山万株式会社がHRMOS勤怠を導入、効率化・省力化に成功

課題

・アナログな勤怠管理によって、月初まる５日間は勤怠に拘束されていた
・給与システムとの連携がかなわず、全ての業務が手作業

・手作業の時間と労力を大幅に削減
・勤務時間を可視化できるようになったことで業務効率化の兆しを期待

今回、山万株式会社の担当者である総務部システム開発グループ山﨑様に、「HRMOS勤怠」導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

Q1: まずはお問合わせいただいたときのことから、お聞かせください。当時、どのようなきっかけでお問合わせいただいたのでしょうか？

山﨑様：当時、グループ会社の、総務の役割を統合し効率化・省力化を図る必要がありました。そのため、まずは勤怠管理を統一したいと考えました。

Q2: 当時は、どのようなフローで業務を進めていらっしゃったのですか？

山﨑様：休暇数の管理などは内製化していたものの、勤怠についてはアナログな管理をしておりました。山万以外の会社では休暇数の管理をアナログで行っており、勤怠打刻についても同様にアナログな管理をしておりました。給与システムとの連携を使用せず、手作業で入力していました。

Q3: どのくらい時間・工数・費用がかかっていたのですか？

山﨑様：勤務表の督促には2-3人/時間集計には4-5日かかりました。月に600人のパートさんを含めると、督促作業も頻繁に行われていました。

Q4: 担当者様何名で担当されていたのですか？月にどのくらい発生していたのでしょうか？

山﨑様：各社で1-2名が担当しており、月初5日間は拘束されていました。

Q5: HRMOS勤怠の導入前は、具体的にどのようなところが大変でしたか？

山﨑様：それまでは各種業務が手作業で行われており、管理が煩雑でした。特に給与システムとの連携がないことが大きな課題でした。

Q6: システム導入の決め手となったポイントを教えてください。

山﨑様：クラウドであることやスマホでの打刻、残業申請などの一括管理ができることが決め手でした。

Q7: TECO Designに導入支援をご依頼いただいた決め手を教えてください。

山﨑様：労務管理の難しさやグループ各社を合わせると4社を同時に対応することが膨大な時間を要すると予測され、夏までに完了させることを目標にしておりましたので、TECO Designに導入支援してもらうことにより、導入スケジュールの短縮を図りたいと考えました。

Q8: 導入支援にあたっては、役割分担はどうされていましたか？

山﨑様：各社から総務のメンバーが担当し、TECO Designの対応を行いました。私は進捗の確認を担当しましたが、忙しさからなかなか進まないこともありました。

Q9: ご支援させていただいて、どのようなことが印象に残っていますか？

山﨑様：TECO Designのサポートによりスムーズに導入でき、助かりました。また、運用開始後も伴走型のサポートがあり助かりました。

Q10: 率直にTECO Designの導入支援はいかがでしたか？期待していたことは解決できましたか？

山﨑様：期待通りに設定や説明が行われ、スムーズに導入・運用開始できました。今後も現場の意見を取り入れながら改善していきたいと考えています。

Q11: 今回、「HRMOS勤怠」をご導入されていらっしゃいますが、決め手は何でしたか？

山﨑様：クラウドでの導入や一括管理が可能なことが特に魅力でした。また、グループ各社もインターフェースが統一された為、グループ間の異動もスムーズに行うことができるようになりました。

Q12: 運用開始後、利用者の方からはどのような反応がありましたか？

山﨑様：新しいシステムに不慣れなため右往左往している状況でしたが、勤怠管理導入を機に良い変化が始まったと感じています。

Q13: スムーズに運用開始するために工夫されたことはありますか？

山﨑様：従業員向けの説明会や追加の勉強会を開催し、使用方法を丁寧に指導しました。また、私と他の担当者が定期的に進捗を確認し合うことで、運用を円滑に行うよう努めました。

Q14: ご担当者様ご自身は、何か実感されたことはありましたか？

山﨑様：勤務時間の見える化により、業務全体の効率化が図れると感じました。これまでの手作業からの脱却で、次のステップに進むことができると確信しています。

Q15: ご導入前の課題は解決しましたか？

山﨑様：はい、多くの課題が解決されました。特に手作業による時間と労力の削減が大きな成果となりました。

Q16: 管理部門（担当者様の所属部門）として、今後取り組みたいことがありましたら教えてください。

山﨑様：今年はワークフローを使用してペーパーレス化を進めていますが、さらに稟議書や人事申請の入力もペーパーレス化していきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。