アナログ業務から脱却、勤怠管理システムを導入。柔軟な管理と業務の透明性向上を実現。　

課題

・紙とExcelで勤怠を集計していた
・タイムリーな集計ができず、業務管理にも課題があった

・チェック作業が効率化されたため、通常業務に時間を充てられるようになった
・管理が柔軟になり、透明性も向上。

沖縄環境調査株式会社は、環境アセスメント・環境化学分析・環境保全・環境計画・環境教育・大気調査・騒音調査・振動調査・水質調査・底質調査・土壌汚染調査・動植物調査・海洋調査などを事業としている会社です。

この度TECO Designは、勤怠管理システムであるHRMOS勤怠の導入から設定の代行、運用までの一連のプロジェクトをご支援いたしました。

勤怠管理を担当者さま1名で対応されており、紙管理ゆえの未入力の確認、Excelでの入力間違いなど、ミスを防ぎつつもどう効率化していくかが課題でした。

ご支援に至るまでの背景や導入時の工夫などについて、プロジェクトメンバーの皆さまにお話をお伺いしました。

導入前は、紙やExcelで勤怠情報の集計を行っていたため、タイムリーに集計ができず、業務管理にも課題がありました。Excelでの打ち間違いやタイムカードの打ち忘れが発生し、チェックと修正に丸2日費やすことも。

HRMOS勤怠導入後は業務のチェックが簡略化され、他の通常業務に充てる時間を増やすことができるようになりました。

20社以上の勤怠管理システムの中から、サポートが手厚いHRMOS勤怠を選択。決め手はサポートの手厚さでした。また、工数管理ができる点も導入のポイントとなりました。

しかし、担当者が一人しかおらず通常業務に追われていたため、社内だけで設定と浸透を進めていくことに不安を感じていました。

外部のサポートが必要と判断し、プレミアム初期設定代行サポートを選択。さらにTECO Designによる設定代行で、導入はスムーズに進行しました。

下記のポイントにより、たった2ヶ月で社内浸透が完了しました。

HRMOS勤怠導入後は、出張先からもスマホから勤怠の入力が可能になり、業務をより柔軟に管理できるようになりました。さらに、時間外勤務や休暇なども監督者が管理画面から簡単に確認できるため、業務全体の透明性が向上しました。

さまざまある機能の中でも、特に効率化を感じたイチオシの機能を伺いました。

HROMS勤怠導入前は職員にはメール、契約職員には紙面で配布していましたが、全員webで配布できるようになり紙の削減になりました。

メールアドレスをお持ちでない契約職員の方にも周知できるようになりました。以前は個別に口頭で周知していたお知らせが、全員同じタイミングでできるようになりました。