に短縮されました。
転記作業も不要になり、PCA給与にそのまま取り込めるので非常に便利です。
また、申請・承認もクラウド上で完結するようになり、
今では残業申請や有給申請もスムーズに行えるようになりました。
年末調整もオフィスステーションで行っていますが、
こちらも便利で「紙の山がなくなった！」と喜ばれています。
ー最後に、これからクラウド導入を考えている方へアドバイスをお願いします。
武井さん：最初は身構えてしまうと思います。
でも、実際に使ってみると想像していたよりもずっと簡単です。
一から自分たちだけで設定するのはハードルが高いので、
専門のサポートを受けながら進めるのがおすすめですね。
人手不足の中で事務作業の負担を減らすには、
クラウド化は避けて通れないと感じています。
まとめ
社会福祉法人清水会様では、クラウド勤怠の導入を通じて、
現場スタッフの負担を大きく軽減し、業務標準化を推進されました。
特に高齢スタッフも使いこなせる仕組みづくりにより、
“誰でも使えるクラウド運用”が定着。
今後も給与・労務との連携強化により、さらなる効率化が見込まれます。
※掲載内容は取材当時のものです。
導入支援ならTECO Designへ
TECO Designでは、システム設定だけでなく企業の成長に合わせた柔軟なサポートが可能です。システム導入・入替を検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。